Cách tính thời gian làm thêm (OT) bằng Excel là kiến thức cơ bản với người sử dụng. Tuy nhiên, đối với những người mới đi làm tại các cơ quan, việc này thể gặp khó khăn.
Nếu bạn đã nắm vững các hàm cơ bản trong Excel, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây của Taimienphi.vn để dễ dàng áp dụng.
Hướng dẫn cách tính thời gian làm thêm bằng Excel
Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng dữ liệu của 3 nhân viên làm thêm trong 1 tuần, với giờ vào là 8:00 và giờ ra là 17:00. Bài viết sẽ hướng dẫn cách tính thời gian làm thêm theo phút và hiển thị theo từng ngày.
- Giờ làm việc của công ty là từ 7h đến 17h. Nếu giờ ra sau 17h, sẽ tính là thời gian làm thêm.
- Lưu ý, thời gian trong bài viết được đặt theo chuẩn hiển thị của Việt Nam.
- Các giá trị giờ sẽ hiển thị theo định dạng 24 giờ trên Excel và máy tính.
Bước 1: Bạn sẽ cần đến một số hàm sau:
- Hàm IF: Hàm điều kiện.
- Hàm TIME: Hàm xử lý giá trị thời gian, bao gồm cả HOUR.
- Hàm ROUND: Hàm làm tròn giá trị theo yêu cầu.
=> Nhập vào ô đầu tiên của cột G dòng lệnh sau:
Công thức: =IF(HOUR(F5)>=17,ROUND((F5-TIME(17,0,0))*24*60,0),0)
Giải thích:
HOUR(F5)>=17: Kiểm tra nếu giờ ra (F5) lớn hơn hoặc bằng 17. Nếu có, tính thời gian làm thêm.
ROUND((F5-TIME(17,0,0)): Trừ thời gian chuẩn 17:00 từ giờ ra và làm tròn kết quả.
*24*60: Chuyển đổi kết quả thành phút.
0: Làm tròn kết quả để không hiển thị giây, chỉ hiển thị phút.
IF: Nếu không thỏa mãn điều kiện, trả về giá trị 0 (không có thời gian làm thêm).
Bước 2: Nếu gặp lỗi "There's a problem with this formula", nguyên nhân có thể là do sự khác biệt trong định dạng dấu chấm và dấu chấm phẩy. Hãy kiểm tra và đảm bảo sử dụng dấu phân cách chính xác trong công thức.
Cụ thể chúng ta sẽ đổi toàn bộ dấu phẩy(,) chúng ta sẽ chuyển qua thành chấm phẩy(;) để công thức có thể hoạt động trở lại.
Bước 3: Sau khi nhập công thức, kết quả sẽ hiển thị số phút làm thêm, ví dụ 80 phút, đã được làm tròn. Bạn có thể kiểm tra lại bằng cách trừ giờ ra với 17:00 để xác nhận tính chính xác của thời gian làm thêm trong Excel.
Áp dụng công thức cho tất cả các dòng còn lại. Nếu muốn tính tổng bạn có thể áp dụng hàm SUM.
https://thuthuat.taimienphi.vn/cach-tinh-thoi-gian-lam-them-bang-excel-25992n.aspx
Chỉ cần hiểu rõ 3 hàm: IF, TIME và ROUND, bạn đã có thể tính thời gian làm thêm bằng Excel. Ngoài ra, Taimienphi.vn sẽ tiếp tục chia sẻ thêm nhiều hàm Excel hữu ích. Bạn có thể tham khảo cách sửa lỗi ngày tháng trong Excel tại đây.
Các hàm Excel cơ bản trong kế toán rất quan trọng, giúp ích nhiều cho những ai mới bắt đầu công việc.