Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Sau khi đã đăng bài tuyển dụng và thu hút được một số lượng ứng viên nhất định. Công việc tiếp theo mà bạn cần thực hiện là lên danh sách ứng viên tiềm năng nhất và mời họ đến phỏng vấn. Vậy, bạn nên tiếp cận với những ứng viên này bằng cách nào? Một trong những cách đơn giản nhất là gửi thư mời phỏng vấn.

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là email do nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên tiềm năng để mời họ tham gia phỏng vấn sau khi ứng tuyển.

Do hầu hết ứng viên đều cần thời gian để bàn giao công việc cũ rồi mới có thể tiếp nhận công việc mới, nên bạn cần dành cho họ một khoảng thời gian ít nhất 5-7 ngày để chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc phỏng vấn xin việc.

2. Thông tin cần có trong thư mời phỏng vấn

Khi viết thư mời phỏng vấn, bạn cần phải chú ý những yếu tố sau:

- Tiêu đề thư: Tiêu đề thư cân được đặt một cách thật chính xác, ngắn gọn, không chỉ đối với thư mời phỏng vấn mà bất cứ email nào. Bạn có thể đặt tiêu đề thư theo cấu trúc: "Thư mời tham gia phỏng vấn - Tên công ty" hoặc Tên công ty - Thư mời tham gia phỏng vấn vị trí ....."

- Chào hỏi: Cho dù bạn sử dụng văn phong trang trọng hay tương đối thân thiện, thì cũng đừng quên nhắc tên của ứng viên trong phần mở đầu. Đối với những email trang trọng, bạn có thể viết theo cấu trúc "Kính gửi: ....". Hoặc, để tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên, bạn có thể nói "Chào ...." hoặc ".... thân mến!"

- Tên vị trí ứng tuyển: Nhiều người có xu hướng gửi CV ứng tuyển vào nhiều công ty khác nhau cùng lúc, nên họ có thể dễ dàng quên mất mình đã ứng tuyển vào vị trí nào. Đó là lý do tại sao bạn cần phải nhắc lại vị trí mà họ đã ứng tuyển trong thư mời phỏng vấn. Ví dụ, bạn có thể nói "Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã quan tâm và hộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí "Biên Tập Viên" tại công ty ABC của chúng tôi."

- Mục đích của email: Nếu như chưa từng liên hệ với ứng viên trước đây, thì bạn cần phải khẳng định mục đích của email là mời phỏng vấn: "Chúng tôi đã nhận được CV của bạn và nhận thấy bạn có nhiều tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi. Rất mong bạn sắp xếp thời gian đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này." Nếu bạn đã từng liên hệ với ứng viên qua điện thoại, Skype, ... thì bạn có thể nói rằng mình muốn hẹn ứng viên đến phỏng vấn vòng 2, 3.

- Thời gian, địa điểm, và cách thức phỏng vấn: Đây là phần quan trọng nhất trong thư mời phỏng vấn. Bạn cần phải nêu rõ thời gian, địa điểm phỏng vấn cụ thể để ứng viên tiện thu xếp. Nếu bạn cảm thấy địa điểm phỏng vấn khó tìm, bạn có thể đưa ra một vài lời chỉ dẫn ngay trong email.

Bạn cũng cần phải nêu rõ cách thức phỏng vấn trong thư mời: phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại, Skype, ... Ví dụ: "Chúng tôi rất hy vọng có thể thực hiện một cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại. Đây là bước cần thiết để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như chia sẻ với bạn những câu chuyện về công ty chúng tôi" hoặc "Chúng tôi rất hân hạnh được mời bạn đến phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng công ty vào lúc .... ngày .... tại ....."

- Người tham gia phỏng vấn: Bạn cũng cần cung cấp thông tin về người sẽ tiến hành phỏng vấn. Ví dụ: "Bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn với Trưởng phòng Nội dung - Ông ..... và Giám đốc Nhân sự - Bà ...."

- Hồ sơ cần mang theo: Hãy cho ứng viên biết họ cần mang theo những loại hồ sơ giấy tờ gì khi đến phỏng vấn: "Bạn vui lòng mang theo CV, bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ ngoại ngữ (nếu có), ... khi đến phỏng vấn."

- Thời gian phỏng vấn: Khi cho ứng viên biết cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu, bạn vừa thể hiện rằng mình là người rất tôn trọng quy định về giờ giấc, vừa giúp ứng viên xác định được họ cần phải chuẩn bị những kiến thức gì để thể hiện mình tốt nhất trong khoảng thời gian đó.

- Thông tin khác (nếu có): Khi bạn tạo được sự tin tưởng đối với ứng viên bao nhiêu, thì họ sẽ càng thể hiện nhiệt huyết với công ty của bạn bấy nhiêu. Để xây dựng mối quan hệ thân thiết với ứng viên ngay từ vòng đầu tiên, bạn có thể cung cấp một số thông tin liên quan đến sứ mệnh, định hướng của công ty, đồng nghiệp, ....
- Lời kết: Email chính là nơi để bạn thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được hợp tác với ứng viên. "Rất mong bạn sắp xếp thời gian tham gia phỏng vấn. Trân trọng!" hoặc "Chúng tôi mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn. Trân trọng!" là hai mẫu câu chào thường được sử dụng nhất.
- Thông tin liên hệ: Để tạo ấn tượng với ứng viên nói riêng và tất cả người nhận email nói chung, bạn cần phải tạo một mẫu chữ kí thật chuyên nghiệp, bao gồm tên, vị trí công tác, số điện thoại, địa chỉ email, liên kết đến trang mạng xã hội, .....

3. Mẹo viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

- Tạo điểm nhấn: Bạn không nên để ứng viên nhận thấy rằng mình đang sử dụng một mẫu email cho tất cả mọi người. Mỗi email nên được tạo điểm nhấn bằng cách chỉ ra thông tin cụ thể của ứng viên và vị trí mà họ ứng tuyển.

- Sử dụng công cụ lên lịch: Nếu phỏng vấn ứng viên từ xa, đôi khi bạn sẽ phải sử dụng tới hình thức phỏng vấn qua video call. Khi đó, múi giờ có thể sẽ khác nhau. Nên bạn cần phải kiểm tra thời gian phỏng vấn thật cẩn thận hoặc sử dụng công cụ lên lịch để sắp xếp một cách hiệu quả nhất.

- Gọi điện xác nhận: Nếu như đã qua 1 hoặc 2 tuần mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi của ứng viên, thì hãy gọi điện cho họ. Có thể do họ quá bận bịu với công việc hiện tại nên không có thời gian phản hồi lại email.

- Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi mail: Cách trình bày email cũng là một cách để thể hiện hình ảnh công ty. Do đó, đừng để những lỗi nhỏ như sai chính tả làm ảnh hưởng tới ấn tượng đầu tiên của ứng viên.

4. Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Tóm lại, thư mời phỏng vấn phải chứa đựng đầy đủ thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn như thời gian, địa điểm, cách thức, hồ sơ cần thiết, .... mà vẫn đảm bảo gây ấn tượng tốt nhất với ứng viên và tạo sự tin tưởng đối với họ.

https://thuthuat.taimienphi.vn/mau-thu-moi-phong-van-chuyen-nghiep-56443n.aspx
Ngoài những mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp ra, các bạn tham khảo thêm Cách phản hồi ứng viên khi nhận hồ sơ email tại đây.