Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc thường ngày của dân văn phòng. Tuy nhiên việc trình bày văn bản sao cho đúng, chuẩn với quy định thì không phải ai cũng biết. Chính vì thế để giúp mọi người biết cách soạn thảo văn bản hành chính đúng và chuẩn xác nhất hãy cùng theo dõi qua bài viết dưới đây của Taimienphi.vn nhé!

Để trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng trước tiên chúng ta cần phải tuân thủ đúng các quy định chung của Bộ Nội Vụ. Đó chính là những quy định về phạm vi và đối tượng áp dụng; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; phông chữ trình bày văn bản; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. Vậy nên ngoài cách trình bày văn bản đẹp trong Word, các bạn cũng cần phải biết và nắm rõ các quy định chuẩn mà Bộ Nội Vụ đã ban hành.

soan thao van ban hanh chinh chuan

Văn bản hành chính chuẩn được áp dụng đối với tất cả các tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước, cá nhân,…

Mục Lục bài viết:
I. Cách trình bày văn bản chuẩn.
II. Các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất.
     1. Microsoft Word.
     2. Google Docs.
     3. OpenOffice.
     4. WPS Office.

I. Hướng dẫn trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng

Trước hết, bạn đọc cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến việc trình bày một văn bản hành chính chuẩn:

- Thể thức văn bản hành chính chuẩn: Là tập hợp nhiều thành phần cấu thành lên văn bản hành chính, gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chuẩn: Là những quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề trang văn bản, các thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn văn bản, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau phụ thuộc vào việc người dùng đang trình bày thể loại văn bản nào. Trong đó cỡ chữ chuẩn văn bản hành chính là yếu tố quan trọng nhất mà người dùng cần nắm rõ.

Cỡ chữ cũng là một trong những điều kiện bắt buộc để hoàn thành một văn bản chuẩn hoàn chỉnh.
Xem thêm: Cỡ chữ chuẩn của văn bản

- Theo quy định về văn bản chuẩn thông tư người sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính chuẩn theo mãu chỉ được phép sử dụng 2 khổ giấy nhất định để làm là khổ giấy A4 và A5. Cả 2 khổ giấy này đều phải theo quy tắc nhất định về việc căn lề từ lề trên, dưới, trái và phải.. Nếu máy tính chưa cài đặt font chữ, bạn hãy tải và cài đặt font chữ trên máy tính để có được bộ font trình bày văn bản hành chính chuẩn nhất nhé. Hiện nay đa số máy tính ở Việt Nam đều cài font Unicode như một quy chuẩn trình bày văn bản hành chính chung.

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

- Kiểu trình bày văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (khổ A4):

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

Xem thêm: Cách căn lề trong Word chuẩn khổ giấy

- Vị trí trình bày thể thức văn bản:

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

cach trinh bay van ban hanh chinh chuan

Chú thích các thành phần trong sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:

cach soan thao van ban hanh chinh tren word

*Đối với một văn bản Quản lý hành chính thông dụng, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết những quy chuẩn văn bản hành chính trong ảnh dưới đây:

trinh bay van ban hanh chinh chuan

mau soan thao van ban hanh chinh

soan thao van ban chuan quy dinh bo noi vu

- Cho dù nội dung của mỗi văn bản là khác nhau nhưng tất cả phải tuân theo một loại font chữ tiêu chuẩn VN nhất định. Bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).
Cỡ chữ cũng có quy định tùy vào vị trí là tiêu đề, đề mục sẽ có các cỡ riêng tuy nhiên nó chỉ bao gồm từ 12, 13 và 14 tính theo đơn vị của công cụ soạn thảo Word.
Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),
Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 - 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 - 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).
- Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.
- Việc ghi tên các ban ngành, cơ quan tổ chức cũng rất quan trọng nhưng dường như nó chưa hề được để ý và rất nhiều người soạn thảo văn bản bị nhầm lẫn.Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản cũng như trình bày văn bản chuẩn hãy lưu ý:
- Không ghi cơ quan chủ quản với:
* Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
* Văn phòng Quốc hội;
* Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
* Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
*Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 69.
- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân - UBND, Hội đồng nhân dân - HĐND,…).
Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).

Như vậy về cơ bản, bạn đọc đã có thể nắm được kỹ thuật  trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính chuẩn là việc cần phải thực hiện thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, bởi nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người khá khó khăn.

II. Các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay

Với những người làm việc văn phòng, các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, phần mềm soạn thảo văn bản là người bạn đồng hành không thể thiếu trong quá trình làm việc. Microsoft Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay, cung cấp bộ công cụ hữu ích để giúp công việc soạn thảo văn bản của người dùng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh Microsoft Word, bạn còn có thể tìm được rất nhiều công cụ soạn thảo văn bản tuyệt vời khác trên thị trường, cũng sở hữu công dụng và tính năng hữu ích không kém sản phẩm của Microsoft. Và dưới đây là danh sách các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc soạn thảo của mình.

1. Microsoft Word (2019, 2016, 2013, 20210, 2007, 2003)

Tính năng chính:
- Cho dù bạn đang làm việc tại nhà, văn phòng hay trường học, MS Word là một trong những phần mềm có tính khả dụng cao nhất được tìm thấy trong hầu hết mọi máy tính.
- Một tài liệu MS Word có thể dễ dàng được tích hợp với các chương trình MS Office khác, giúp chia sẻ dữ liệu dễ dàng.
- Với từ điển toàn diện, trợ giúp từ đồng nghĩa và ngữ pháp cho hơn 40 ngôn ngữ, MS Word có khả năng phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp và lỗi cú pháp ngay lập tức và cung cấp cho bạn một loạt giải pháp cho phù hợp với câu văn và tài liệu.
- Bằng cách cho phép lưu tệp trên OneDrive hoặc SharePoint theo mặc định, bạn có thể cộng tác trên một tài liệu Word với bạn bè và đồng nghiệp của mình bằng cách gửi cho mọi người một liên kết đến cùng một tài liệu với quyền xem và chỉnh sửa.
- MS Word cho phép bạn thay đổi giữa các chế độ đọc và chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng và trơn tru.

phan mem soan thao van ban tot nhat hien nay

Như đã nói ở trên, Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản tiêu chuẩn công nghiệp, được sử dụng trên hầu hết các máy tính. Với Word, bạn có thể tạo tài liệu và hoàn thành một số công việc khác liên quan đến xử lý văn bản. Word 2019 mang một số lợi thế mà bạn có thể hưởng lợi, đặc biệt nhất là tích hợp với các chương trình MS Office khác. Với một loạt các template được thiết kế sẵn, từ một tài liệu đơn giản, tài liệu quảng cáo, đến giấy chứng nhận, thiệp và thư mời, MS Word cho phép bạn tùy chỉnh và tạo ra các tài liệu dễ chỉnh sửa, chia sẻ, in ấn và cộng tác.

Link tải Microsoft Word 2019:

=> Link tải Word 2019 cho Windows

2. Google Docs

Tính năng chính:
- Google Docs có thể mở tệp từ máy tính và tài khoản Google Drive của bạn, chẳng hạn như tệp DOC, DOCX, DOCM và DOTM của Microsoft Word, cũng như các định dạng HTML, RTF và TXT phổ biến.
- Các tài liệu được lưu trong Google Docs có thể được lưu vào tài khoản Google Drive và được truy cập từ bất kỳ trình duyệt nào
- Hiển thị đầy đủ lịch sử các sửa đổi đã được thực hiện đối với tài liệu.
- Google Docs cho phép bạn nhập văn bản bằng giọng nói.

huong dan trinh bay van ban chuan tren phan mem google docs

Google Docs là một phần của Google Drive, là một trong những công cụ soạn thảo văn bản online miễn phí tốt nhất và phổ biến nhất hiện có. Người dùng có thể soạn thảo văn bản, upload, lưu, chỉnh sửa và cộng tác trên cùng một tài liệu dễ dàng với Google Docs. Như bạn mong đợi đối với các dịch vụ khác của Google, Google Docs nổi bật với giao diện trang nhã, khả năng sử dụng cao và hiệu suất nhanh.

Link tải Google Docs mới nhất:

=> Link tải Google Docs cho Android

=> Link tải Google Docs cho iPhone

=> Link tải Google Docs cho Windows

3. OpenOffice

Tính năng chính:
- OpenOffice là bộ công cụ văn phòng miễn phí hoạt động trên Windows, Mac và Linux
- Cung cấp tất cả các điều chỉnh định dạng cơ bản như căn chỉnh lề, phông chữ, kiểu văn bản, kích thước, khoảng cách dòng...
- Ngoài các định dạng OpenDocument gốc, OpenOffice còn có khả năng xuất file PDF và Flash, cũng như hỗ trợ mở và lưu tệp ở nhiều định dạng phổ biến bao gồm định dạng Microsoft Office, HTML, XML, WordPerfect và Lotus 123.
- Hỗ trợ hơn 40 ngôn ngữ và cung cấp từ điển chính tả, gạch nối và từ điển đồng nghĩa với hơn 70 ngôn ngữ và phương ngữ. 

phan mem soan thao van ban openoffice

OpenOffice là bộ công cụ văn phòng bao gồm chương trình soạn thảo văn bản, chương trình tạo bảng tính, chương trình làm slide và chương trình cơ sở dữ liệu. OpenOffice hoạt động tốt khi so sánh với các phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp và đắt tiền chẳng hạn như Microsoft Word. Trong khi OpenOffice Writer hỗ trợ nhiều chức năng cơ bản như kiểm tra chính tả và kiểu phông chữ tùy chỉnh, nó cũng bao gồm các công cụ nâng cao như macro, dấu trang, hàm toán học, thư viện hình ảnh tích hợp, phím tắt và hơn thế nữa.

Link tải OpenOffice cho máy tính:

=> Link tải OpenOffice cho Windows

4. WPS Office

Tính năng chính:
- WPS Office có giao diện trực quan, bao gồm tất cả các tính năng tương tự như Microsoft Office.
- Mỗi chương trình trong bộ ứng dụng văn phòng này đều cung cấp vô số template miễn phí.
- Người dùng có thể chọn để cài đặt 1, 2 hoặc cả 3 ứng dụng văn phòng.
- WPS Office bao gồm công cụ WPS Data Recovery Master cho phép người dùng khôi phục các tệp và tài liệu đã xóa của họ.

phan mem chinh sua van ban tot nhat

WPS Office được xem là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Nó bao gồm các ứng dụng Writer, Spreadsheets và Presentation, học hỏi hầu hết các tính năng thiết yếu của Microsoft Office và thêm một số tính năng bổ sung độc đáo của riêng mình. Kingsoft quảng cáo WPS Office là “giải pháp mơ ước của bạn cho một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí, không cam kết, tiết kiệm năng suất” và điều đó không hề cường điệu.

Link tải WPS Office mới nhất:

=> Link tải WPS Office cho Windows

=> Link tải WPS Office cho iPhone

=> Link tải WPS Office cho Android

Chúc các bạn thành công!

Bài viết có tham khảo thông tư của Bộ Nội Vụ ban hành

Ngoài ra để tối ưu trải nghiệm trình bày văn bản hành chính, người dùng cũng nên đọc và tìm hiểu thêm phím tắt Word để tăng khả năng sử dụng nhanh các chức năng, đặc biệt phím tắt trong Word khá dễ nhớ và có thể giúp thực hiện lệnh trong Word một cách dễ dàng nhất.

Xem thêm: Tổng hợp phím tắt trong Word

https://thuthuat.taimienphi.vn/huong-dan-trinh-bay-van-ban-chuan-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-dung-9222n.aspx

Tác giả: Trần Thuỳ     (3.6★- 40 đánh giá)  ĐG của bạn?

  

Bài viết liên quan

Office 2016 Insider Preview bổ sung các tính năng mới
Thay đổi giao diện Office 2016
Tổng hợp các phím tắt trong Google Docs
Chia văn bản thành nhiều cột trong Word 2003
Office 2016 cho Mac tích hợp LinkedIn và một số tính năng
Từ khoá liên quan:

trinh bay van buan chan

, soạn thảo văn bản chuẩn, Văn bản hành chính chuẩn,

SOFT LIÊN QUAN
  • Office Deployment Tool

    Tải và cài công cụ Office trên PC

    Office Deployment Tool (ODT) là công cụ dòng lệnh, cho phép người dùng sử dụng để tải và cài đặt Office 365 ProPlus dành cho máy khách trong các tổ chức, doanh nghiệp, mang lại nhiều quyền điều khiển hơn đối với cài đặt ...

Tin Mới

  • Cách tạo dòng chấm trong Word 2019

    Cách tạo dòng chấm trong Word 2019 giúp văn bản được trình bày chuyên nghiệp, có tính thẩm mỹ hơn, thế nhưng vẫn rất nhiều người vẫn tạo dấu chấm bằng cách thủ công, vậy làm thế nào để tạo dấu chấm trong văn bản thật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian?

  • Cách xóa số trang trong Word 2019

    Để văn bản đẹp, rõ ràng và dễ theo dõi thì người dùng sẽ phải đánh số trang cho tài liệu, văn bản đó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xóa số trang trong Word 2019 để bỏ số trang đó đi thì phài làm thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Taimienphi.vn để biết cách bỏ số trang cực đơn giản và dễ thao tác.

  • Cách xóa watermark trong Word 2019

    Với tài liệu được soạn thảo, bạn có thể để lại dấu ấn của riêng mình trên văn bản đó hoặc thực hiện đóng dấu bản quyền tài liệu để chẳng may tài liệu của mình bị sao chép thì nó sẽ vẫn thể hiện tính riêng của mình trên tài liệu. Trường hợp không cần, bạn có thể xóa watermark trong Word để loại bỏ đóng dấu bản quyền tài liệu.

  • Tổng hợp hình nền 20/11 cho máy tính, laptop đẹp nhất

    Ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 là ngày ý nghĩa nhất trong năm đối với các thầy cô giáo. Để tri ân thầy cô, chúng ta, những người học trò bao năm ngồi trên ghế nhà trường có thể đặt những tấm hình nền cho máy tính, laptop đẹp nhất nhân ngày 20/11, đó cũng là thay cho lời chúc 20/11 ý nghĩa nhất, đẹp nhất. Dù chỉ là một hành động nhỏ bé, nhưng cũng phần nào thể hiện lòng thành kính với thầy cô.


 Mùa hè tới rồi muốn so sánh giá tìm điều hòa giá rẻ nhất thị trường hãy dùng TopGia để so sanh gia có nhiều mẫu dieu hoa để so sanh sanh, xem dieu hoagiá rẻ để so sánh giá