Tinh thần đồng đội, sự hợp tác và hiệu suất công việc là những yếu tố quan trọng hàng đầu giúp duy trì, phát triển doanh nghiệp. Khi các đội, nhóm hợp tác tốt với nhau, nhân viên sẽ ít bị lãng phí thời gian và tập trung hơn vào nhiệm vụ chính. Các công cụ cộng tác trực tuyến được thiết kế để phục vụ cho nhu cầu đó, giúp tăng năng suất và chất lượng của các dự án.
Top công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất năm 2020 dành cho doanh nghiệp
I. Công cụ cộng tác trực tuyến là gì?
Một số thách thức hàng đầu với doanh nghiệp là làm sao để tương tác từ xa giữa quản lý với nhân viên một cách thường xuyên và thuận tiện? Làm sao để quản lý tất cả mọi người và đảm bảo rằng nội dung thông tin được truyền tải chính xác? Công cụ cộng tác các trực tuyến ra đời để giải quyết những vấn đề đó.
Phần mềm cộng tác trực tuyến là công cụ có giá trị cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn vận hành hiệu quả hơn. Nó trao quyền cho các nhóm để tối ưu hóa nguồn lực, thực hiện các dự án, thúc đẩy tính minh bạch và đạt được sự hợp tác tuyệt vời.
II. Các tính năng chính trong một công cụ cộng tác trực tuyến
Công cụ cộng tác trực tuyến dành cho doanh nghiệp cung cấp các tùy chọn đa dạng, trong đó có rất nhiều tính năng hữu ích như kết nối, khả năng tải lên tài liệu, gửi thông báo qua e-mail và các cập nhật khác. Phần mềm cộng tác cần được bảo mật và có các tính năng phù hợp với mục đích sử dụng.
III. Công cụ cộng tác trực tuyến hỗ trợ kinh doanh như thế nào?
Lực lượng lao động ngày càng phân tán ở các địa điểm làm việc khác nhau. Xu hướng này đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của những công cụ hỗ trợ cộng tác trực tuyến. Những phần mềm đó được sử dụng để xóa bỏ khoảng cách giữa các nhân viên, điều hành cuộc họp trực tuyến hiệu quả và đảm bảo tương tác theo đúng quy trình. Điều này có thể giúp cho các dự án kinh doanh được vận hành tốt hơn và cải thiện giao tiếp giữa nhân viên.
IV. Các công cụ cộng tác trực tuyến cho doanh nghiệp
1. Công cụ quản lý dự án
+, ProofHub
ProofHub là phần mềm cộng tác trực tuyến để quản lý dự án, cho phép điều hành doanh nghiệp và lập kế hoạch tất cả các phần trong các dự án. Người dùng có thể dễ dàng kết nối giữa các nhóm với nhau cũng như với khách hàng. Nhà quản lý sẽ phân công nhiệm vụ cho các cá nhân và gán cho họ những vai trò khác nhau bằng cách xác định ai sẽ làm việc gì.
- Download ProofHub tại đây.
2. Công cụ giao tiếp
+, Troop Messenger có chức năng mạnh mẽ, hoàn hảo và là một giải pháp thay thế tốt nhất cho giao tiếp và hợp tác nhóm. Nó có thể được coi là một công cụ hữu ích phù hợp với tất cả các quy mô doanh nghiệp. Ứng dụng giao tiếp kinh doanh này cho phép điều hướng, kết nối liền mạch giữa các người dùng với nhau. Giao diện ấn tượng và thuận tiện cho người dùng cuối, tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau, có sẵn trên Windows, Linux, Browser, Android và iOS. Download Troop Messenger tại đây.
+, Nextiva
Giải pháp VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ của Nextiva phù hợp với các doanh nghiệp muốn giao tiếp với khách hàng, khách hàng tiềm năng và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Nền tảng này cung cấp dịch vụ điện thoại doanh nghiệp với các tính năng nâng cao như số điện thoại địa phương, cuộc gọi pop, lời chào tự động, thư thoại đến email, tin nhắn văn bản SMS, ứng dụng di động, nhạc HD, v.v. Nextiva được xếp hạng là nền tảng truyền thông kinh doanh số 1 bởi các chuyên gia như Gartner, GetVoIP, v.v. Download Nextiva tại đây.
+, Skype là một ứng dụng phổ biến, hỗ trợ nhắn tin và gọi điện, cho phép tiến hành các cuộc gọi âm thanh và video trên laptop hoặc điện thoại. Người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi miễn phí hoặc chi phí thấp tại tất cả các địa điểm có kết nối Internet. Download Skype tại đây.
+, Hipchat được thiết kế để liên lạc nhóm, giúp quá trình cộng tác trở nên hiệu quả hơn. Nó là một hệ thống đơn giản giúp trò chuyện trong nội bộ và đảm bảo tính riêng tư. Download Hipchat tại đây.
+, Hangouts là một công cụ cộng tác của Google để hỗ trợ giao tiếp kinh doanh. Công cụ này cho phép người dùng gọi thoại, video và nhắn tin cũng như chia sẻ tệp. Download Hangouts tại đây.
+, Flock
Flock là một công cụ giao tiếp liền mạch và dễ dàng. Là một trong những công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất dành cho doanh nghiệp, Flock cho phép kết nối bằng tin nhắn, cuộc gọi video, quản lý dự án, thảo luận nhóm, thăm dò ý kiến, nhắc nhở và tích hợp các ứng dụng yêu thích nhất. Download Flock tại đây.
+, Chanty là một công cụ giao tiếp giá cả phải chăng. Nó giúp các nhóm thúc đẩy các mối quan hệ lành mạnh bằng cách hỗ trợ giao tiếp minh bạch. Các thành viên trong nhóm có thể được cập nhật tức thời tin nhắn mới, lịch sử tìm kiếm, chia sẻ tệp, thực hiện các cuộc gọi thoại và video, ghi âm. Thậm chí, thuật toán AI của Chanty còn dự đoán các câu trả lời để tiết kiệm thời gian đánh máy. Download Chanty tại đây.
3. Công cụ thiết kế
+, Mockplus iDoc là một công cụ cộng tác thiết kế sản phẩm cho các nhà thiết kế và kỹ sư. Mockplus iDoc giúp kết nối toàn bộ quy trình thiết kế sản phẩm, cho phép các nhà thiết kế tự động hóa quá trình bàn giao thiết kế. Download Mockplus iDoc tại đây.
+, Viewflux là một công cụ được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và để quản lý nhân viên từ xa. Người dùng có thể giao tiếp với khách hàng một cách trực quan và nhận phản hồi để cải thiện thiết kế ở bất kỳ bước nào. Viewflux cũng cho phép đồng bộ thiết kế từ Dropbox và cập nhật các thay đổi.
+, Canva
Canva là một công cụ thiết kế đồ họa đơn giản để làm cho nội dung trực quan trông đẹp mắt hơn. Người dùng có thể tạo ra các thiết kế độc đáo chỉ trong vài phút và chia sẻ nó với nhóm làm việc. Download Canva tại đây.
+, Sketch là ứng dụng này chủ yếu nhắm đến các chuyên gia thiết kế web vì nó là một công cụ hoàn chỉnh cho các sản phẩm thiết kế UX. Nó cũng làm giảm sự nhàm chán của quy trình thiết kế lặp đi lặp lại. Download Sketch tại đây.
+, Adobe hỗ trợ thiết kế web, ứng dụng di động và hơn thế nữa với các giải pháp UX / UI. Adobe XD được thiết kế cho cả Mac và Windows cho phép nhà thiết kế kết nối với các công cụ yêu thích của họ như Dropbox hoặc Avocode. Ngoài ra, người dùng có thể dùng phần mềm này để chuyển từ bố cục tĩnh sang nguyên mẫu tương tác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Download Adobe XD tại đây.
+, InVision là một phần mềm tạo mẫu toàn diện để thiết kế giao diện người dùng cho các ứng dụng di động và các sản phẩm tương tác kỹ thuật số. Công cụ cho phép người dùng cộng tác, tải lên khung lưới, thiết kế, thu thập phản hồi liền mạch và kiểm tra hiệu suất. Với InVision, bạn có thể quản lý các dự án của mình từ một bảng điều khiển duy nhất và điều hướng liền mạch toàn bộ quá trình thiết kế ở một nơi. Các khách hàng cũng có thể cung cấp thông tin phản hồi ngay lập tức dưới dạng ý kiến. Download InVision tại đây.
+, One by TemplateMonster là một dịch vụ đăng ký có giá trị cung cấp cho người dùng vô số các sản phẩm chất lượng cao và các công cụ thiết kế web. Khi bạn trở thành một phần của dịch vụ này, bạn có quyền truy cập vào một loạt các giải pháp được tạo sẵn - từ chủ đề được thiết kế cho các mẫu CMS phổ biến đến các mẫu HTML, tiện ích mở rộng khác nhau và đồ họa. Download ONE by TemplateMonster tại đây.
4. Công cụ tài liệu
+, Google Docs cho phép chia sẻ, chỉnh sửa và xuất bản các loại tài liệu, tạo bảng tính và thuyết trình. Tất cả mọi tính năng đều miễn phí và dễ sử dụng. Đặc biệt, ứng dụng này cho phép đặt chế độ ngoại tuyến nên bạn có thể sử dụng tài liệu mà không cần kết nối Internet. Download Google Docs tại đây.
+, Office online
Office online là phiên bản miễn phí của Microsoft, nơi bạn có thể sử dụng một số công cụ Office như Excel, PowerPoint, Word và Onenote. Người dùng có thể lưu tài liệu, thuyết trình, giao tiếp, cộng tác và hoàn thành công việc. Download Office online tại đây.
+, GitHub được xây dựng để các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau thông qua giải quyết vấn đề và học hỏi. Trên GitHub, bạn có thể quản lý dự án và trình bày các thông tin chuyên sâu của mình. Download GitHub tại đây.
+, Dropbox Paper là công cụ cộng tác "tất cả trong một" dành cho doanh nghiệp vì bạn có thể sử dụng rất nhiều tính năng, từ video, hình ảnh đến mã và âm thanh. Dropbox Paper sẽ đưa ý tưởng của bạn vào trong một tài liệu thống nhất. Bạn cũng có thể lựa chọn tạo tài liệu mới hoặc chỉnh sửa tài liệu đã có và làm việc trong thời gian thực với nhóm. Chỉ cần có tài khoản Dropbox, bạn có thể sử dụng Dropbox Paper miễn phí. Download Dropbox Paper tại đây.
5. Công cụ chia sẻ tập tin
+, Dropbox là tệp và thư mục của bạn sẽ được giữ an toàn và đồng bộ hóa trên Dropbox. Phiên bản kinh doanh của nó cho phép lưu trữ nhiều hơn (1 terabyte) và nhiều tính năng hơn. Bạn có thể đồng bộ hóa nội dung Dropbox của mình với ProofHub để quản lý các nhiệm vụ và dự án. Download Dropbox tại đây.
+, OneDrive là nhóm của bạn có thể chia sẻ, lưu trữ ảnh, tài liệu, video và tất cả các loại tệp, đồng bộ hóa và truy cập ở mọi lúc, mọi nơi trên web. OneDrive cho phép bạn và đồng nghiệp cộng tác với Word, Excel, PowerPoint và OneNote từ PC, thiết bị di động và web. Download OneDrive tại đây.
+, WeTransfer
WeTransfer cho phép bạn chuyển các tệp từ A sang B bằng dịch vụ trình duyệt web. Bạn cũng có thể cá nhân hóa cách chia sẻ tập tin, tạo thành một câu chuyện. Download WeTransfer tại đây.
+, Dropsend cung cấp băng thông không giới hạn để chia sẻ và nhận tệp. Bạn chỉ cần duyệt đến thư mục muốn chia sẻ và chia sẻ với bất cứ ai bạn muốn. Download Dropsend tại đây.
+, Hightail phục vụ hai mục đích chính: chia sẻ tệp trực tuyến và tính năng cộng tác sáng tạo. Dịch vụ đám mây này được thiết kế để giúp các nhóm quản lý các dự án từ đầu đến cuối, chia sẻ hình ảnh, gửi các tệp lớn, video, PDF và nhiều hơn nữa. Download Hightail tại đây.
6. Công cụ tổ chức
+, Pocket cho phép lưu tài liệu trực tiếp từ trình duyệt hoặc ứng dụng để xem sau trên mọi thiết bị. Bạn thậm chí không cần kết nối Internet để mở video, tệp đã tải về. Download Pocket tại đây.
+, Evernote là công cụ cộng tác dành cho các doanh nghiệp giúp chia sẻ ý tưởng của từng cá nhân với một nhóm lớn. Bạn có thể chụp, sắp xếp và chia sẻ ghi chú từ bất cứ đâu. Download Evernote tại đây.
+, Pinterest là một lựa chọn đơn giản cho những người tích cực chia sẻ blog kinh doanh bằng phương pháp trực quan nhất có thể. Bạn có thể sắp xếp ý tưởng và cảm hứng, lưu bài viết, nội dung trực quan và quay lại nội dung của mình bất cứ lúc nào. Download Pinterest tại đây.
+, MindMeister cho phép nhóm lập kế hoạch dự án, quản lý các cuộc họp và phác thảo kế hoạch kinh doanh. Và nó cũng cho phép người dùng chia sẻ bản đồ tư duy của họ với bất kỳ ai họ muốn trong thời gian thực hoặc công khai nó. Download MindMeister tại đây.
+, Bit.ai là một nền tảng cộng tác tài liệu "tất cả trong một" thông minh, để tạo tài liệu tương tác, quản lý nội dung kỹ thuật số và theo dõi thông tin chi tiết về tài liệu. Download Bit.ai tại đây.
V. Cách chọn công cụ cộng tác
+ Nhiều tính năng: Để lựa chọn công cụ cộng tác hữu ích, đầu tiên bạn hãy chú ý đến các công cụ hoạt động trơn tru và có nhiều tính năng hỗ trợ hợp tác nhóm.
+ Dễ sử dụng: Không ai muốn làm việc thông qua những cấu trúc phức tạp. Hãy đảm bảo rằng công cụ bạn sử dụng có giao diện trực quan và điều hướng đơn giản.
+ Nền tảng đám mây: Công nghệ dựa trên nền tảng đám mây tốt hơn nhiều so với phần mềm khác.
+ Kiểm tra tích hợp: Tích hợp là chìa khóa để làm việc thuận tiện hơn. Hãy tìm kiếm các công cụ tích hợp liền mạch với một số công cụ quan trọng và tương thích với các thiết bị khác nhau.
https://thuthuat.taimienphi.vn/top-cong-cu-cong-tac-truc-tuyen-tot-nhat-nam-2020-danh-cho-doanh-nghiep-55314n.aspx