Trước đây, nếu muốn quản lý dự án hoặc công việc nói chung thì các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại và email. Với sự gia tăng của các nhóm ảo làm việc từ xa và xuyên biên giới, một phần lớn trong việc quản lý quy trình làm việc của công ty đã chuyển sang trực tuyến. Với sự ra đời của các công cụ cộng tác trực tuyến, quy trình quản lý trở nên đơn giản hơn nhiều.
Top công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất để tăng hiệu suất công việc
I. Công cụ cộng tác trực tuyến là gì?
Cộng tác trực tuyến là quá trình mọi người làm việc cùng nhau trong thời gian thực bằng cách sử dụng sự trợ giúp của Internet. Công cụ cộng tác trực tuyến là các ứng dụng phần mềm giúp tất cả thành viên trong nhóm, bao gồm nhân viên tại văn phòng hoặc làm việc từ xa kết nối với nhau bằng cách:
+ Chia sẻ ý tưởng và tập tin trực tuyến
+ Giao tiếp với các đồng nghiệp khác một cách liền mạch
+ Đặt mục tiêu rõ ràng
+ Lên lịch và điều phối công việc
+ Quản lý và theo dõi dự án hiệu quả hơn
II. Các công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất
1. Skype
Skype là một công cụ phổ biến để liên lạc trực tuyến, giúp cải thiện sự cộng tác từ xa bằng cách cho phép trò chuyện cũng như thực hiện các cuộc gọi video, gọi thoại giữa nhiều thiết bị với nhau. Bạn có thể tập hợp nhóm thông qua cuộc gọi video nhóm và ghi lại nội dung cuộc họp quan trọng; bạn cũng có thể thuyết trình cho đồng nghiệp bằng tùy chọn chia sẻ màn hình. Bảng trắng, phiếu thăm dò, hỏi đáp là những tùy chọn có sẵn khi sử dụng Skype for Business, tích hợp với Office 365.
Các tính năng ứng dụng hữu ích khác bao gồm phụ đề trực tiếp (đọc các từ được nói trong cuộc gọi âm thanh hoặc video) và thuê bao Skype to Phone cho phép bạn gọi điện thoại di động cố định trên toàn thế giới chỉ bằng tài khoản Skype.
+ Tốt nhất cho: Chia sẻ màn hình và ghi âm các bài thuyết trình, ghi âm cuộc gọi video và gọi thoại.
+ Giá: Miễn phí. Skype for Business có giá từ 6 USD / người dùng / tháng
- Download Skype tại đây.
2. Google Calendar
Google Calendar là một công cụ lịch trực tuyến tích hợp từ bộ ứng dụng G Suite, được thiết kế đặc biệt cho làm việc nhóm để giảm thiểu thời gian lên kế hoạch. Về cơ bản, công cụ này cung cấp lịch trình thông minh cho các cuộc họp và lịch này có thể chia sẻ với Gmail, Google Drive, DeskTime. Bạn thậm chí sẽ nhận được lời nhắc bật lên trước khi sự kiện diễn ra.
Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập lịch trình lịch từ laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại.
+ Tốt nhất cho: Lên lịch các cuộc họp với đồng nghiệp
+ Miễn phí
- Download Google Calendar tại đây.
3. Trello
Trello là một trong những công cụ cộng tác trực tuyến cho phép người dùng cá nhân và nhóm đạt được mục tiêu bằng cách hình dung chúng. Giao diện Trello trông tương tự như trò chơi bài phổ biến Solitaire, giúp bạn xác định cấu trúc công việc và theo dõi các mục tiêu của mình một cách linh hoạt và vui vẻ.
Với Trello, bạn có thể dễ dàng thiết lập bảng và danh sách việc cần làm cũng như phân công nhiệm vụ. Bạn thậm chí có thể kéo và thả các tác vụ trên các cột giống như khi bạn đang chơi bài. Giao diện hấp dẫn dễ sử dụng và dễ thích nghi, đó là một trong những lý do tại sao Trello rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa.
+ Tốt nhất cho: Quản lý dự án, tìm và thu thập ý tưởng
+ Miễn phí
- Download Trello tại đây.
4. Dropbox
Nếu công việc của công ty bạn liên quan tới việc tạo, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung, Dropbox chắc chắn là loại công cụ mà bạn muốn dùng thử. Bằng cách sử dụng Dropbox, bạn có thể ngay lập tức gửi các tệp và thư mục cho những người trong hoặc ngoài công ty, ngay cả khi họ không phải là người dùng Dropbox.
Người dùng có thể để lại nhận xét và thu thập phản hồi ngay trên tài liệu của mình trong thời gian thực thông qua Dropbox Paper. Mọi thay đổi đều được đồng bộ hóa tự động, cung cấp cho mọi người phiên bản mới nhất trong các tệp và thư mục Dropbox của họ.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Dropbox Basic để lưu trữ, chia sẻ và truy cập tất cả các tệp một cách an toàn, hoặc bạn dùng Dropbox Business phù hợp cho các nhóm làm việc vì nó cung cấp bảo mật nâng cao.
+ Tốt nhất cho: Lưu trữ và chia sẻ tệp một cách an toàn, chỉnh sửa tài liệu
+ Giá: Miễn phí cho Dropbox Basic, 11,20 USD / người dùng / tháng cho Dropbox Business
- Download Dropbox tại đây.
5. Basecamp
Basecamp là một nền tảng cộng tác và giao tiếp trực tuyến "tất cả trong một". Công cụ này cung cấp bảng tin và trò chuyện nhóm theo thời gian thực, lên lịch các danh sách việc cần làm và lưu trữ tài liệu, tệp, thư mục. Basecamp cũng cung cấp tính năng Check-in Questions, cho phép bạn đặt câu hỏi với nhóm một cách thường xuyên. Bên cạnh đó, bạn còn có thể chuyển tiếp email của khách hàng trực tiếp vào Basecamp.
Nhìn chung, Basecamp là công cụ cộng tác trực tuyến hiệu quả, giúp tăng tính trách nhiệm và cải thiện giao tiếp.
+ Tốt nhất cho: Quản lý dự án và giao tiếp nhóm, đặc biệt là trong các tổ chức lớn
+ Giá: 99 USD / tháng cho số lượng người dùng không giới hạn
- Download Basecamp tại đây.
6. Jira
Jira là công cụ được sử dụng để hợp tác, lập kế hoạch, theo dõi trạng thái dự án của nhóm và phát hành phần mềm. Nền tảng này trở thành một trong những công cụ cộng tác trực tuyến hàng đầu là vì nó có thể đơn giản hóa quá trình phát triển phần mềm phức tạp thành các đơn vị công việc có thể quản lý được. Có thể nói, Jira đã phát triển thành một giải pháp cộng tác giàu tính năng cho những người làm việc trong ngành công nghệ thông tin (CNTT).
Với Jira, người dùng có thể tạo ra các câu chuyện, lên kế hoạch chạy nước rút và phân phối các nhiệm vụ cho toàn bộ nhóm phần mềm. Sử dụng thông tin mà Jira có được, bạn cũng có thể cải thiện hiệu suất của nhóm dựa trên dữ liệu trực quan.
+ Tốt nhất cho: Quản lý dự án CNTT cho các nhóm phát triển phần mềm
+ Giá: Từ 10 USD / tháng cho các nhóm nhỏ tối đa 10 người dùng
- Download Jira tại đây.
7. WeTransfer
WeTransfer là nền tảng trực tuyến dựa trên công nghệ đám mây cho phép bạn chuyển miễn phí các loại tệp khác nhau cho những người dùng khác trên Internet. Thiết kế của WeTransfer không chỉ đẹp mắt mà nền tảng này còn rất dễ sử dụng. Nó cho phép bạn gửi các tệp rất lớn hoặc nặng (tối đa 2 GB cho mỗi lần chuyển).
Nếu muốn dùng thường xuyên hơn, bạn có thể đăng ký gói WeTransfer Plus cho phép gửi các tệp không giới hạn và lưu trữ tối đa 500GB, cũng như tùy chỉnh hình nền và chuyển email.
+ Tốt nhất cho: Các nhóm gửi tệp lớn cho khách hàng và khách hàng hàng ngày.
+ Giá: Miễn phí. WeTransfer Plus 10 USD / tháng
- Download WeTransfer tại đây.
8. Proofhub
Proofhub cũng là một công cụ "tất cả trong một", phù hợp cho quản lý dự án. Nó là một phần mềm cộng tác trực tuyến tiên tiến cung cấp nền tảng tuyệt vời để điều hành doanh nghiệp và lập kế hoạch cho mọi dự án, trong khi vẫn duy trì mức năng suất cao.
Với Proofhub, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các cá nhân và xác định vai trò của họ bằng cách chỉ rõ ai sẽ đảm nhiệm công việc nào. Giao diện Proofhub có sẵn trong hơn nửa tá ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Ba Lan, tiếng Đức.
+ Tốt nhất cho: Quản lý tác vụ tất cả trong một nếu bạn cần mang nhóm của mình và khách hàng lại với nhau dưới một mái nhà.
+ Giá: 45 USD / tháng cho số lượng người dùng không giới hạn
- Download Proofhub tại đây.
9. Workplace by Facebook
Được tạo bởi Facebook, Workplace là một công cụ cộng tác và giao tiếp kết nối các thành viên trong nhóm với nhau thông qua mạng xã hội nội bộ. Nó cung cấp các tính năng rất giống với tính năng của Facebook, ví dụ: bạn có thể tham gia nhóm, chia sẻ thông tin và tổ chức sự kiện.
Workplace by Facebook cũng có thể là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự đa dạng và cải thiện văn hóa nơi làm việc, chẳng hạn như bạn có thể chạy các cuộc thăm dò để đo lường ý kiến của nhân viên và phát triển mối quan hệ sâu sắc hơn với đồng nghiệp bằng cách tham gia vào cuộc trò chuyện với họ trên nền tảng.
+ Tốt nhất cho: Xây dựng văn hóa công ty và kết nối với các thành viên trong nhóm
+ Giá: Miễn phí. Tài khoản cao cấp 3 USD / người dùng / tháng
- Download Workplace by Facebook tại đây.
10. Chanty
Chanty là một công cụ trò chuyện nhóm đơn giản sử dụng thuật toán hỗ trợ AI cho phép bạn cập nhật những nội dung quan trọng. Công cụ này cũng sở hữu trình quản lý tác vụ tích hợp, nhiều dung lượng lưu trữ và lịch sử trò chuyện không giới hạn.
https://thuthuat.taimienphi.vn/top-cong-cu-cong-tac-truc-tuyen-tot-nhat-de-tang-hieu-suat-cong-viec-55308n.aspx
+ Tốt nhất cho: Nhắn tin nhanh với nhiều dung lượng lưu trữ.
+ Giá: Miễn phí cho các nhóm có tối đa 10 thành viên, Gói doanh nghiệp $ 3 mỗi người dùng / tháng
- Download Chanty tại đây.