Cách trộn thư trong Word 2016

Bạn cần in hoặc gửi một loạt mẫu văn bản cố định (giấy mời, thông báo, thư cảm ơn...) cho nhiều người và chưa biết cách xử lý và thực hiện như thế nào thì tham khảo ngay hướng dẫn Trộn thư trong Word được viết trong bài thủ thuật dưới đây.

Trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.

cach tron thu trong word 2016

Hướng dẫn trộn thư trên Word

Taimienphi.vn mời bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây để biết cách sử dụng tính năng hay này trên Word.

Cách trộn thư trong Word 2016

* Các bước cần chuẩn bị:

- Máy tính cài sẵn chương trình Word 2016.

- Các bạn cần có một mẫu văn bản mời họp và tạo sẵn một file Excel là danh sách mời họp.

Bước 1: Mở văn bản gốc là file Word lên, nhấn vào tab Mailings ->Start Mail Merge -> chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện Mail Merge.

cach tron thu trong word 2016 2

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn văn bản Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên bạn chọn Letters -> tiếp theo, bạn chọn Next: Starting document.

cach tron thu trong word 2016 3

Bước 3: Tại đây bạn chọn văn bản bắt đầu để trộn thư. Do ngay từ đầu bạn đã mở văn bản Word cần trộn nên bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) -> tiếp theo chọn Next: Select recipients.

cach tron thu trong word 2016 4

Bước 4: Đến bước này bạn cần thêm danh sách tên học sinh, tên phụ huynh, lớp... để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.

cach tron thu trong word 2016 5

Nếu bạn đã có danh sách thông tin trong file Excel thì bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel) hoặc bạn chọn Select a different list file nếu bạn đã từng chọn một lần rồi.

cach tron thu trong word 2016 6

Trong cửa sổ Select Data Source -> bạn chọn đến file danh sách -> sau đó nhấn Open.

cach tron thu trong word 2016 7

Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ -> nhấn OK.

cach tron thu trong word 2016 8

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.

cach tron thu trong word 2016 9

Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

cach tron thu trong word 2016 10

Bước 5: Tại đây bạn thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin -> tiếp theo chọn Mailings ->Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp.

Ví dụ tại dòng Kính mời (ông/bà) bạn chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh bạn chọn trường Họ tên học sinh, tại dòng Học lớp bạn chọn trường Lớp.

cach tron thu trong word 2016 11

Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải -> sau khi đã thêm xong bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

cach tron thu trong word 2016 12

Bước 6: Để thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư -> bạn nhấn chọn vào biểu tượng next previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác bạn chọn Next: Complete the merge.

cach tron thu trong word 2016 13

Nếu bạn muốn in thư thì bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.

cach tron thu trong word 2016 14

Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2016 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn... mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng Word chắc hẳn bạn sẽ không tránh khỏi mắc những lỗi vặt và cần phải tìm cách khắc phục xử lý, chẳng hạn như lỗi cách chữ trong Word. Để khắc phục lỗi này bạn chỉ cần xử lý theo hướng dẫn Sửa lỗi cách chữ trong Word mà Taimienphi.vn đã từng hướng dẫn, chia sẻ là sẽ xử lý được. Chúc bạn thành công!

https://thuthuat.taimienphi.vn/cach-tron-thu-trong-word-2016-32897n.aspx
Một thủ thuật khác cũng hay được người dùng sử dụng khi soạn thảo văn bản đó là lặp lại dòng tiêu đề của các bảng biểu ở các trang trong Word, việc này giúp tiết kiệm thời gian hơn thay vì phải copy lại từng dòng tiêu đề một. Nếu bạn chưa nắm rõ hãy tham khảo lại trên Taimienphi nhé.

Tác giả: Trấn thành     (4.0★- 14 đánh giá)  ĐG của bạn?

  

Bài viết liên quan

Cách định dạng Tab trong Word 2016
Cách chuyển file Word sang PDF trong Word 2016
Cách vẽ sơ đồ trong Word 2016, 2013, Office 365
Tạo phím tắt tùy ý trên Word 2016
Cách xóa toàn bộ link liên kết trong Word 2016, delete Hyperlink Word 2016
Từ khoá liên quan:

tron thu trong word

, tron thu trong word 2016, tron mail trong word,

SOFT LIÊN QUAN
  • Word 2016

    Phần mềm soạn thảo, chỉnh sửa văn bản trên máy tính

    Ứng dụng soạn thảo văn bản thế hệ mới Word 2016 được nhiều người sử dụng, nhằm hỗ trợ việc tạo các văn bản, soạn tài liệu dễ dàng. Điểm ưu việt của Word 2016 như có các chức năng tương tác nhóm, lưu trữ đám mây ...

Tin Mới


 Mùa hè tới rồi muốn so sánh giá tìm điều hòa giá rẻ nhất thị trường hãy dùng TopGia để so sanh gia có nhiều mẫu dieu hoa để so sanh sanh, xem dieu hoagiá rẻ để so sánh giá