Trong các văn bản hành chính hoặc hợp đồng doanh nghiệp đều xuất hiện chữ ký tại các trang văn bản, tuy nhiên khi soạn thảo văn bản hành chính, không ít người nhầm lẫn và chưa biết chữ ký nháy là gì và thẩm quyền, trách nhiệm của người ký nháy ra sao, bài viết dưới đây sẽ giải đáp tất cả những vấn đề trên.
1. Ký nháy là gì?
Chữ ký nháy xuất hiện ở dòng cuối văn bản hoặc đoạn cuối của một văn bản. Trong một số trường hợp, chữ ký nháy có thể xuất hiện ở phần cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản. Nếu là văn bản hành chính, chữ ký nháy sẽ được nằm cạnh chữ "Nơi nhận" của văn bản.
Chữ ký nháy được sử dụng nhiều trong các văn bản hành chính
Vậy ký nháy là gì? Thực tế, ký nháy còn có tên gọi khác là ký tắt. Người thực hiện việc ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình như thông thường mà chỉ ký vắn tắt tại một vị trí được yêu cầu.
Ở văn bản hành chính, người ký nháy là người thực hiện việc rà soát, soạn thảo văn bản đó. Còn ở các bản hợp đồng doanh nghiệp hay biên bản thỏa thuận thì chữ ký nháy có vai trò ghi nhận thỏa thuận giữa 2 bên trước khi tiến hành ký chính thức.
2. Phân loại ký nháy
Như vậy, trong bất kỳ văn bản hành chính nào thì chữ ký cũng đóng một vai trò quan trọng. Dựa vào tính chất và vai trò, người ta chia chữ ký nháy thành 3 loại. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn khái niệm chữ ký nháy là gì, chúng tôi xin chỉ ra đặc điểm của từng loại chữ ký nháy như dưới đây.
Một số kiểu chữ ký nháy hiện nay
2.1 Loại chữ ký nháy nằm cuối mỗi trang văn bản
Loại chữ ký xuất hiện ở phần cuối mỗi văn bản mang tính chất xác nhận tính liền mạch của tất cả các trang trong cùng một văn bản. Vì vậy, người ký nháy sẽ có trách nhiệm ký tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc rà soát nội dung.
Chữ ký nháy ở cuối mỗi trang văn bản có giá trị tương đương với dấu giáp lai. Nó giúp đánh dấu và đảm bảo văn bản không bị kẻ xấu đánh tráo, thêm bớt nội dung dẫn đến việc sai sót không mong muốn.
2.2 Loại chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản
Chữ ký nháy ký ở đâu là đúng?
Đây là chữ ký nằm ở phần cuối cùng của văn bản do người soạn thảo hoặc rà soát văn bản ký nháy. Và dĩ nhiên, người soạn thảo văn bản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm với nội dung của văn bản đó.
Cũng nhờ chữ ký này mà người ký chính thức có thể nhận biết ai là người soạn thảo văn bản. Đó là cơ sở quan trọng để quy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra (nếu có).
2.3 Chữ ký nháy ở phần "Chức danh người có thẩm quyền" hoặc "Nơi nhận"
Loại chữ ký ở 2 phần này là chữ ký của người thực hiện việc kiểm tra văn bản, rà soát nội dung và lỗi chính tả. Hay nói cách khác, người ký nháy phải có trách nhiệm kiểm tra thật kỹ nội dung trước khi trình văn bản lên người ký chính thức.
3. Một vài ví dụ về văn bản cần chữ ký nháy
Tất cả các văn bản hành chính được soạn thảo bởi cơ quan nhà nước đều cần chữ ký nháy. Kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản phục vụ mục đích lưu hành nội bộ cũng bắt buộc có chữ ký nháy.
Ví dụ: Công văn, Quyết định, Văn bản pháp luật,...
Chữ ký nháy trong công văn và văn bản pháp luật
Ở các công ty, doanh nghiệp hoặc cơ quan không thuộc cơ quan hành chính nhà nước, một số văn bản không bắt buộc phải có chữ ký nháy. Nhưng trong một số văn bản, cả người soạn thảo văn bản và người ký chính thức cũng được yêu cầu phải có chữ ký nháy ở cuối văn bản.
Ví dụ minh họa: Các loại hợp đồng nhiều trang, Thông báo của doanh nghiệp, hoặc các văn bản mà người soạn thảo không đủ thẩm quyền ký,...
4. Phân biệt ký chính thức với ký nháy
Ký nháy là gì? Nó có phải là ký chính thức không?... là những câu hỏi được không ít người đặt ra. Thực tế, đây là 2 hình thức hoàn toàn khác nhau. Bởi chữ ký chính thức có giá trị xác nhận nội dung văn bản và được ký bởi người có thẩm q uyền, chữ ký này được đặt ở ngay phía dưới dòng ghi chức danh của người ký. Kèm theo chữ ký chính thức có thể là dấu giáp lai (tùy thuộc vào quy định của từng cơ quan mà có thể đóng dấu hoặc không).
Chữ ký chính thức và ký nháy có giá trị khác nhau
Thêm nữa, chữ ký chính thức gồm đầy đủ cả tên người ký, còn chữ ký nháy chỉ là nội dung vắn tắt và thường do người chịu trách nhiệm soạn thảo, rà soát nội dung văn bản ký.
5. Trách nhiệm của người ký nháy là gì?
Chữ ký nháy được coi là dấu hiệu để xác định người có trách nhiệm với nội dung của văn bản. Hiện nay, vai trò, giá trị, thể thức của chữ ký nháy cũng chưa được quy định bởi một văn bản pháp luật cụ thể. Vì thế, chữ ký nháy thường mang yếu tố cá nhân.
Chủ thể ký nháy không phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà mình ký nháy. Mà người phải có trách nhiệm trực tiếp là cán bộ có chữ ký chính thức trong văn bản. Tuy nhiên, trong trường hợp người thực hiện rà soát nội dung văn bản sai quy cách, gây ra thiệt hại thì có thể bị kỷ luật hoặc khiển trách từ nội bộ của cơ quan/tổ chức đó.
https://thuthuat.taimienphi.vn/ky-nhay-la-gi-trach-nhiem-cua-nhung-nguoi-ky-nhay-nhu-the-nao-49128n.aspx
Trên đây là nội dung giúp giải đáp thắc mắc: "Ký nháy là gì?" cùng một số thông tin liên quan. Hy vọng bài viết đã phần nào giải đáp được thắc mắc của bạn đọc trong quá trình tìm kiếm thông tin. Đừng quên thường xuyên ghé thăm website của chúng tôi để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!