Hóa đơn điện tử là gì?

Sau thời gian thí điểm dùng hóa điện tử thay cho hóa đơn giấy, quyết định Nộp thuế điện tử qua ngân hàng sẽ được thực hiện trong thời gian tới. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ với thuật ngữ này, chưa biết cách áp dụng. Sau đây, Taimienphi.vn sẽ chia sẻ các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử, mọi người cùng tham khảo.

Hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến trong doanh nghiêp

I. Khái niệm và lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (viết tắt HDDT) là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, dịch vụ, được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này sẽ được khởi tạo, lập và xử lý bằng máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi đặt bán sản phẩm, dịch vụ và được lưu trữ ở trên máy tính của các bên theo đúng quy định pháp luật đối với giao dịch điện tử.

Hình ảnh hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm:

- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa dơn xuất khẩu
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác bao gồm như phiếu thu tiền bảo hiểm, thẻ, vé, tem ...
- Phiếu thu tiền cước vận chuyên hàng không
- Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế
- Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Các lợi ích của hóa đơn điện tử:

- Tất cả đều được lập trên máy nên in, gửi, bảo quản cũng như lưu trữ hóa đơn có chi phí giảm đi đáng kể.
- Hạnh toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu dễ dàng, thuận tiện hơn.
- Việc lập thông qua máy tính nhanh chóng, từ đó rút ngắn được thời gian thanh toán cũng như gửi hóa đơn.
- Làm cho quản trị doanh nghiệp hiện đại hóa hơn.

II. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Nếu như thỏa mãn các điều kiện dưới đây thì hóa đơn điện tử sẽ có giá trị về mặt pháp lý:

- Thông tin trong hóa đơn đảm bảo có tính toàn vẹn (đầy đủ và chưa bị sửa đổi, bên cạnh thay đổi phát sinh trong việc trao đổi, lưu trữ hay hiển thị hóa đơn điện tử) từ khi thông tin đó được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa ở trong hóa đơn điện tử có thể truy cập được, dùng được ở dưới dạng hoàn chỉnh.

* Giống hóa đơn giấy thì HDDT hợp lệ cần đáp ứng được đồng thời các tiêu chí sau đây:

- Thông tin hóa đơn gồm tên liên hóa đơn, mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
- Thông tin của người bán trên hóa đơn: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin của người mua trên hóa đơn: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.

- Các nội dung ghi trên hóa đơn:

+ Số thứ tự (STT), Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
+ Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế.
+ Tiền hàng bằng chữ
+ Người mua và người bán hàng cần ký và đóng dấu theo đúng vai trò.

So với hóa đơn giấy, để cho HDDT hợp lệ và hợp pháp thì bên cạnh các thông tin giống hóa đơn giấy thì HDDT cần phải đảm bảo thêm các điều sau:

- Bản thể hiện hóa đơn điện tử - Mã QR Code
- Mã số/Form:
- Ký hiệu:
- HDDT không có liên
- Chữ ký điện tử
- Mẫu HDDT hợp lệ, hợp pháp
- Hóa đơn có định dạng XML có tính chất pháp lý nếu toàn vẹn thông tin không bị sửa đổi và kèm theo bản thển hiện hóa đơn định dạng PDF.

* Các lưu ý về nội dung trên HDDT hợp lệ:

- Nội dung được viết bằng tiếng Việt, đúng chính tả, có dấu. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ đó sẽ được đặt trong dấu ngọc đơn ( ) hoặc có thể đặt ngay dưới dòng tiếng Việt nhưng đảm bảo viết cỡ chữ nhỏ hơn so với cỡ chữ tiếng Việt.
- Trong các trường hợp như hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ ngân hàng, hóa đơn dịch vụ viễn thông thì các tổ chức khởi tạo, lập, phát hành và dùng hóa đơn không cần phải có chữ ký điện tử của người mua và dấu của người bán.

III. Điều kiện để khởi tạo, dùng hóa đơn điện tử

Trong thông tư 32/2011/TT-BTC đã nêu rõ điều kiện khởi tạo, dùng HDDT:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Nếu như doanh nghiệp, tổ chức nào đáp ứng được các điều kiện cần vào đủ trên sẽ được khởi tạo và dùng hóa đơn.

IV. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành được HDDT thì:

- Doanh nghiệp cần có quyết định áp dụng HDDT
- Thông báo phát hành hóa HDDT, gửi đến cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cục quản lý thuế.

Chúng tôi sẽ hướng dẫnthủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửchi tiết trong bài viết sau.

V. Hướng dẫn thực hiện lập và quy trình xuất hóa đơn điện tử

* Lập HDDT:

- Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ thực hiện việc lập HDDT tại hệ thống phần mềm tạo của người bán.

- Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử truy cập chương trình hệ thống hóa đơn điện tử tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập HDDT.

* Xuất hóa đơn là việc truyền dữ liệu hóa đơn đó từ người bán đến người mua

- Cách gửi trực tiếp: Người bán lập hóa đơn, ký điện tử hóa đơn, truyền tới người mua bằng hình thức truyền nhận hóa đơn giữa hai bên.

- Cách gửi qua tổ chức trung gian: Người bán lập hóa đơn trong chương trình hệ thống lập HDDT của tổ chức trung gian, sau đó gửi hóa đơn có chữ ký điện tử cho người mua.

* Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

- Hóa đơn đã lập và gửi đến người mua nhưng chưa giao, cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế, nếu như phát hiện ra lỗi sai sẽ chỉ được hủy khi hai bên đồng ý, xác nhận. Đồng thời, hóa đơn hủy đó cần lưu trữ lại để phục vụ cho việc tra cứu từ phía cơ quan nhà nước.

- Trường hợp hóa đơn đã được lập và kê khai thuế đầy đủ cũng như đã giao hàng, cung cứng dịch vụ và gửi hóa đơn cho người mua nhưng sau đó phát hiện ra lỗi thì người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận, đồng thời có chữ ký điện tử 2 bên ghi rõ những sai sót trên hóa đơn và người bán cần điều chỉnh những sai sót đó. Hóa đơn được lập sau cần ghi rõ việc tăng giảm số lượng hàng hóa, thuế suất thuế GTGT, giá bán ... Hóa đơn lập sau không được ghi số âm (-).

VI. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

* Điều kiện chuyển đổi

- Nội dung hóa đơn điện tử gốc cần phản ánh toàn vẹn.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi HDDT sang hóa đơn giấy.
- Có chữ ký, họ tên người thực hiện việc chuyển đổi này.

* Nguyên tắc chuyển đổi

- Người bán chuyển đổi HDDT sang hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc hàng hóa trong việc lưu thông.
- Chuyển đổi duy nhất một lần.
- HDDT chuyển đổi cần đảm bảo thực hiện theo đúng quy định, có chữ ký của người đại diện, có dấu của người bán.

* Giá trị pháp lý của HDDT chuyển đổi

HDDT chuyển đổi có giá trị pháp lý nếu như đáp ứng đủ các điều kiện chuyển đổi trên.

* Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy gồm đầy đủ thông tin:

- Dòng chữ phân biệt giữa HDDT gốc và hóa đơn chuyển đổi (cần ghi rõ là HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ)
- Họ và tên
- Chữ ký người thực hiện chuyển đổi
- Thời gian chuyển đổi

VII. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn này không có liên, bên bán là bên phát hành hóa đơn và bên mua là bên tiếp nhận hóa đơn, cơ quan thuế khai thác dữ liệu trên bản hóa đơn duy nhất.

Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Theo điều 36 của nghị định 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

- Từ 01/01/2017: Các doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập; các tổ chức, doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử và đã có mã số thuế; thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử xác thực.
- Từ 01/07/2018: Khoảng 30% tổng số tổ chức, doanh nghiệp chưa dùng hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng hình thức hóa đơn điện tử.
- Từ 01/01/2020: Hướng tới 100% tổ chức, doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

* Theo khoản 3 điều 4 TT 39/2014/TT-BTC quy định một số trường hợp hóa đơn không cần đầy đủ nội dung gồm có:

Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức "dấu của người bán".

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

* Công văn số 2402/BTC-TCT cũng đưa ra hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử rõ ràng và chi tiết với nội dung:

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

"1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

...

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

...

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính".

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

Bộ Tài chính thông báo để các Cục Thuế biết và thực hiện./.

Mã xác thực của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là HDDT được cơ quan thuế cấp cho mã xác thực cùng với số hóa đơn xác thực bằng hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Với hóa đơn này, người bán cần ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực. Các doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình dùng hóa đơn cho loại hóa đơn này.

Hình thức nhận hóa đơn điện tử bằng các cách nào?

Khách hàng nhận hóa đơn điện tử theo hai hình thức:

- Người bán gửi hóa đơn trực tiếp theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận với người mua trước đó như qua SMS, Email.
- Người bán gửi hóa đơn thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử.

https://thuthuat.taimienphi.vn/hoa-don-dien-tu-la-gi-45667n.aspx
Trên đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử, các bạn còn thắc mắc gì về hóa đơn này có thể để lại bình luận phía dưới bài viết, Taimienphi.vn sẽ giải đáp và phản hồi nhanh chóng cho bạn.