In Excel trên 1 trang giấy A4 khi mà file của bạn quá khổ so với Excel không phải là chuyện đơn giản nhưng không hẳn là không có cách. Tất nhiên nó phụ thuộc rất lớn vào các dữ liệu trên file Excel của bạn và đôi khi chúng ta bắt buộc phải hy sinh một vài thứ để có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 vừa khít được.
Vậy để có thể in file exel vừa khít khổ giấy thì việc mà Taimienphi.vn có thể làm là đưa ra các lời khuyên mà bản thân chúng tôi cũng như rất nhiều người dùng Excel khác đã áp dụng thành công để có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 thuận lợi nhất. Tất nhiên nó còn phụ thuộc vào rất nhiều khía cạnh khác nhau nhưng nếu bạn thử áp dụng một trong những cách sau đây biết đâu sẽ giúp ích trong việc in Excel trên 1 trang giấy A4 thì sao.
Hướng dẫn in Excel trên 1 trang giấy A4
1. Chuyển in dọc sang in ngang
Thông thường văn bản của bạn mặc định ở chế độ dọc còn các bảng tính toán của Excel thì thường lại được thể hiện ở chế độ ngang. Chính vì thế để có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 thì việc chuyển in dọc dang chế độ in ngang cho phù hợp cũng là một giải pháp hữu ích để giải quyết tình trạng trên.
Để có thể chuyển in dọc sang in ngang và in Excel trên 1 trang giấy A4 thì người dùng chỉ cần nhấn vào Page Layout > rồi tìm Orientation và chuyển Portrait sang Landscape.
Với thao tác vừa rồi sẽ giúp bạn chuyển hiển thị dọc sang ngang và nó sẽ giúp bạn có thể in Excel trên 1 trang giấy A4.
2. Xóa hoặc ẩn cột không cần thiết
Nếu như có quá nhiều cột hiển thị để có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 là điều không thể, cách duy nhất giúp bạn là ẩn hoặc xóa dư liệu các cột đó đi để có thêm chỗ trống và có thể in Excel trên 1 trang giấy A4. Tuy nhiên Taimienphi.vn khuyên bạn chỉ nên dùng lệnh Delete khi mà xác nhận cột đó không cần thiết và không làm ảnh hưởng đến các công thức nếu có.
Để có thể xóa hoặc ẩn đi một cột nào đó bạn chỉ cần click vào cột bất kỳ và chọn Delete để xóa cột hoặc chọn Hide để ẩn cột đó đi và khi đó hãy thử lại xem đã có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 hay chưa.
3. Ngăt trang trong Excel
Tính năng ngắt trang Page Break sẽ giúp cho những file báo cáo Excel quá dài và ngắt nó ra làm 2 phần hoặc nhiều hơn nếu đoạn báo cáo đó quá dài. Và việc sử dụng tính năng Page Break này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn. Để sử dụng tính năng Page Break bạn chỉ cần vào phần Page Layout sau đó chọn Breaks > chọn tiếp Insert page Break để hệ thống của Excel phân chia giúp bạn.
4. Lựa chọn khu vực in trên Excel
Ngoài chế độ in thông thường thì để in Excel trên 1 trang giấy A4 chúng ta có thể sử dụng việc lựa chọn in theo khu vực trong Excel do bạn hoàn toàn quyết định. Để lựa chọn khu vực in trên Excel người dùng cần phải vào phần Page Layout sau đó chọn Print Area và nhấn vào Set Print Area.
Một lưu ý trước khi sử dụng tính năng chọn khu vực in trên Excel thì bạn phải bôi đen khu vực mình muốn chọn thì tính năng Print Area mới có tác dụng và có khả năng giúp chúng ta in Excel trên 1 trang giấy A4.
5. Căn chỉnh lại khổ trang giấy
Căn chỉnh lại khổ giấy để in Excel trên 1 trang giấy A4 là một trong những cách giúp bạn có thể in được bởi vì khổ giấy hiện tại mà hệ thống mặc định luôn luôn thừa một khoảng nhất định vì thế nên bạn có thể tận dùng điều này và chỉnh sửa nó lại trong phần Margins trong Page Setup. Chúng ta có thể thiết lập lại thông qua việc căn lề phải (right) hay lề trải (left).
6. Thiết lập lại kích thước của bảng
Có một tính năng giúp bạn thiết lập lại kích thước của bảng có trong Page Setup và nó nằm tại mục Page nhấn chọn vào mục Fit to, nhập tiếp số vào mục page wide by và tall.
Nếu người dùng muốn in bảng tính nằm đủ trong chiều rộng của trang, tại page wide by nhập 1 và tại tall nhập số 0 như hình dưới đây. Với cách này sẽ giúp bạn có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 vừa khít.
Trên đây là những cách giúp bạn có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 trong tường hợp file Excel của bạn vượt quá giới hạn với một vài vấn đề liên quan đến in ấn trên trang A4.
Đừng nghĩ những việc này là quá khó khăn hay mất thời gian của bạn bởi vì nếu như bạn làm quen với công việc này thì bạn có thể căn lề Excel chuẩn hơn và nhanh chóng hơn, và từ việc căn lề Excel chuẩn và nhanh hơn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sử dụng Excel.