Excel quản lý khách hàng gồm có các thông tin quan trọng nhưng Tên khách hàng, Địa chỉ, Thành phố, Số điện thoại, Email ... cho phép bạn lưu giữ các thông tin cá nhân của khách hàng nhanh chóng và dễ dàng. Các bạn muốn sử dụng file quản lý thông tin khách hàng hiệu quả thì tham khảo bài viết dưới đây. Bên cạnh đó, các bạn có thể sử dụng File Excel quản lý bán hàng để hỗ trợ tốt hơn trong việc bán hàng, ngoài việc hỗ trợ quản lý khách hàng.
File Excel quản lý thông tin khách hàng
File Excel quản lý khach hàng giúp người dùng có thể quản lý các thông tin cơ bản của khách hàng hiệu quả với các cột thông tin như:
- Họ tên
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Email
Mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích khác nhau trong nhiều công việc:
* Quản lý khách hàng
- Thông tin cơ bản của khách hàng như địa chỉ, họ tên, số điện thoại ... được lưu trữ tập trung, quản lý dễ dàng hơn.
- Dễ dàng sắp xếp thứ tự ngày mua hoặc phân khách theo vùng miền, độ tuổi ...
- Tìm kiếm khách hàng dễ dàng thông qua bộ lọc theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng ở Nam Định, khách hàng ở Hà Nội ...
- Quản lý các khách hàng theo từng nhóm dựa vào tiêu chí khác nhau như theo giới tính, độ tuổi ..
- Quản lý các dịch vụ, cuộc hẹn của khách hàng như hẹn ngày giao hàng.
* Chăm sóc khách hàng:
- Bạn biết được email, số điện thoại, ngày sinh của khách hàng, bạn có thể gửi thư mời sử dụng sản phẩm dịch vụ phù hợp, tri ân khách hàng vào những ngày đặc biệt như ngày lễ Tết, ngày sinh nhật.
- Thông qua việc khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm, bạn có thể phân tích được nhu cầu của khách hàng dễ dàng.
- Làm việc với khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp, tránh sai sót khi khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
* Quản lý Marketing
- Bạn có thể tạo chiến dịch marketing gửi đến email, số điện thoại của khách hàng.
- Biết được tệp khách hàng của mình, từ đó chạy quảng cáo, target đúng đối tượng
- Lên chiến dịch marketing hiệu quả theo từng tuần, từng tháng.
* Hệ thống báo cáo
- Biết được các khách hàng có sẵn, phân tệp khách hàng phù hợp.
- Cập nhật khách hàng mới theo ngày, tuần, tháng, từ đó bạn biết được chiến dịch marketing theo ngày, tuần, tháng có hiệu quả, từ đó điều chỉnh chiến dịch.
- Cập nhật được công nợ của các khách hàng: Những người nào còn đang nợ tiền khi sử dụng/mua hàng của bạn, bạn có thể nắm bắt rõ ràng.
- Biết được các sản phẩm được mọi người mua nhiều, mua ít, hàng nào tồn
- ...
2. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng file Excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp
Dùng file Excel quản lý các khách hàng giúp quản lý hiệu quả, dễ dàng
Quản lý thông tin của các khách hàng trên file Excel giúp bạn vừa tiết kiệm được công sức, thời gian vừa có thể đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Ưu điểm vượt trội của mẫu Excel quản lý thông tin khách hàng là:
- Thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung trên cùng một sheet, theo từng cột thông tin: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại ... giúp bạn nhập các thông tin dễ dàng, từ đó bạn có thể tổng hợp, tính toán dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng, biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng.
- Các khách hàng sẽ được lưu trữ hiệu quả, tránh tình trạng bỏ quên khách
- Sử dụng thuật toán của Excel, bạn nhanh chóng phân loại được các tệp khách hàng khác nhau dựa vào tiêu chí mà bạn đặt ra.
- Excel là một trong những công cụ mà nhân viên văn phòng cần thành thạo. Do đó, việc sử dụng Excel để quản lý khách hàng sẽ đơn giản, dễ dàng hơn, đặc biệt là miễn phí khi sử dụng và không cần kết nối với mạng Internet. Bạn chỉ cần mở máy tính, điện thoại cài đặt Microsoft là bạn có thể làm việc trực tiếp với file Excel.
- Excel có khả năng kết nối với Drive, giúp bạn và mọi người làm việc trực tuyến cùng một lúc dễ dàng, lưu trữ hiệu quả.
Nhược điểm của file Excel quản lý khách hàng
- Dữ liệu không được an toàn và bảo mật: File Excel được cài đặt trên máy, nếu có người khác mở máy tính của bạn thì đọc được file Excel đó dễ dàng. Bên cạnh đó, khi máy tính bị nhiễm virus, bị hỏng khiến cho file Excel bị mất, không phục hồi được, các thông tin khách hàng lưu trên file Excel biến mất, từ đó công tác thu chi, các số liệu đều bị mất kiểm soát. Do đó, khi bạn làm trên file Excel, bạn nên kết nối với Drive.
- Dữ liệu trên file không được đồng bộ: Thay vì các bộ phận khác làm việc trên cùng file Excel thì bạn cần kết nối với Drive mới có thể làm việc được.
- Hàm trong Excel phức tạp: Điều này gây rắc rối cho những người không thông thạo đối với việc sử dụng Excel.
- Giới hạn dung lượng: Khi Excel càng nặng, tốc độ xử lý thông tin sẽ diễn ra chậm hơn, từ đó bạn làm việc sẽ chậm đi, không đạt được hiệu quả như mong muốn.
3. Các lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý khách hàng
Để có thể khắc phục được các nhược điểm khi dùng ứng dụng quản lý khách hàng bằng file Excel thì bạn cần thực hiện các lưu ý sau đây:
- Tránh người khác đọc được file Excel của bạn thì bạn nên cài đặt mật khẩu cho file Excel đó, file này sẽ được bảo mật 2 lớp tốt.
- Tìm hiểu các hàm liên quan trong file Excel để sử dụng Excel hiệu quả, dễ dàng hơn.
- Kết nối với Drive để nếu trường hợp file Excel bị mất thì bạn vẫn còn dữ liệu thông tin khách hàng trên Drive, đồng thời nhiều người có thể quản lý, chỉnh sửa trực tuyến.
- File Excel quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp chỉ phù hợp với kinh doanh quy mô nhỏ, còn quy mô lớn thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để chuyên nghiệp hơn.
4. Download ứng dụng file Excel quản lý khách hàng
File quản lý thông tin khách hàng hiện nay rất đa dạng, gồm có kiểu mẫu phức tạp và đơn giản. Đối với kiểu file Excel phức tạp sẽ chứa nhiều bảng, sổ và cột. Để sử dụng file mẫu phức tạp này thì bạn cần phải download về máy. Khi download mà bạn tải từ link , có thể máy tính của bạn sẽ bị nhiễm virus. Còn với file Excel đơn giản sẽ có ít cột, ít sheet ... nên bạn có thể tự tạo, thay vì bạn tải xuống.
Thông tin quan trọng trong File Excel đơn giản gồm óc:
- Thông tin khách hàng: Họ tên, số điện thoại, ngày sinh ...
- Ngày tháng bán: Ghi rõ ngày tháng bán
- Số lượng sản phẩm bán ra: Liệt kê đúng số lượng khách mua
- Tên sản phẩm: Như áo thun, áo sơ mi ...
- Đơn giá bán ra: Tương ứng với sản phẩm bạn bán
- Thành tiền: Nhân giá với số lượng sản phẩm
...
Download TẠI ĐÂY
Như vậy, file Excel quản lý khách hàng thích hợp với người làm kinh doanh nhỏ, giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, dễ dàng và nhanh chóng. Còn nếu như bạn có lượng khách hàng khổng lồ, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để quản lý triệt để, hạn chế và khắc phục được các nhược điểm khi dùng file Excel. Các bạn có thể tham khảo bài Top phần mềm quản lý khách hàng để lựa chọn được phần mềm phù hợp, đáp ứng nhu cầu của bạn.