Giải phóng dung lượng Gmail là việc làm cần thiết ngay cả khi Gmail của bạn chỉ mới đạt khoảng 20 % đến 30% tổng dung lượng. Như bạn đã biết thì ngay từ khi chúng ta đăng ký Gmail thành công thì mỗi tài khoản sẽ được cung cấp dung lượng Gmail cố định kèm theo cả Google Drive và dung lượng đó sẽ không đổi từ khi đăng ký Gmail cho đến không sử dụng nữa.
Nếu bạn là người hay đăng nhập Gmail phục vụ cho công việc thì chắc chẳn bạn rất cần giải phóng dung lượng Gmail đấy. Hãy tưởng tượng xem mỗi file đính kèm lên đến 25 MB và một ngày đăng nhập gmail bạn phải nhận đến hàng chục file như thế thì sẽ ra sao chứ? Cách giải phóng dung lượng Gmail thì cứ để Taimienphi.vn lo còn bạn chỉ cần xem và làm theo thôi nhé.
Hướng dẫn giải phóng dung lượng Gmail
Trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ sử dụng công cụ tìm kiếm trên Gmail, đây là công cụ cực kỳ hữu ích mà chắc chắc sau khi đọc xong bài viết này bạn cũng phải ngạc nhiên vì những tính năng mà nó đem lại.
1. Xóa các tệp tin đính kèm trong Gmail
Cách đầu tiên để giải phóng dung lượng Gmail chính là việc xóa các tệp tin đính kèm mà bạn nhận được hoặc gửi đi có trong Gmail. Các tệp tin đính kèm này khi được gửi đến cho bạn nó sẽ mãi mãi ở trên đó và với một mẹo vặt nhỏ sẽ giúp bạn có thể giải phóng dung lượng Gmail bằng cách này.
Trên công cụ tìm kiếm bạn gõ lệnh filename:PDF để tìm kiếm các file đính kèm có định dạng PDF gửi đến cho bạn nhé.
Ngoài PDF ra bạn có thể thay thế bằng Doc, MP3, MP4, txt hoặc các định dạng PowerPoint, Excel hay RAR mà Gmail cho phép bạn gửi đi để tìm kiếm. Và sau đó ban chỉ việc xóa nó đi là xong thôi.
Một ví dụ tương tự chính là việc xóa file định dạng JPG chúng ta chỉ cần sử dụng mã lệnh filename:jpg và tìm kiếm các kết quả để sau đó xóa chúng đi, giải phóng dung lượng Gmail.
2. Tìm kiếm file theo kích thước trong Gmail
Nếu như không nhớ được định dạng file cụ thể thì bạn hãy giải phóng dung lượng Gmail bằng cách tìm kiếm theo kích thước file với mã lệnh Larger hoặc Smaller. Cụ thể để tìm tất cả các file có dung lượng lớn hơn 1 MB chúng ta dùng mã lệnh Larger:1MB sẽ cho ra kết quả như hình dưới.
Công việc còn lại là lựa chọn chúng rồi xóa đi thôi, bạn có thể tìm kiếm 2MB, 5MB hay bất cứ con số nào mà bạn muốn.
3. Dọn thùng rác và thư mục Spam
Thùng rác và Spam chính là kẻ thủ của Gmail hiện nay, có rất nhiều các mail Spam gửi đến hàng ngày và bạn cảm thấy thực sự phiền bởi chúng. Để xóa các thư Spam bạn chỉ cần gõ mã lệnh in:spam rồi sau đó xóa tất cả các thư có trong này đi.
Thùng rác chính là nới chưa các Mail chúng ta đã xóa ở các mục khác, thay vì xóa hoàn toàn hệ thống sẽ cho bạn chuyển vào thùng rác và 30 ngày để lấy lại trước khi nó bị xóa. Nếu bạn không muốn giữ nó nữa thì chỉ cần gõ mã lệnh in:trash và sau đó xóa một lần nữa, tác vụ này sẽ là vĩnh viễn.
4. Sử dụng Plain Text mode khi gửi thư
Plain Text mode hay còn gọi là chế độ văn bản thuần túy, chế độ cho phép bạn gửi mail dưới dạng căn bản chỉ có text không mà thôi. Sẽ không có hình ảnh, link trích dẫn, chữ màu hay đậm nhạt trong chế độ này. Việc này sẽ làm giảm dung lượng thư gửi được lưu trên hòm thư của bạn.
5. Xoa Email cũ, Email đã đọc.
Hệ thống của Gmail khá là thông minh đo đó bạn có thể lọc được các Email cũ theo khoảng thời gian. Ví dụ chúng ta muốn giải phóng dung lượng Gmail với các Email có thời gian gửi từ 1 tháng trước đổ đi thì sẽ sử dụng câu lệnh older_than:1m.
Với 1m ở đây là 1 Month (1 tháng), bạn có thể dùng tương tự với w= week: tuần, d= day: ngày hay y= year: năm với các con số tương ứng phía trước. Hệ thống sẽ tự động lọc các con số đó ra để bạn có thể xóa
Ngoài ra bạn có thể sử dụng bộ lọc những bức thư đã đọc Read hay chưa đọc Unread để tìm xóa với mã lệnh tìm kiếm in:inbox is:read (hoặc unread) nếu đọc hoặc chưa đọc tương ứng và sau đó giải phóng dung lượng Gmail với chúng nhé.
6. Sao lưu Gmail trước khi xóa
Đây là một cách khá hiệu quả giúp bạn có thể thẳng tay xóa toàn bộ Gmail, bao gồm cả mail quan trọng mà không sợ mất mát đó chính là tiến hành sao lưu Gmail trước khi xóa. Ngay cả khi chúng ta không giải phóng dung lượng Gmail thì việc sao lưu gmail vẫn là việc phải làm thường xuyên. Taimienphi.vn đã có hướng dẫn về thủ thuật này rồi và nếu bạn quan tâm, truy cập liên kết hướng dẫn sao lưu Gmail về máy tính ngay tại đây nhé.
Trên đây là 6 cách giúp bạn giải phóng dung lượng Gmail, không chỉ giúp giải phóng dung lượng Gmail mà nó còn là những thủ thuật sử dụng Gmail hay bạn nên biết mỗi khi đăng nhập Gmail và kiểm tra hòm thư của bạn.
Taimienphi.vn cũng khuyên bạn nên hình thành một thói quen đăng nhập Gmail, đọc thư và lọc thư hoặc xóa thư rác không cần thiết sau đó để cho dung lượng Gmail luôn trống cũng như giúp bạn quản lý tốt hơn hòm thư của mình.