Như chúng tôi đã nói ở phần mở đầu, thông thường muốn kiểm tra dữ liệu có bị trùng lặp hay không thì bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách xem trực tiếp và đếm trên file Excel của mình. Tuy nhiên cách làm này sẽ vất vả cho bạn, đôi khi còn không chính xác nữa. Và cách tốt nhất là bạn sẽ dùng các hàm so sánh có sẵn trong Excel để tính toán, kiểm tra.
Giả sử bạn cần so sánh dữ liệu trong 2 cột như trong bảng tính Excel dưới đây:
Mô tả
Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh.
Cú pháp
EXACT(Text1, Text2)
Trong đó: Text1, Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc.
Chú ý
Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh nhưng nó không phân biệt định dạng.
Xét Ví dụ 1:
So sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa Cột 1 và Cột 2. Tại ô cần so sánh -> bạn nhập công thức: =EXACT(B3,C3)
Nhấn Enter kết quả trả về giá trị False tức hai giá trị không trùng nhau do khác nhau chữ cái đầu tiên in thường và in hoa:
Tương tự -> bạn sao chép công thức cho các giá trị còn lại sẽ được kết quả như hình dưới:
Bạn lưu ý thêm là với hàm này bạn không thể so sánh 1 giá trị trong cột 1 so sánh với tất cả các dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Hàm này bạn chỉ có thể so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau.
Để khắc phục hiện trạng trong Ví dụ 1 bạn có thể sử dụng hàm Countif làm trung gian để so sánh các giá trị trong Cột 1 so với các giá trị trong Cột 2 có trùng hay không.
Mô tả hàm Countif
Hàm Countif thực hiện đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được lựa chọn.
Cú pháp
COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đó:
- Range: Vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần đếm, là tham số bắt buộc.
- Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu, là tham số bắt buộc
Xét Ví dụ 2
So sánh dữ liệu giữa 2 Cột, đánh dấu các giá trị không có trong Cột 1 mà có trong Cột 2 và ngược lại.
Bước 1: Bạn đặt tên cho các cột dữ liệu -> Sau đó lựa chọn toàn bộ dữ liệu Cột 1 vào thanh địa chỉ nhập tên danhsach1 -> bạn nhấn Enter.
Bước 2: Tương tự, bạn đặt tên cho Cột 2, khi đó tên 2 cột dữ liệu được hiển thị:
Bước 3: Bạn chọn toàn bộ danhsach1 -> sau đó vào tab Home -> chọn Conditional Formatting -> chọn New Rule...
Bước 4: Hộp thoại xuất hiện -> bạn chọn Use a formula to determine which cells to format:
Bước 5: Bạn nhập công thức =COUNTIF(danhsach1,B3)=0 sau đó nhấn chọn Format:
Bước 6: Giao diện Format Cells xuất hiện -> bạn nhấn chọn tab Fill -> bạn chọn màu đánh dấu màu không có trong danhsach2 -> rồi nhấn chọn OK:
Bước 7: Tiếp theo, bạn nhấn chọn OK đóng hộp thoại -> kết quả loại màu danhsach1 không có trong danhsach2 được tô màu để phân biệt:
Bước 8: Tương tự với danhsach2 bạn thực hiện tương tự, nhưng chỉ khác nhập công thức: = COUNTIF(danhsach1,D3)=0 tức sẽ tô màu ô có giá trị bằng 0 (không trùng nhau)
Kết quả là bạn đã so sánh được 2 cột dữ liệu và có thể thêm ghi chú cho người khác khi xem sẽ dễ hình dung:
Trên đây là bài chia sẻ về cách dùng các Hàm so sánh trong Excel. Để dùng các hàm so sánh này thì bạn có thể sử dụng hàm EXACT hoặc sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu trong Excel. Chúc các bạn thành công!