Từ lâu, Microsoft Excel được coi là phần mềm tiêu chuẩn trong việc phân tích, xử lý dữ liệu. Phần mềm này được nhiều bộ phận trong văn phòng như kế toán, người xử lý dữ liệu, hành chính nhân sự yêu thích. Nắm vững các hàm cơ bản trong Excel là bước khởi đầu quan trọng để bạn tự học Excel và trở lên thành thạo hơn trong việc xử lý dữ liệu của cá nhân.
Hàm SUM là một trong các hàm excel cơ bản cho phép bạn cộng tổng giá trị trong các ô được chọn.
Cú pháp: =SUM(Number1, Number2..)
Ví dụ: Các bạn cần tính tổng điểm 3 môn của một bạn nam trong lớp.
Khi bạn muốn lọc các giá trị trong bảng tính Excel, thì lúc này hàm IF sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó
Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Ví dụ: Để xem ai thi đỗ, phải thi lại, bạn sử dụng hàm IF với công thức =IF(H5>5,"Đỗ","Thi lại"). Gõ đúng công thức, kết quả sẽ hiển thị đúng yêu cầu của bạn
Hàm LEFT là hàm lấy chuỗi giá trị bên trái của một chuỗi ký tự, bạn có thể lấy 2 3 hay nhiều ký tự trong ký tự đó.
Cú pháp: =LEFT(text, n)
Trong đó: - text: Chuỗi ký tự.
- n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (giá trị mặc định là 1).
Ví dụ: Bạn muốn lấy 2 ký tự đầu trong họ tên của Học sinh, bạn sử dụng hàm left cú pháp như sau: =LEFT(B5,2) Kết quả sẽ trả về 2 ký tự đầu chính xác như hình dưới
Trái ngược với Hàm LEFT, hàm RIGHT giúp bạn lấy chuối giá trị bên phải của chuỗi ký tự, và bạn hoàn toàn có thể lấy nhiều hơn 1 ký tự trong số chuỗi ký tự đó. Đây cũng là các hàm excel cơ bản mà bạn cần ghi nhớ khi sử dụng Excel.
Cú pháp: =RIGHT(text, n)
- Trong đó: - Text: chuỗi ký tự.
- n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (giá trị mặc định là 1)
Ví dụ: Bạn muốn lấy 2 ký tự bên phải trong họ tên của Học sinh, bạn dùng cú pháp như sau: =RIGHT(B5,2) Kết quả sẽ trả về 2 ký tự đầu chính xác như hình dưới
Hàm MIN có chức năng tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô hoặc vùng được chọn
Cú pháp: =MIN(Vùng chứa dữ liệu kiểu số)
Ví dụ: Tìm điểm trung bình thấp nhất của các học sinh trong lớp
Hàm MAX có chức năng tìm giá trị lớn nhất trong các ô hoặc vùng được chọn
Cú pháp: =MAX(Vùng chứa dữ liệu kiểu số)
Ví dụ: Tìm tổng điểm cao nhất của các học sinh trong lớp
Hàm AVERAGE là một trong các hàm cơ bản trong excel cho phép bạn tính giá trị trung bình của các ô hoặc các vùng được chọn. Sử dụng hàm AVERAGE bạn sẽ thực hiện phép tính đơn giản hơn
Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2..)
Ví dụ: Các bạn cần tính điểm trung bình của một bạn trong lớp
Hàm TRIM là hàm Excel cơ bản, hỗ trợ loại bỏ khoảng trống giữa các ký tự trong chuỗi ký tự và chỉ để lại duy nhất một khoảng trống (bằng 1 dấu cách giữa các từ) mà thôi. Với nhiều ô chứa chuỗi ký tự có nhiều khoảng trống thì hàm TRIM thật sự là hữu ích
Cú pháp: =TRIM(text)
Trong đó: Text là đoạn văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ là 1
Ví dụ: Trong cột Họ tên, hiện tại có rất nhiều khoảng trống, để loại bỏ các khoảng trống này, bạn dùng cú pháp =TRIM(B5). Kết quả sẽ được như hình dưới
Hàm CONCATENATE là hàm nối chuỗi ký tự trong bảng tính excel, sử dụng hàm CONCATENATE, bạn sẽ không phải thủ công ghép các chuỗi từ lại với nhau.
Cú pháp: =CONCATENATE (text 1, text 2, …)
Trong đó: Text 1: là chuỗi thứ 1 (đây là chuỗi bắt buộc)
Text 2 …: tùy chọn, tối đa 255 chuỗi, và các chuỗi phải được phân tách nhau bởi dấu phẩy
Ví dụ: Bạn muốn ghi chú xem sinh viên có tổng điểm bao nhiêu. Bạn dùng cú pháp =CONCATENATE(B5," có tổng điểm là ",G5). Sau đó xem kết quả, bạn dùng chuột trỏ vào I5 và kéo xuống dưới, các kết quả sẽ tự động được ghi ra
Hàm COUNT là hàm excel cơ bản có chức năng đếm dữ liệu. Sử dụng hàm Count, bạn sẽ đếm được số dữ liệu kiểu số trong bảng tính excel
Cú pháp: =COUNT(Vùng chứa dữ liệu cần đếm)
Hàm COUNTA có chức năng đếm các ô có chứa dữ liệu
Cú pháp: =COUNTA(Vùng chứa dữ liệu cần đếm)
Hàm LEN là hàm Excel cơ bản, hỗ trợ đếm chiều dài chuỗi ký tự có tác dụng cho bạn biết. Hàm LEN sẽ trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống trắng
Cú pháp: =LEN (text)
Trong đó: Text: là chuỗi ký tự
Ví dụ: Nếu bạn muốn đếm số ký tự có trong ô B1. Bạn dùng cú pháp =LEN(B5). Kết quả sẽ có như hình. Để đếm các ô tiếp theo, bạn chỉ cần giữ chuột tại I5 và kéo xuống dưới
Hàm NOW hàm trả về ngày tháng hiện tại trên hệ thống
Cú pháp: =NOW ()
Ví dụ:
Hàm SUMIF là hàm cơ bản trong excel cho phép bạn tính tổng các ô hoặc các vùng có giá trị thỏa mãn điều kiện được đặt ra.
Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Range:
Các ô chứa điều kiện Criteria: Điều kiện Sum_range: Các ô cần tính tổng
Ví dụ: Các bạn cần tính tổng điểm toán của các bạn Nam trong danh sách điểm
Hàm COUNTIF có chức năng đếm các ô thỏa mãn điều kiện
Cú pháp: =COUNTIF(Vùng chứa dữ liệu cần đếm, điều kiện)
Ví dụ: Các bạn cần đếm các ô thỏa mãn giá trị = 6 trong cột điểm Văn
Hàm COUNTBLANK là hàm excel cơ bản có chức năng đếm số các ô không có giá trị
Cú pháp: =COUNTBLANK(Vùng chứa dữ liệu cần đếm)
Khi làm việc với Excel, bạn cần nắm rõ các hàm cơ bản trong Excel để có thể sử dụng Excel hiệu quả nhất và nhanh chóng. Các hàm Excel thường dùng trong trong văn phòng cơ bản như Sum, Min, Max ... hỗ trợ rất nhiều trong học tập, công việc của bạn.
Trên đây là một số những hàm cơ bản trong excel. Excel là phần mềm văn phòng hỗ trợ tính toán rất tiện dụng và phổ biến, các bạn có thể tham khảo thêm các phím tắt Excel thông dụng nhất để thao tác trên phần mềm được nhanh hơn.
Ngoài các hàm cơ bản trong Excel, bạn đọc cũng nên tham khảo các hàm nâng cao như VLOOKUP, CHOOSE ... để nâng cao kiến thức của mình, các hàm nâng cao trong excel được áp dụng để làm nhanh hơn nữa các phép toán trên bảng tính Excel.