Trong quá trình soạn thảo văn bản, đôi khi bạn sẽ gặp phải các cụm từ dài dòng, lặp lại nhiều lần trong một hoặc nhiều văn bản. Việc phải gõ nhiều lần những cụm từ như vậy khá gây phiền toái và tốn thời gian cho bạn, và đôi khi sẽ dẫn đến lỗi chính tả nếu bạn không để ý.
Do vậy, trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ giới thiệu đến bạn cách thêm AutoText cho văn bản trong Word 2016.
Bước 1: Chọn bôi đen đoạn văn bản mà bạn muốn gõ tắt, như ảnh dưới mình chọn đoạn tiêu ngữ quen thuộc là Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Bước 2: Trên thanh công cụ của Word 2016, mở tab Insert, chọn Quick Parts.
Bước 3: Tại cửa sổ trượt của Quick Parts, chọn AutoText, rồi chọn tiếp Save Selection to AutoText Gallery.
Bước 4: Trong cửa sổ Create New Building Block, bạn cần lưu ý vào phần Name. Đây chính là vị trí bạn đặt ký tự viết tắt cho cụm từ bạn định viết tắt, như hình dưới mình đặt ký tự viết tắt cho cụm từ của mình là ch.
Ngoài ra bạn có thế thêm mô tả vào phần Description cho từ viết tắt của bạn nếu bạn có nhiều cụm từ cần viết tắt. Với các phần còn lại bạn nên để nguyên theo mặc định, không nên thay đổi.
Bước 5: Nhấn OK để xác nhận.
Như vậy là bạn đã thêm xong AutoText vào văn bản Word của bạn. Để kiểm tra xem được chưa bạn gõ ký tự viết tắt của bạn vào văn bản.
Tiếp theo nhấn F3, sẽ được kết quả như hình dưới.
Trong quá trình sử dụng, nếu bạn không hài lòng với AutoText đã có, bạn có thể chỉnh sửa lại chúng theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bạn mở lại phần Quick Parts(xem lại bước 2 ở hướng dẫn trên), tại cửa sổ trượt chọn Building Blocks Organizer.
Bước 2: Tại cửa sổ Building Blocks Organizer, bạn tìm đến từ viết tắt mà bạn muốn chỉnh sửa, sẽ có 3 chức năng cho bạn lựa chọn gồm:
+ Edit Properties: Chỉnh sửa AutoText đang chọn.
+ Delete: Xóa AutoText đang chọn.
+ Insert: Chèn AutoText đang chọn vào văn bản.
Sau khi chỉnh sửa xong bạn nhấn Close.
Như vậy Taimienphi.vn đã giới thiệu đến bạn xong cách thêm autotext trong văn bản Word 2016 cũng như chỉnh sửa AutoText đã có. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm các thủ thuật khác tại Thuthuat,taimienphi.vn. Chúc bạn thành công trong công việc.