Như bạn đã biết, thanh thước kẻ căn chỉnh lề Ruler không được hiển thị mặc định trong Word. Vì vậy trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách kích hoạt cũng như cách sử dụng thanh thước kẻ căn chỉnh lề Ruler trong Word.
Lưu ý: Trong bài viết này Taimienphi.vn sử dụng Word 2016, tuy nhiên bạn có thể áp dụng các bước này trên các phiên bản Word khác để kích hoạt Ruler.
HIển thị Ruler trong Word
Để hiển thị Ruler trong Word, trước tiên cần đảm bảo bạn đang ở chế độ hiển thị trang Print Layout. Trên thanh Ribbon, chuyển qua tab View. Nếu Print Layout chưa được chọn, bạn click vào đó để chọn.
Tiếp theo nhìn vào giữa thanh Ribbon. Trong mục Show kích hoạt tùy chọn Rulers. Ngay lập tức bạn sẽ nhìn thấy thanh thước kẻ hiển thị ở góc trên cùng và bên trái tài liệu.
Lưu ý: Thanh thước kẻ ngang có thể hiển thị trong Web Layout và Draft, còn thanh thước kẻ dọc thì không.
Truy cập Page Setup
Kích đúp chuột vào khoảng trống bất kỳ trên thanh thước kẻ Ruler để mở cửa sổ Page Setup, hoặc bạn có thể mở cửa sổ này từ tab Layout trên thanh Ribbon.
Trên cửa sổ Page Setup cho phép bạn điều chỉnh hầu hết các thiết lập bố cục cho tài liệu. Tab Margins cho phép chỉnh lề trên, dưới, trái và phải. Gutter là phần khoảng trống thừa ra để đóng trang, mặc định được để trống. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tab này để kiểm soát hướng trang.
Nếu in tài liệu, tab Paper cho phép điều chỉnh kích thước phù hợp với kích thước khổ giấy. Kích thước giấy mặc định trong Word là Letter (cho giấy in Mỹ) với kích thước 215.9 x 279.4mm. Các tùy chỉnh canh lề của bạn cũng sẽ hiển thị trên thước.
Thay đổi lề trên thanh Ruler
Lề được chỉ định trên thanh thước kẻ Ruler với 2 màu trắng và xám. Các vùng màu xám ở 2 đầu thước chính là lề mà bạn thiết lập, vùng màu trắng là vùng hoạt động.
Kích thước khổ giấy mặc định của Word là 8.5 x 11 inch, với thanh thước kẻ ngang bắt đầu từ 1 (chỉ lề 1 inch), sau đó trở về vị trí 0 khi hết lề trái, sau đó chạy đến 7.5 cho vùng ngang còn lại. Thanh thước kẻ dọc cũng tương tự, bắt đầu từ 1 cho lề 1 inch, trở về 0 khi hết lề rồi chạy đến 10 cho vùng dọc còn lại. Nếu như bạn không quen với đơn vị inch, bạn có thể thay đổi đơn vị Ruler từ inch sang cm hoặc đơn vị khác để dễ dàng sử dụng thanh thước kẻ căn chỉnh lề Ruler trong Word hơn.
Lưu ý: Ruler trong Word hiển thị số đo bất kỳ mà bạn thiết lập trong File =>Options =>Advanced =>Show Measurements In Units Of. Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi đơn vị đo thành cm, mm, point hoặc picas. Tuy nhiên cần lưu ý cài đặt này kiểm soát đơn vị đo lường được sử dụng trong Word chứ không chỉ riêng thanh thước kẻ ruler.
Bạn cũng có thể căn chỉnh lề nhanh chóng trực tiếp ngay trên ruler. Di chuột vào giữa vùng thước màu xám và trắng tại lề muốn chỉnh rồi kéo sang trái hoặc phải (lên hoặc xuống).
Thiết lập thụt đầu dòng
Trên thanh thước kẻ ruler bạn có thể nhìn thấy biểu tượng 2 hình tam giác và 1 hình chữ nhật nhỏ để kiểm soát thụt đầu dòng cho các đoạn văn bản riêng lẻ. Chỉ cần định vị con trỏ trong đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh và kéo để chỉnh.
Nếu muốn thụt đầu dòng nhiều đoạn văn bản, chỉ cần chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thụt đầu dòng. Nếu muốn thụt đầu dòng cả tài liệu, bạn nhấn Ctrl + A, sau đó kéo để chỉnh.
Kéo biểu tượng hình chữ nhật để chỉnh thụt đầu dòng căn lề trái cho cả đoạn văn bản. Khi kéo biểu tượng này, biểu tượng 2 hình tam giác cũng di chuyển theo.
Kéo biểu tượng hình tam giác ở trên cùng để thụt đầu dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn.
Kéo cục tam giác ở giữa để thụt đầu dòng cho tất cả các dòng trong đoạn trừ dòng đầu tiên.
Vùng màu trắng trong cùng bên phải thanh thước kẻ ruler có 1 biểu tượng tam giác nhỏ khác. Kéo nó để chỉnh canh lề phải cho cả đoạn văn.
Thêm các điểm dừng tab
Điểm dừng tab (Tab Stop) là vị trí con trỏ văn bản sẽ nhảy đến khi nhấn phím Tab. Mặc định tài liệu Word không có điểm dừng tab nào cả, vì vậy mỗi khi nhấn phím Tab thì con trỏ chuột sẽ nhảy đến 8 ký tự. Đặt điểm dừng tab giúp bạn kiểm soát và sắp xếp văn bản tốt hơn.
Word cung cấp khá nhiều tùy chọn để thiết lập điểm dừng tab, tuy nhiên các tùy chọn này hơn phức tạp. Nhìn sang góc bên trái tài liệu, ngay trên thanh thước kẻ ruler dọc bạn sẽ nhìn thấy nút Tab Stop.
Click vào nút này để tùy chỉnh các điểm dừng tab mà bạn sẽ đặt:
- Trái: Đây là tùy chỉnh Tab Stop mặc định, được sử dụng nhiều nhất. Văn bản được canh lề trái bắt đầu từ điểm dừng tab được đặt.
- Giữa: Văn bản được căn giữa xung quanh điểm dừng tab được đặt.
- Phải: Văn bản được căn phải và kết thúc tại điểm dừng tab được đặt.
- Số thập phân: Các tab thập phân căn chỉnh số hoặc văn bản dựa trên dấu thập phân, phù hợp cho việc sắp xếp các số liệu tiền tệ, thống kê nhiều con số.
- Bar Tab: Bar tab không tạo điểm dừng tab thực sự. Thay vào đó nó thêm một đường thẳng tại nơi được đặt. Bạn có thể dùng nó để chia cột dọc trong các trường hợp không cần kẻ bảng.
- Thụt lề: Chọn dòng đầu tiên và chọn tùy chọn thụt lề, sau đó click vào khoảng trống bất kỳ trên thanh ruler đang hoạt động (vùng trắng) để đặt thụt lề.
Mẹo hay: Khi đang duyệt qua các kiểu dừng tab mà không biết nghĩa của nó, bạn di qua chuột ra ngoài rồi di chuột vào lại để hiển thị hộp thoại mô tả.
Để chèn một điểm dừng tab, chỉ cần click chuột vào vị trí mà bạn muốn đặt trên vùng trắng (vùng hoạt động) trên thanh ruler. Biểu tượng điểm dừng tab, cho bạn biết mỗi lần nhấn phím Tab thì con trỏ sẽ chạy đến vị trí gần nhất có biểu tượng đó.
Ví dụ, trong đoạn văn bản dưới đây thụt lề trái nửa inch từ lề trái, đường thụt lề dòng đầu tiên thụt vào 1 inch và điểm dừng tab được đặt tại vị trí 2 inch. Khi nhấn phím Tab, con trỏ chuột nhảy đến điểm dừng tab được đặt.
Ngoài ra bạn có thể thêm nhiều Tab Stop khác nhau và click và kéo để di chuyển chúng.
Để xóa một Tab Stop, chỉ cần kéo và thả ra khỏi thanh thước kẻ ruler. Kích đúp chuột vào Tab Stop bất kỳ để thiết lập chúng theo ý bạn.
Bài viết trên đây Taimienphi.vn vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng thanh thước kẻ căn chỉnh lề Ruler trong Word. Thanh thước kẻ Ruler chỉ là một trong những tính năng nhỏ trong Word, giúp ích khá nhiều cho người dùng. Cho phép người dùng căn chỉnh lề, thụt dòng và thiết lập mọi thứ thẳng hàng với điểm đừng tab.