Các tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong cách mà mọi người chia sẻ thông tin với nhau. Theo định nghĩa, tài liệu có chứa văn bản để lưu trữ và chia sẻ các thông tin. Cả PDF và Doc đều có nhiệm vụ là lưu trữ văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, có những sự khác nhau giữa PDF và Doc để phân bổ chúng cho những nhiệm vụ riêng biệt.
Sự khác nhau giữa PDF và Doc, phân biệt PDF và Doc
Về bản chất, tài liệu cũng hoạt động như một bản ghi để ghi lại tất cả các loại giao dịch và thông tin liên lạc giữa 2 hoặc nhiều cá nhân hoặc một nhóm. Với các công ty và tổ chức trên thế giới, việc tạo và xử lý tài liệu được coi là nhiệm vụ “cốt lõi” cho mỗi hoạt động của họ.
Cả PDF hay còn gọi là Portable Document Format và DOC đều là định dạng file lưu trữ bất kỳ loại tài liệu nào. Ngay cả với người dùng không có nhiều kinh nghiệm cũng có thể gửi, truy cập và đọc nội dung trong các file PDF và DOC.
Tuy nhiên cũng có những đặc điểm mà người dùng nên biết để phân biệt PDF và Doc. Trước hết, mỗi định dạng được phát triển bởi các công ty khác nhau. PDF là “sản phẩm trí tuệ” của Adobe Systems , còn DOC là “sự sáng tạo” của gã khổng lồ phần mềm Microsoft . Mỗi công ty cũng sản xuất phần mềm sử dụng để tạo và chỉnh sửa tài liệu tương ứng với các định dạng file; Acrobat của Adobe và Word của Microsoft.
Sự khác biệt tiếp theo giữa PDF và DOC là nền tảng chỉnh sửa nội dung của mỗi định dạng. File DOC có thể được tạo ra bằng cách sử dụng Microsoft Word, và có thể được lưu ở định dạng PDF. Khi người dùng muốn chỉnh sửa file này, họ có thể chuyển PDF sang Word và chỉnh sửa trên đó.
Ngược lại, Adobe tạo ra Acrobat để tạo các file PDF nhưng hạn chế khả năng chỉnh sửa nội dung. Điều này là bởi vì PDF được phát triển dưới định dạng phân phối nhiều hơn và được tất cả các nền tảng công nhận.
Đó là lý do tại sao rất ít người dùng sử dụng Acrobat để tạo các tài liệu. Ngoài ra PDF cũng là một nguồn mở vì vậy bất kỳ một cá nhân hay nhà phát triển nào cũng có thể sử dụng PDF để tạo ra các công cụ chỉnh sửa, trái ngược hoàn toàn với DOC - độc quyền của Microsoft.
Sự khác nhau giữa PDF và Doc lớn nhất là việc chuyển giao nội dung. Các tài liệu được tạo trong file DOC thường ít chính xác và nhất quán hơn so với file PDF - giữ lại tất cả những gì mà tác giả viết trong tài liệu. Và bởi vì Microsoft sở hữu độc quyền phần mềm của mình, đòi hỏi có các thiết lập cụ thể để chuyển giao cùng một nội dung từ người dùng này sang người dùng khác.
Ví dụ điển hình cho trường hợp này là khi một người gửi sử dụng font chữ không được cài đặt trên máy tính người nhận để soạn tài liệu. Khi người nhận mở tài liệu, máy tính sẽ tự động thay thế bằng một font chữ khác mà không phải là font chữ ban đầu người gửi đã sử dụng. Chính vì thế mà nhiều người sau khi đã tao văn bản trên Word thường chuyển Word sang PDF để gửi cho bạn bè, có rất nhiều cách để chuyển Word sang PDF mà các bạn có thể áp dụng.
Đôi khi điều này có thể gây ra một số vấn đề, đặc biệt là các file yêu cầu độ chính xác cao, chẳng hạn như logo công ty hay tiêu đề thư, ….
Việc biết được những điểm khác biệt quan trọng giữa PDF và DOC có thể giúp nhân viên văn phòng và nhà quản lý lựa chọn sử dụng các định dạng file một cách khôn ngoan khi xử lý văn bản.
Tóm lại Sự khác nhau giữa PDF và Doc là:
1. DOC là định dạng file được tạo ra bởi Microsoft còn PDF là định dạng file văn bản phổ biến của Adobe Systems.
2. Microsoft Word được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các file DOC, còn Adobe Acrobat sử dụng để tạo các file PDF.
3. Có thể sử dụng Word để chỉnh sửa các tài liệu được tạo ra bằng Word nhưng lưu ở định dạng PDF. Còn việc chỉnh sửa file PDF được tạo bằng Acrobat phải thông qua ứng dụng của bên thứ 3.
4. Về bản chất, DOC là độc quyền và PDF là nguồn mở.
5. Việc chuyển giao nội dung trong file DOC thường kém chính xác hơn, trong khi đó file PDF có thể giữ nguyên chính xác nội dung và hình thức của tài liệu.