Trên thực tế chúng ta thường hay bắt gặp bài toán thống kê với một hoặc nhiều điều kiện ràng buộc và thường dùng hàm Hàm Count để đếm, Hàm COUNT trong Excel phần nào giúp bạn thực hiện những thao tác đó.
Hàm COUNTIF cũng vậy, tuy nhiên COUNTIF là hàm đếm có điều kiện. Lưu ý, tùy theo cài đặt của từng máy mà các bạn dùng dấu phân cách trong các hàm là “,” hoặc “;” các bạn nhé!Với đề bài yêu cầu thống kê mà cho biết một điều kiện cụ thể, ta dùng hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF là hàm đếm dữ liệu có điều kiện trong Excel và được sử dụng với cú pháp =COUNTIF(range;criteria).
Trong đó:
+ Range: Là phần vùng muốn đếm dữ liệu bắt buộc phải có. Có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
+ Criteria: Là phần điều kiện bắt buộc phải có để đếm các giá trị trong range, có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản.
Để đếm được số học sinh nam ta sử dụng công thức cho ô D15 như sau:=COUNTIF(C5:C14,"Nam")
2.1. Đếm số lần xuất hiện trong bảng
Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel để đếm sản phẩm Nokia bạn nhập công thức: =COUNTIF(K7:K14,"Nokia"). Vào ô bạn muốn hiển thị kết quả.
Bước 2: Nhấn Enter để hiện kết quả.
2.2. Đếm dữ liệu theo một điều kiện nhất đinh.
Để đếm số lượng bán trên 100 bạn sử dụng câu lệnh như sau: =COUNTIF(M7:M14,">100") vào ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
2.3. Tìm kiếm và đếm số lần xuất hiện dữ liệu.
Để tìm kiếm số lần xuất hiện dữ liệu iPhone trong mục sản phẩm bạn sử dụng hàm sau: =COUNTIF(K7:K14,"i*") vào ô kết quả muốn hiển thị.
Chú ý: Với i* là thể hiện các dữ liệu có ký tự đầu tiên là i.
- Sau đó nhấn Enter để hiện kết quả.
2.4. Dùng ký tự khác để đếm dữ liệu.
Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =COUNTIF(K7:K14,"<>"&K9) vào muốn hiển thị kết quả.
Chú ý: Ký tự <> để tìm kiếm giá trị không phải (hay còn gọi là khác).
- Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Lỗi #VALUE! là một trong những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hàm COUNTIF cũng như hàm COUNTIFS.
3.1. Công Thức Tham Chiếu Các Ô Trong Bảng Tính Đã Đóng
Hàm COUNTIF/COUNTIFS tham chiếu đến ô trong vùng dữ liệu của bảng tính bị đóng và trả về kết quả là thông báo lỗi #VALUE!.
Lưu ý: Lỗi này cũng xảy ra tương tự với một số hàm Excel khác như hàm SUMIF, SUMIFS, COUNTBLANK, và một số hàm khác.
Giải pháp sửa lỗi: Để khắc phục lỗi này chỉ cần mở bảng tính chứa vùng dữ liệu được tham chiếu trong công thức, nhấn phím F9 để làm mới công thức.
Ngoài ra bạn cũng có áp dụng cách trên để sửa lỗi #VALUE! khi sử dụng kết hợp hàm SUM và IF trong công thức mảng.
3.2 Chuỗi Dài Hơn 255 Ký Tự
Giải pháp: Rút ngắn chuỗi nếu có thể. Nếu không thể rút gọn chuỗi, sử dụng hàm CONCATENATE hoặc toán tử (&) để chia giá trị thành nhiều chuỗi. Ví dụ:
=COUNTIF(B2:B12,"chuỗi dài"&"chuỗi dài khác")
3.3 Hàm COUNTIF Không Tính Giá Trị Trên Vùng Dữ Liệu Không Liên Tục
Giải pháp: Hàm Excel COUNTIF không hoạt động trên các vùng dữ liệu không liên tục, và cú pháp của hàm cho phép xác định một ô riêng làm tham số đầu tiên. Thay vào đó bạn có thể sử dụng kết hợp nhiều hàm COUNTIF:
Công thức sai: =COUNTIF(A2,B3,C4,">0")
Công thức đúng: =COUNTIF(A2,">0") + COUNTIF(B3,">0") + COUNTIF(C4,">0")
Hoặc cách khác là sử dụng hàm INDIRECT để tạo các dữ liệu mảng. Ví dụ 2 công thức dưới đây đều trả về một kết quả giống nhau:
=SUM(COUNTIF(INDIRECT({"C2:C8","E2:E8"}),"=0"))
=COUNTIF($C2:$C8,0) + COUNTIF($E2:$E8,0)
3.4. Sử Dụng Dấu & Và Dấu Ngoặc Kép (“”) Trong Công Thức COUNTIF
Giải pháp: Cú pháp hàm COUNTIF rất khó hiểu. Dấu & và dấu ngoặc kép (“”) được sử dụng trong công thức để tạo chuỗi văn bản cho đối số. Bạn có thể tuân thủ các quy tắc dưới đây:
- Nếu sử dụng một số hoặc tham chiếu ô trong điều kiện so sánh chính xác, bạn không cần dấu & và dấu ngoặc kép. Ví dụ: =COUNTIF(A1:A10,10) hoặc =COUNTIF(A1:A10,C1).
- Nếu phần điều kiện của bạn bao gồm văn bản, ký tự đại diện hoặc toán tử nào đó kèm theo số, bạn phải đặt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: = COUNTIF (A2: A10, "chanh") hoặc = COUNTIF (A2: A10, "*") hoặc = COUNTIF (A2: A10, "> 5")
- Nếu sử dụng biểu thức có tham chiếu ô hoặc hàm Excel khác, bạn phải sử dụng dấu ngoặc kép (“”) để bắt đầu chuỗi văn bản và dấu và (&) để nối và kết thúc chuỗi.
Ví dụ:
- Nếu nghi ngờ và băn khoăn không biết có phải thêm dấu ngoặc kép hoặc dấu &, thử thêm các dấu này.
Trong hầu hết các trường hợp, dấu & đề hoạt động. Ví dụ các công thức:
đều hoạt động và trả về cùng một kết quả.
3.5. Lỗi Khi Sử Dụng Hàm COUNTIF Để Đếm Các Ô Định Dạng Màu
Giải pháp: Cú pháp hàm Excel COUNTIF không cho phép sử dụng các điều kiện định dạng làm điều kiện. Cách duy nhất để đếm hoặc tính tổng các ô định dạng màu là sử dụng macro, hoặc chính xác hơn là sử dụng hàm Excel User-Defined. Ngoài ra bạn có thể tìm thấy mã hoạt động trong các ô định dạng màu theo cách thủ công.
3.6. Hàm Excel COUNTIF Không Hoạt Động
Giải đáp: Giả sử nếu viết công thức đúng nhưng hàm COUNTIF không hoạt động, hoặc trả về kết quả sai, thử kiểm tra các điều kiện như phạm vi, điều kiện, tham chiếu ô, sử dụng dấu & và dấu ngoặc kép (“”).
Cẩn thận khi sử dụng dấu cách trong công thức COUNTIF. Khi tạo công thức tính nên để ý dấu cách. Nếu công thức có dấu cách có thể gây ra lỗi.Ví dụ công thức =COUNTIF(B2:B13," chanh").
Nhìn qua thì công thức không có gì sai, ngoại trừ có dấu cách sau dấu ngoặc kép. Microsoft Excel sẽ nuốt công thức này mà không hiển thị thông báo lỗi, cảnh báo hoặc bất kỳ dấu hiệu nào khác, giả sử trường hợp này bạn muốn đếm các ô chứa từ “chanh”.
Nếu sử dụng hàm COUNTIF nhiều điều kiện, chia công thức thành nhiều phần khác nhau và kiểm tra từng hàm một.
Tương tự hàm COUNTIF bạn có thể xem thêm cách thức sử dụng Hàm COUNTIFS, hàm thống kê có điều kiện .Trên đây chỉ là 2 trong số rất nhiều ví dụ cụ thể trong cuộc sống mà đôi lúc bạn cần phải nhờ tới và sử dụng hàm COUNTIF để tính toán số lượng các vấn đề trong nhiều công việc cụ thể.
Hàm đếm là một trong nhiều hàm của Excel, Hàm tìm kiếm cũng tương tự vậy, nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một hàm tìm kiếm thì Vlookup là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Hàm Vlookup giúp bạn tìm kiếm các kết quả tốt nhất và với thời gian nhanh nhất.
Trong công cụ Excel có rất nhiều phím tắt hữu ích với người dùng, 11 phím tắt Excel mà Taimienphi đã chia sẻ trong bài viết gần đây sẽ giúp các bạn có các thao tác với công cụ này nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, chi tiết, bạn xem danh sách 11 phím tắt Excel tại đây.