Với cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel trong bài viết này bạn đọc có thể áp dụng cho việc đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003. Excel cũng áp dụng cho các phiên bản tương tự như vậy, việc làm này là hoàn toàn cần thiết để bảo mật dữ liệu của bạn. Cho dù bạn đang ở một môi trường an toàn hay không thì việc bảo mật dữ liệu là không bao giờ thừa.
- Ngăn chặn người lạ sao chép nội dung tài liệu.
- Không cho người khác chỉnh sửa, định dạng các nội dung quan trọng có trong tài liệu.
- Bảo mật dữ liệu, đảm bảo an toàn khi soạn thảo.
1. Đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013.
Bước 1: Phiên bản Word Office 2016 và 2013 có giao diện giống nhau hoàn toàn nền chúng ta có thể áp dụng cho nhau. Đầu tiên để đặt mật khẩu cho file Word bạn hãy mở 1 file bất kỳ hoặc file mà bạn đang muốn đặt mật khẩu cho file Word sau đó chọn File.
Bước 2: Menu file hiện ra bạn chọn Save As (để lưu file) rồi chọn Browse để lựa chọn vị trí lưu file.
Bước 3: Trong mục save file bạn khoan nhấn Save vội, hãy chỉ chuột vào phần Tools để hiện ra menu ở dưới rồi chọn General Options.
Bước 4: Trong General chính là phần đặt mật khẩu cho file Word.
- Password to open: Đặt mật khẩu mở file nhưng không kèm chỉnh sửa.
- Password to modify: Đặt mật khẩu để mở file kèm quyền chỉnh sửa.
Sau đó bạn phải xác nhận lại và nhập mật khẩu mở file (không kèm chỉnh sửa).
Cuối cùng xác nhận lại và nhập mật khẩu mở file kèm quyền chỉnh sửa rồi OK, như vậy việc đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013 đã hoàn tất rồi đó.
2. Đặt mật khẩu cho file Word 2010
Bước 1: Về cơ bản thì thao tác thực hiện việc đặt mật khẩu cho file Word 2010 giống trên Word 2016, 2013 chỉ khác một chút ở giao diện đầu tiên mà thôi. Đầu tiên trên giao diện bạn chúng ta bấm vào File.
Bước 2: Tại đây bạn chọn Save as, bạn sẽ được lưu luôn file Word của mình.
Đến bước tiếp theo để đặt mật khẩu cho file Word bạn làm y theo bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013.
3. Đặt mật khẩu cho file Word 2007
Bước 1: Cũng giống như Word 2010 khi giao diện chỉ có khác biệt một chút nên không có gì khó khăn nếu bạn thực hiện đặt mật khẩu cho file Word trên phiên bản này. Đầu tiên trên giao diện bạn chúng ta bấm vào File.
Bước 2: Sau đó bạn chọn Save As > và lựa chọn Word Document.
Sau đó bạn làm y theo bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Word 2016, 2013 nhé.
4. Đặt mật khẩu cho file Word 2003
Bước 1: Ở phiên bản 2003 lại hoàn toàn khác biệt so với phiên bản trước, mặc dù hiện nay không còn nhiều người sử dụng phiên bản này nhưng Taimienphi.vn sẽ không bỏ qua hướng dẫn phiên bản này cho bất cứ ai cần.
Đầu tiên bạn không phải nhấn vào file như mọi phiên bản mà thay vào đó bạn phải chọn Tools trên thanh Menu và sau đó nhấn vào Options.
Bước 2: Tìm Tab Security và sau đó tiến hành đặt mật khẩu với 2 phần Password to open và Password to modify chúng tôi có nói ở trên. Sau khi hoàn tất việc đặt mật khẩu cho file Word hãy nhấn OK để xác nhận thao tác trên nhé.
5. Cách đặt mật khẩu, khóa bằng Protect Workbook
Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở File Word muốn đặt mật khẩu => chọn Review => chọn Protect => chọn Restrict Editing.
Bước 2: Để người khác không sao chép hay chỉnh sửa nội dung tài liệu, thì tại mục Editing restrictions, bạn tích chọn Allow only this type of editing in the document.
Bước 3: Tại đây bạn chọn một trong các quyền sau:
+ Tracked changes: Cho phép thực hiện thay đổi có để lại nhận biết.
+ Comments: Cho phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
+ Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
+ No changes (read only): Không cho phép thay đổi, chỉnh sửa bất cứ đối tượng nào trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Bước 4: Sau khi chọn xong bạn chọn Yes, Start Enforcing Protection như trong hình.
Bước 5: Tại hộp thoại Start Enfocing Protection bạn điền mật khẩu và nhập lại lần nữa để xác nhận sau đó chọn OK.
6. Gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word
Bước 1: Mở file Word đã được đặt mật khẩu sau đó chọn mục File.
Bước 2: Tại đây bạn chọn Save As
Bước 3: Trước khi lưu lại file bạn cần chọn mục Tools => chọn General Options.
Bước 4: Lúc này bạn chỉ cần xóa mật khẩu ở hai mục Password to Open và Password to moddify sau đó chọn OK là xong và có thể lưu lại file để hoàn tất.
7. Khóa một vùng dữ liệu trên Word
- Cách khóa 1 section tùy ý trên Word
Bước 1: Mở file Word đã tạo trước đó lên sau đó chọn mục Layout => Chọn Breaks => Chọn Continuous.
Bước 2: Chọn mục Review => Chọn Protect => Chọn Restrict Editing.
Bước 3: Trong mục Editing restrictions tích vào Allow only this type of editing in the document và chọn chế độ Filling in forms.
Bước 4: Chọn Select sections ... ở ngay phía dưới như trong hình.
Bước 5: Ở cửa sổ Section Protection, chọn các section bạn muốn khóa và nhấn OK
Bước 6: Sau đó bạn chọn Yes, Start Enforcing Protection
Bước 7: Nhập mật khẩu bạn muốn cài đặt và nhấn Ok.
- Cách khóa 1 phần, vùng nhỏ dữ liệu Word
Trước tiên bạn cần mở thẻ Developer trong Word. Để mở thẻ này bạn cần: Mở mục File và chọn Options => nhấn vào mục Customize the Ribbon, ở cửa sổ Main Tabs tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK
Sau khi đã kích hoạt thẻ Developer bạn tiến hành các bước sau:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn khóa => Chọn Developer => Chọn Rich text như trong hình.
Bước 2: Sau đó chọn tiếp mục Properties trong thẻ Developer.
Bước 3: Khi này hộp thoại Content Control Properties hiện ra bạn có thể đặt tiêu đề cho đoạn khóa ở mục Tittle và tích vào 2 ô trong phần Locking đó là ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit sau đó chọn OK.
Bước 4: Tiếp tục ở thẻ Developer chọn Restrict Editing.
Bước 5: Ở cửa sổ hiện ra tích vào ô Limit Formatting to a selection of styles trong phần Formatting Restricstions.=> Chọn Yes, Start Enforcing Protection
Bước 6: Lúc này bạn chỉ cần nhập và xác nhận lại mật khẩu vào 2 ô sau đó chọn OK.
1. Đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013
Bước 1: Tương tự như đặt mật khẩu cho file Word , Excel cũng có cơ chế bảo vệ dữ liệu riêng cho mình và cách thức không khác Word nhiều lắm. Đầu tiên hãy nhấn vào File trên thanh Menu.
Bước 2: Sau đó chọn Save As rồi nhấn tiếp vào Browse để tiến hành đặt mật khẩu cho file Excel.
Bước 3: Trước khi nhấn vào Save, hãy nhấn vào phần Tools ở dưới và chọn General Options để tiến hành đặt mật khẩu cho file Excel.
Bước 4: Việc đặt mật khẩu cho file Excel rất đơn giản, bạn chỉ cần nhập mật khẩu cho phần Password to open và Password to modify.
Lưu ý: Bạn có thể đặt mật khẩu khác nhau cho cả 2 dòng.
Công việc tiếp theo là xác nhận lại mật khẩu cho Password to open.
Và xác nhận mật khẩu cho Password to modify rồi nhấn OK để xác nhận.
2. Đặt mật khẩu cho file Excel 2010
Bước 1: Việc đặt mật khẩu cho file Excel giống trên Excel 2016, 2013 chỉ khác một chút ở giao diện bước đầu mà thôi. Đầu tiên trên giao diện bạn chúng ta bấm vào File.
Bước 2: Tại đây bạn chọn Save as, bạn sẽ được lưu luôn file Excel của mình.
Đến bước tiếp theo để đặt mật khẩu cho file Excel bạn làm y theo bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013.
3. Đặt mật khẩu cho file Excel 2007
Bước 1: Cũng giống như Excel 2010 khi giao diện chỉ có khác biệt một chút nên việc thực hiện đặt mật khẩu cho file Excel trên phiên bản này không hề khó khăn. Đầu tiên trên giao diện bạn chúng ta bấm vào File.
Bước 2: Sau đó bạn chọn Save As > và lựa chọn Excel Workbook.
Sau đó bạn làm y theo bước 3 và bước 4 của phần đặt mật khẩu cho file Excel 2016, 2013 nhé.
4. Đặt mật khẩu cho file Excel 2003
Bước 1: Ở phiên bản 2003 thay đổi khá nhiều do ở những phiên bản này chưa nhận được sự tối ưu từ Microsoft, Đầu tiên bạn không phải nhấn vào file như mọi phiên bản mà thay vào đó bạn phải chọn Tools trên thanh Menu và sau đó nhấn vào Options.
Bước 2: Tìm Tab Security và sau đó tiến hành đặt mật khẩu với 2 phần Password to open và Password to modify chúng tôi có nói ở trên. Sau khi hoàn tất việc đặt mật khẩu cho file Word hãy nhấn OK để xác nhận thao tác trên nhé.
5. Cách xóa mật khẩu khóa file Excel
Bước 1: Mở file Excel và điền mật khẩu vào.
Bước 2: Nhấn chọn File.
Bước 3: Tiếp tục chọn mục Save As.
Bước 4: Tiếp tục chọn mục Tools => Chọn General Options...
Bước 5: Lúc này bạn chỉ cần xóa mật khẩu ở 2 mục Password to open và Password to modify sau đó chọn Ok.
Như vậy bạn đã xóa thành công mật khẩu cho file Excel của mình rồi.
6. Cách xóa, đặt mật khẩu file Excel bằng Protect Workbook
- Cách đặt mật khẩu
Bước 1: Mở file Excel chọn mục File trên thanh công cụ.
Bước 2: Tại đây bạn chọn mục Protect Workbook => Chọn Encrypt with Password.
Bước 3: Lúc này tab Encrypt Document hiện lên bạn chỉ cần nhập mật khẩu sau đó chọn OK.
Bước 4: Nhập lại mật khẩu một lần nữa sau đó chọn Ok.
- Kết quả:
- Cách xóa mật khẩu khóa file:
Bước 1: Mở file Excel đã khóa và nhập mật khẩu file để mở.
Bước 2: Tại đây bạn chọn mục File.
Bước 3: Lúc này trong mục Info => Chọn Protect Workbook => Chọn Encrypt with Password.
Bước 4: Lúc này bạn chỉ cần xóa mật khẩu trong ô và chọn OK.
7. Cách tạo và xóa mật khẩu cho sheet trên Excel
- Cách tạo mật khẩu cho Sheet tren Excel
Bước 1: Đầu tiên mở file Excel cần tạo mật khẩu => Chọn mục Review => Chọn Protect Sheer.
Bước 2: Tiếp theo trong cửa sổ Protect Sheet bạn nhập mật khẩu vào ô xong chọn OK.
Bước 3: Nhập lại mật khẩu một lần nữa xong chọn OK.
Khi đó bạn sẽ thấy các mục trên thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa bị mờ chứng tỏ bạn đã khóa chỉnh sửa file thành công.
- Cách xóa mật khẩu, khóa
Bước 1: Mở file đã tạo mật khẩu => Chọn mục Review => Chọn Unprotect Sheet.
Bước 2: Trong bảng Unprotect Sheet nhập lại mật khẩu của file và chọ OK.
Khi này bạn sẽ thấy thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa của trang tính hiển thị như bình thường!
8. Cách bật, tắt bảo vệ một vùng dữ liệu Excel bất kỳ
- Cách cài đặt mật khẩu, khóa một vùng dữ liệu Excel bất kỳ
Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung trang tính sau đó Click chuột phải => Chọn Format Cells....
Bước 2: Trong mục Protection => bỏ dấu tích ở phần Locked sau đó chọn OK.
Bước 3: Sau đó chọn vùng Excel bạn muốn khóa => Chọn chuột phải => Chọn Format Cells...
Bước 4: Trong mục Protection, bạn nhấn chọn lại dấu tích ở phần Locked => Nhấn chọn OK.
Bước 5: Tiếp tục trong phần Review => Chọn Allow Users to Edit Ranges/ Allow Edit Ranges.
Bước 6: Trong hộp thoại vừa xuất hiện => chọn New.
Bước 7: Tiếp theo nhập mật khẩu cho vùng cần khóa như hình bên dưới => Chọn OK.
Bước 8: Bạn Nhập lại mật khẩu để xác nhận => Chọn Ok.
Bước 9: Tiếp theo, chọn Protect Sheet trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges.
Bước 10: Lúc này bạn chỉ cần nhập mật khẩu để khóa chỉnh sửa => Nhấn chọn OK.
Bước 11:Nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận.
- Kết quả: Cuối cùng, khi nhấn chọn vào vùng đã khóa, bạn sẽ thấy xuất hiện lệnh yêu cầu mật khẩu tương tự bên dưới.
- Cách xóa mật khẩu, khóa dữ liệu Excel bất kỳ
Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu đã khóa mật khẩu => Nhấn chọn Review => Chọn Unprotect Sheet để xóa khóa đã tạo
Bước 2: Tiếp theo bạn nhập mật khẩu đã tạo cho vùng đó => Nhấn chọn OK.
Với hướng dẫn trên đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành đặt mật khẩu cho file Word, Excel mọi phiên bản đang hiện có và đây cũng là cách tốt nhất để bảo vệ file, bảo vệ dữ liệu cho văn bản của mình.
Và khi bạn đã tham khảo xong bài viết này thì hãy áp dụng ngay nhé, đừng bao giờ quên bảo mật file Excel, Word mỗi khi tạo file bất kỳ. Vì việc bảo mật file Excel, Word là kiến thức cơ bản bạn cần phải biết.