Trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.
Hướng dẫn trộn thư trên Word
Taimienphi.vn mời bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây để biết cách sử dụng tính năng hay này trên Word.
* Các bước cần chuẩn bị:
- Máy tính cài sẵn chương trình Word 2016.
- Các bạn cần có một mẫu văn bản mời họp và tạo sẵn một file Excel là danh sách mời họp.
Bước 1: Mở văn bản gốc là file Word lên, nhấn vào tab Mailings ->Start Mail Merge -> chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện Mail Merge.
Bước 2: Chọn kiểu cần trộn văn bản Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên bạn chọn Letters -> tiếp theo, bạn chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tại đây bạn chọn văn bản bắt đầu để trộn thư. Do ngay từ đầu bạn đã mở văn bản Word cần trộn nên bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) -> tiếp theo chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Đến bước này bạn cần thêm danh sách tên học sinh, tên phụ huynh, lớp... để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.
Nếu bạn đã có danh sách thông tin trong file Excel thì bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel) hoặc bạn chọn Select a different list file nếu bạn đã từng chọn một lần rồi.
Trong cửa sổ Select Data Source -> bạn chọn đến file danh sách -> sau đó nhấn Open.
Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ -> nhấn OK.
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.
Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Tại đây bạn thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin -> tiếp theo chọn Mailings ->Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp.
Ví dụ tại dòng Kính mời (ông/bà) bạn chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh bạn chọn trường Họ tên học sinh, tại dòng Học lớp bạn chọn trường Lớp.
Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải -> sau khi đã thêm xong bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.
Bước 6: Để thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư -> bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác bạn chọn Next: Complete the merge.
Nếu bạn muốn in thư thì bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.
Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2016 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn... mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng Word chắc hẳn bạn sẽ không tránh khỏi mắc những lỗi vặt và cần phải tìm cách khắc phục xử lý, chẳng hạn như lỗi cách chữ trong Word. Để khắc phục lỗi này bạn chỉ cần xử lý theo hướng dẫn Sửa lỗi cách chữ trong Word mà Taimienphi.vn đã từng hướng dẫn, chia sẻ là sẽ xử lý được. Chúc bạn thành công!
Một thủ thuật khác cũng hay được người dùng sử dụng khi soạn thảo văn bản đó là lặp lại dòng tiêu đề của các bảng biểu ở các trang trong Word, việc này giúp tiết kiệm thời gian hơn thay vì phải copy lại từng dòng tiêu đề một. Nếu bạn chưa nắm rõ hãy tham khảo lại trên Taimienphi nhé.