Công cụ Word 2016 ngoài việc giúp người dùng soạn thảo văn bản, hỗ trợ đọc tài liệu .DOC thì đây còn là ứng dụng có tích hợp tính năng chuyển đổi (convert) tài liệu sang định dạng PDF hiệu quả - tức là người dùng có thể chuyển file Word sang PDF trong Office 2016 mà không phải người sử dụng nào cũng biết. Bạn có thể chuyển word sang pdf hoặc là chuyển excel sang pdf khi sử dụng bộ Office này.
Để chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF, các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn mở file Word cần chuyển đổi sang định dạng PDF lên. Tại giao diện chính, nhấn chọn menu File trên cùng phía bên trái của giao diện.
Bước 2: Tại menu bên trái ở phía ngoái cùng giao diện -> bạn nhấn vào Export -> chọn Create PDF/XPS Document -> rồi Create PDF/XPS.
Bước 3: Bạn sẽ thấy giao diện Publish as PDF or XPS xuất hiện -> tại đây, bạn có thể chọn thư mục lưu tài liệu PDF sau khi thực hiện chuyển đổi. Trường hợp bạn muốn đặt mật khẩu (password) cho file PDF -> bạn nhấn chọn thêm xuống Options... ở ngay phía dưới.
Bước 4: Thực hiện tick chọn vào Encrypt the document with a password ->nhấn OK để tiếp tục.
Bước 5: Trong giao diện Encrypt PDF Document như hình ảnh dưới -> bạn thực hiện việc nhập mật khẩu hai lần cho file PDF mà mình muốn đặt pass bảo vệ file -> nhập xông, bạn nhấn OK để lưu lại thiết lập.
Bước 6: Tiếp đến, nếu bạn không muốn để chế độ tự động mở file PDF sau khi chuyển -> bạn bỏ tick ở ô Open file after publishing. Sau đó, nhấn chuột vào Publish để chuyển đổi định dạng Word sang PDF với chế độ có đặt mật khẩu bảo vệ file.
Bước 7: Việc chuyển đổi hoàn tất, bạn sẽ thấy file PDF vừa được chuyển đổi. Bạn có thể mở file PDF này lên, và tất nhiên bạn sẽ phải nhập mật khẩu thì mới mở được.
Vậy là chỉ một vài bước đơn giản ở trên, các bạn đã có thể chuyển file Word sang PDF trong Office 2016 rất đơn giản và nhanh chóng phải không nào! Ngoài ra, các bạn cũng có thể chuyển file Word sang PDF trực tuyến bằng Convertonlinefree hoặc sử dụng các web chuyển đổi Word sang PDF trực tuyến miễn phí như SmallPDF, hay Pdfonline, hoặc là Pdfcandy... đều được. Chúc các bạn thành công.