Sử dụng và chỉnh sửa file Word, Excel, PowerPoint trực tuyến thật sự hữu ích trong một số tình huống cụ thể thay vì bạn phải cài đặt các bản Office rắc rối và mất thời gian như hiện nay. Dùng Word, Excel hay PowerPoint trực tuyến, giúp bạn có thể soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, tạo slide thuyết trình mọi lúc mọi nơi nhanh chóng, an toàn mà không lo sợ bị mất dữ liệu.
Cách 1: Sử dụng bộ công cụ Office Online của Microsoft
Bộ công cụ này thường xuyên được update các tính năng mới nhất trên MS Office do vậy việc xử lý nhiều đình dạng file văn bản sẽ đơn giản, hiệu quả và đây là cách rất đáng để bạn lựa chọn.
Bước 1: Bạn cần đăng ký tài khoản Microsoft và đăng nhập theo địa chỉ https://login.microsoftonline.com/ Hoặc:
- Truy cập vào trang Word Online Tại đây
- Truy cập vào trang Excel Online Tại đây
- Truy cập vào trang PowerPoint Online Tại đây
Hình trên là các ứng dụng được thiết lập trên Office Online. Ngoài các ứng dụng văn phòng thường dùng như Word, Excel, PowerPoint thì còn có các bộ công cụ khác như Outlook, OneNote, Sway...
Bước 2: Tại đây bạn có thể tạo tài liệu mới hoặc bạn chọn Tải lên Tài liệu để xử lý..
Sau đó, bạn chọn văn bản cần chỉnh sửa -> rồi nhấn Open để Upload file lên.
Bước 3: Sau khi Upload xong, tại giao diện ứng dụng bạn sẽ thấy các công cụ tương tự như Office để bạn có thể tạo và chỉnh sửa file văn bản. Sau khi chỉnh sửa thành công bạn click vào phần Tệp.
Bạn chọn Lưu dưới dạng -> rồi chọn Tải xuống Bản sao để lưu về máy tính. Hoặc có thể lựa chọn Tải xuống dưới dạng PDF hoặc dưới dạng ODT.
Cửa sổ mới xuất hiện, bạn chọn nhấn chọn Tải xuống.
Bạn chọn nơi để Save file, sửa tên trong phần File name rồi nhấn chọn Save là xong.
Ngoài việc bạn chọn Lưu dưới dạng thì bạn có thể chọn để in ấn hoặc chia sẻ tài liệu trực tuyến thông qua Office Online của Microsoft, để trao đổi nhanh các công việc của mình.
Cách 2: Sử dụng bộ công cụ Google Drive
Với cách này, bạn có thể sử dụng Google Drive để chỉnh sửa các file Word, Excel, PowerPoint được đính kèm trong email rất đơn giản nhưng lại hiệu quả.
Bước 1: Bạn đăng nhập Gmail của bạn -> Mở email có file cần chỉnh sửa -> chọn Lưu vào Drive (1) -> rồi chọn Chỉnh sửa (2) như hình dưới.
Bước 2: Sau khi bạn nhấn Chỉnh sửa -> sẽ xuất hiện tab mới Google Tài liệu được mở ngay bên cạnh. Tại đây bạn có thể thực hiện chỉnh sửa file của mình.
Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong bạn quay trở về Google Drive của mình để tải về hoặc chia sẻ văn bản trực tuyến (bạn nhấn chuột phải vào file vừa chỉnh sửa trong Google Drive rồi chọn Download).
Các thao tác để bạn Download rồi lưu file về máy tính bạn thực hiện tương tự như việc lưu file trong Cách 1 nhé (chọn nơi để Save file, sửa tên trong phần File name rồi nhấn chọn Save để lưu).
Như vậy là mình vừa hướng dẫn xong bạn hai cách để bạn có thể Chỉnh sửa file Word, Excel, PowerPoint trực tuyến rất đơn giản và hiệu quả.
Đối với cách sử dụng bộ công cụ Google Drive, trường hợp đơn giản thì bạn có thể cài đặt các App như Google tài liệu, Google bảng tính... trên Smartphone để chỉnh sửa trực tiếp trên điện thoại của bạn cũng là một giải pháp hay. Chúc bạn thành công.