Hiện có một số cách giúp bạn tạo biểu đồ tương tác trong Excel. Bạn có thể sử dụng data validation, sử dụng hàm VBA, hyperlinks hoặc chỉ cần một hàm đơn giản là Index trên Excel mà thôi, với hàm Index này, bạn có thể tạo biểu đồ tương tác rất dễ dàng, nó sẽ biến các biểu đồ Excel tĩnh trở thành biểu đồ động.
Dùng hàm Index giúp bạn nhanh chóng tạo biểu đồ tương tác trên Excel
1. Tạo dữ liệu
Bước 1: Đầu tiên là bạn tạo một bảng dữ liệu. Ví dụ như hình dưới là dữ liệu về thời gian xuất hiện của các nhân vật trong một bộ phim.
Bước 2: Bạn có thể thực hiện tương tự như trong ví dụ trên đây. Bạn thực hiện sắp xếp dữ liệu theo hàng và không để khoảng trống giữ chúng. Khi bạn hoàn thành tạo biểu đồ, thì bạn có thể chuyển đổi vị trí giữa Nhân vật 1 và Nhân vật 2, đồng thời biểu đồ sẽ tự động cập nhật dữ liệu chuẩn.
Bước 3: Tiếp đến, bạn thực hiện copy và paste hàng tiêu đề xuống dưới bảng dữ liệu:
Tại hàng thứ 3 tính từ tiêu đề bạn vừa tạo -> bạn nhập từ Thiết lập vào 1 ô -> sau đó điền một số giữ chỗ (placeholder number) vào ô bên cạnh ô Thiết lập. Mục đích của việc này là làm các phần giữ chỗ để làm cơ sở sắp tới bạn tạo trình đơn thả xuống.
Khi đã đúng vị trí, bạn sẽ nối các phần tử này bằng hàm INDEX. Bạn nhập công thức vào hai ô bên trên ô Thiết lập là ô B9.
=INDEX($B$3:$I$6,$C$11,0)
Trong công thức trên, thì $B$3:$I$6 chính là toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn lấy, $C$11 chính là ô xác định dữ liệu sẽ hiển thị (số mà bạn đặt bên cạnh ô Thiết lập). Kết thúc của hàm này bằng một tham chiếu cột, do chúng ta đã chỉ ra ô cụ thể rồi nên sẽ điền là 0.
Bước 4: Sau khi nhấn Enter -> Bạn di chuột xuống phía dưới góc của ô vừa nhập công thức -> bạn sẽ thấy mũi tên biến thành dấu "+" -> Bạn thực hiện kéo nó từ trái sang phải trên toàn bộ hàng để copy công thức vừa rồi bạn nhập.
Và bạn sẽ có các kết quả tương tự cho các ô còn lại. Nếu bạn thay đổi số trong ô Thiết lập thì những dữ liệu khác cũng tự động cập nhật theo. Ví dụ, bạn nhập 1 vào ô -> dữ liệu mới xuất hiện liên quan đến Nhân vật 1
2. Tạo biểu đồ
Tiếp theo các thao tác để bạn thực hiện sẽ dễ dàng hơn, đó chính là thao tác tạo biểu đồ. Bạn sẽ thao tác thủ công bằng tay, chọn từ menu để biến những dữ liệu hiện có thành một biểu đồ.
Bước 1: Bạn chọn dữ liệu tạo biểu đồ rồi vào tab Insert -> chọn Recommended Charts
Bạn chọn biểu đồ mình muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng biểu đồ hình cột vì thấy những dữ liệu này sẽ phù hợp với biểu đồ cột.
Bước 2: Khi chọn xong, biểu đồ sẽ hiển thị ra như hình dưới. Và các dữ liệu trong biểu đồ sẽ trùng khớp với dữ liệu trong bảng biểu.
Bước 3: Nếu bạn thay đổi số bên cạnh ô Thiết lập -> lập tức biểu đồ cột sẽ tự động thay đổi theo.
3. Thêm trình đơn thả xuống
Phần này là bạn sẽ biến biểu đồ động này trở lên thân thiện, linh hoạt hơn với trình đơn thả xuống.
Bước 1: Bạn vào tab Developer -> nhấn chọn vào Insert -> chọn Combo Box (Form Control) trong menu Controls như hình dưới.
Lập tức sẽ cho phép bạn tạo một trình đơn thả xuống -> và bạn lựa chọn chỗ để đặt trình đơn này trong bảng tính Excel cho hợp lý. Ví dụ: bạn có thể đặt trình đơn này bên trên biểu đồ.
Bước 2: Tiếp đến, bạn nhấn chuột phải vào đối tượng -> rồi chọn Format Control. Bạn chọn đối tượng trong trường Input range theo như mô tả hình ảnh dưới:
Phần trường Cell link -> bạn chọn khớp với ô có chứa số chỉ ra tập dữ liệu vừa được chọn.
Bước 3: Bạn nhấn chọn OK rồi kiểm tra lại trình đơn thả xuống vừa được tạo. Tại đây, bạn có thể chọn tập dữ liệu theo tên -> khi đó biểu đố sẽ tự động được cập nhật theo. Hình dưới là bạn chọn Nhân vật 1:
Con đây là khi bạn chọn Nhân Vật 3:
Sau khi hoàn thành -> bạn có thể căn chỉnh, đổi font, tăng cỡ chữ... để bảng tính, file Excel của bạn được đẹp, gọn gàng.
Như vậy là bạn đã biết sử dụng hàm Index tạo biểu đồ tương tác trong Excel rồi đó. Nếu bạn đã biết cách vẽ biểu đồ Excel hay vẽ đồ thị Excel thì với những thao tác có vẻ hơi dài trong bài viết này nếu bạn bỏ thời gian ra một chụt đọc kỹ rồi thực hành mình tin chắc bạn sẽ thấy dễ hiểu và thấy nó thật đơn giản thôi bạn ạ.
Nếu có cách khác thực hiện hay hơn, hãy để lại comment và những chia sẻ để chúng ta cùng thảo luận bạn nhé! Chúc bạn thành công.