Để làm được công việc kế toán thì ngay khi bạn còn ngồi trên ghế nhà trường, bạn đã tiếp xúc và bắt đầu học bộ môn Excel rồi. Có lẽ, đây là một trong những bộ môn cơ bản nhất và là bắt buộc đối với hầu hết các bạn học nghành kế toán. Hàm trong Excel thì có rất nhiều, tuy nhiên sẽ chỉ có một lượng nhất định được coi là hàm Excel cơ bản, thường dùng trong kế toán mà thôi.
Nắm rõ cách dùng các hàm trong kế toán giúp công việc kế toán viên thuận lợi, dễ dàng hơn
Dưới đây là 20 hàm Excel thông dụng trong kế toán, và đều là những hàm cơ bản nên bạn cần xem kỹ, ghi nhớ để áp dụng trong công việc được tốt.
Nhóm hàm thống kê
1. Hàm SUM
Sử dụng để tính tổng tất cả các số trong vùng dữ liệu được chọn.
- Công thức: SUM(Number1, Number2, Number3...)
- Trong đó: Number1, Number2, Number3... là những số cần phải tính tổng.
2. Hàm SUMIF
Hàm SUMIF giúp bạn tính tổng giá trị của các ô được chọn với điều kiện cụ thể, và Hàm SUMIF hay được dùng trong nghiệp vụ kết chuyển cuối tháng khi bạn làm nhật ký chung, tính toán cho các bảng tổng hợp nhập, xuất hàng hóa...
- Công thức: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) = SUMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)
- Trong đó:
+ Range: Là dãy số bạn muốn xác định tổng.
+ Criteria: Là điều kiện bạn muốn tính tổng (có thể là biểu thức, chuỗi hoặc là số)
+ Sum_range: Là các ô chứa giá trị bạn cần tính tổng
- Ví dụ:
=SUMIF (B2:B10, "<=200")>Enter sẽ ra kết quả. Ở đây bạn đang tính tổng giá trị trong vùng chọn từ B2 đến B10 với điều kiện giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 200)
3. Hàm AVERAGE
Đây là hàm tính giá trị trung bình của các đối số nhập vào.
- Công thức: AVERAGE(Number1, Number2, Number3...)
- Trong đó: Number1, Number2, Number3... chính là các số bạn nhập vào cần tính giá trị trung bình.
4. Hàm SUMPRODUCT
Hàm này dùng để tính tích của dãy ô, từ đó ta tính tổng của các tích đó.
- Công thức: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3...)
- Trong đó: Array1, Array2, Array3... lần lượt là các dãy ô mà bạn muốn tính tích, từ đó ta tính tổng các tích.
- Ví dụ: =SUMPRODUCT(A2:A8, B3:B8, C5:C19)
5. Hàm MAX
Hàm này giúp bạn trả về kết quả số lớn nhất trong dãy được nhập vào.
- Công thức: MAX(Number1, Number2, Number3...)
- Trong đó: Number1, Number2, Number3... Chính là dãy số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.
6. Hàm LAGRE
Đây hàm giúp bạn tìm số lớn thứ k trong dãy ô được nhập.
- Công thức: LAGRE(Array, k)
- Trong đó: Array chính là là dãy ô cần xác định, k là thứ hạng số bạn muốn tìm, tính từ số lớn nhất.
Ví dụ: =LAGRE(D5:D21, 4) -> ở đây là bạn đang tìm số lớn thứ 4 trong dãy ô từ D5 đến D21.
7. Hàm MIN
Đây là hàm trả về kết quả là số nhỏ nhất trong dãy được bạn nhập vào.
- Công thức: MIN(Number1, Number2, Number3...)
- Trong đó: Number1, Number2, Number3... Chính là dãy số bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
8. Hàm SMALL
Dùng hàm này giúp bạn tìm số có giá trị nhỏ thứ k trong dãy ô được bạn nhập vào.
- Công thức: SMALL(Array, k)
- Trong đó: Array chính là dãy ô được chọn, còn k là thứ hạng của số mà bạn cần tìm tính từ số nhỏ nhất.
9. Hàm COUNT
Đây là hàm đếm dữ liệu của các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy được bạn nhập vào.
- Công thức: COUNT(Value1, Value2, Value3...)
- Trong đó: Value1, Value2, Value3... chính là dãy hay mảng dữ liệu được bạn chọn.
10. Hàm COUNTA
Dùng hàm này giúp bạn đếm dữ liệu của tất cả các cô chứa dữ liệu.
- Công thức: COUNTA(Value1, Value2, Value3...)
- Trong đó: Value1, Value2, Value3... chính là dãy hay mảng dữ liệu được bạn chọn.
11. Hàm COUNTIF
Đây là hàm đếm các ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện được cho trước.
- Công thức: COUNTIF(Range, Criteria)
- Trong đó:
+ Range là dãy dữ liệu bạn muốn đếm.
+ Criteria là điều kiện cho các ô được đếm
- Ví dụ:
=COUNTIF(A1:A50, ">2000") -> Bạn dùng công thức này để đếm tất cả các ô trong dãy từ A1 đến A50 với điều kiện là thỏa mãn lớn hơn 2000.
Nhóm hàm tìm kiếm
12. Hàm VLOOKUP
Đây là hàm trả được sử dụng khá nhiều đối với dân kế toán, Hàm VLOOKUP này giúp bạn trả về giá trị tìm kiếm theo cột đưa từ bảng tham chiếu với bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.
Nếu X bằng 0 thì kết quả dò tìm là tuyệt đối, X bằng 1 thì kết quả dò tìm một cách tương đối.
- Công thức: VLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col_idx num, [range lookup]) = VLOOKUP(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, X)
- Trong đó:
+ Lookup_value: Là giá trị dùng để dò tìm
+ Table_array: Là bảng giá trị dò để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước bằng cách nhấn F4)
+ Col_index_num: Là thứ tự cột cần lấy dự trên bảng dò.
+ Range_lookup: Lầ phạm vi tìm kiếm tương đối hay tuyệt đối với TRUE=1 (tương đối) và FALSE=0 (tuyệt đối)
- Ví dụ: =VLOOKUP(E16,$C$20:$D$22,4,0) -> Ở đây là bạn đang thực hiện tìm một giá trị bằng giá trị ở ô E16 và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 4.
13. Hàm HLOOKUP
Dùng hàm này giúp bạn tìm kiếm giá trị như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách thức là so sánh với giá trị trong hàng đầu tiên của bảng tham chiếu nhập vào.
Công thức: HLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup])
Nhóm hàm logic
14. Hàm AND
Đây là hàm sẽ trả về kết quả là TRUE nếu tất cả các đối số của hàm định trị là TRUE và trả về kết quả là FALSE nếu có ít nhất một đối số của hàm định trị là FALSE.
- Công thức: AND(Logical1, Logical2,...)
- Trong đó: Logical1, Logical2,... Chính là các biểu thức có điều kiện. Các đối số được bạn nhập vào phải là giá trị logic hoặc là mảng/tham chiếu có chứa giá trị logic, nếu không thì kết quả sẽ trả về #VALUE!
- Nếu hàm cho kết quả TRUE =1 nếu các đối số nhập vào là đúng, còn khi hàm trả về giá trị FALSE =0 nếu có 1 hay nhiều đối số bị nhập sai.
- Ví dụ: =AND(D9>0,D9<>
15. Hàm OR
Tương tự như với hàm And, hàm này sẽ trả về True nếu có bất kỳ một giá trị nào là True và trả về False nếu tất cả là False.
- Công thức: OR(Logical1, Logical2...)
- Trong đó: Logical1, Logical2... Chính là các biểu thức điều kiện. Hàm sẽ trả về giá trị là True =1 nếu bất kỳ đối số nào nhập vào là đúng, đồng thời sẽ trả về giá trị FALSE =0 nếu tất cả các đối số bạn nhập vào sai.
- Ví dụ: =OR(D8>04/05/67,D6>01/02/2019)
16. Hàm NOT
Hàm này bạn dùng để đảo ngược giá trị của đối số nhập vào.
- Công thức: NOT(Logical)
- Trong đó: Logical chính là biểu thức logic hoặc một giá trị
Nhóm hàm điều kiện
17. Hàm IF
Hàm này giúp bạn trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, trả về giá trị là 2 nếu điều kiện sai. Hàm IF thường được dùng khi kế toán lập bảng lương cho nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân, tính thưởng doanh số cho nhân viên...
- Công thức: IF(logical-test,[value_if_true],[value_if_true]) = IF(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)
- Ví dụ:
=IF(C2>=7, "DUNG", "SAI") = DUNG
=IF(C2>=9, "DUNG", "SAI") = SAI
Nhóm hàm toán học
18. Hàm ABS
Hàm này cũng được dùng khá phổ biến. Đây là hàm lấy giá trị tuyệt đối của một số.
- Công thức: ABS(Number)
- Trong đó: Number chính là một giá trị số, một biểu thức/tham chiếu.
- Ví dụ: =ABS(B9+9)
19. Hàm MOD
Sử dụng hàm này giúp bạn tính giá trị dư của phép chia.
- Công thức: MOD(Number, pisor)
- Trong đó: number chính là số bị chia, còn pisor là số chia.
20. Hàm PRODUCT
Đây là hàm tính tích của một dãy số bạn nhập vào.
- Cú pháp: PRODUCT(Number1, Number2, Number3...)
- Trong đó: Number1, Number2, Number3... chính là dãy số bạn cần tính tích.
Như vậy là bạn vừa cùng Taimienphi.vn tìm hiểu về cách dùng các hàm Excel cơ bản, thường dùng trong kế toán. Công thức và cách dùng những hàm này cũng không quá khó, nhất là những bạn được đào tạo chuyên nghành kế toán bài bản. Tuy không khó, những bạn cũng nên lưu lại những công thức, cũng như định nghĩa về các hàm này để sử dụng trong việc tra cứu, xem lại cách dùng sau này nếu chẳng may bạn bị quên.
Còn rất nhiều hàm Excel hữu ích nữa, nhất là những hàm Excel cơ bản, bạn cũng nên xem lại và ghi nhớ công thức để tính toán, áp dụng phục vụ cho công việc của mình nhé!