Việc sử dụng hai công cụ PivotTable và PivotChart phân tích dữ liệu trong Excel 2007 rất đơn giản, nhưng vẫn không tránh khỏi một số vấn đề khó hiểu. Bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn sử dụng chúng giúp các bạn có cách hiểu rõ ràng về việc sử dụng hai công cụ này.
Sử dụng công cụ PivotTable và PivotChart phân tích dữ liệu
1. Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản
Đây là mẫu bảng tính chúng ta sẽ sử dụng trong bài này.
Dựa trên mẫu bảng tính này để chúng ta tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thống kê về doanh số bán các thiết bị di động của các cửa hàng (Store) qua các quý (Quarter). Cột Customer hiển thị số khách hàng đến Store trong Quarter đó.
Giả sử yêu cầu đặt ra là:
- Doanh thu của mặt hàng di động Apple tại mỗi Store?
Để giải quyết yêu cầu đặt ra cho bảng tính trên. Tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo một PivotTable đơn giản.
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong vùng chứa dữ liệu. Vào (1) Insert --> (2)PivotTable.
Excel sẽ hiển thị hộp thoại CreatPivotTable.
Bước 2: Trong ô Table/Range, các bạn thấy rằng địa chỉ của vùng chứa dữ liệu đã được nhập vào sẵn. Các bạn Click vào các ô lựa chọn như trong hình → OK.
Bảng tính sau khi được tạo PivotTable.
Bây giờ, bảng dữ liệu của bạn trước đó đã được chuyển thành PivotTable. Bạn có thể thiết lập dữ liệu hiển thị ra bằng hộp thoại PivotTable Field List phía bên phải màn hình.
Bây giờ chúng ta sẽ xử lý yêu cầu đặt ra.
- Doanh thu của mặt hàng di động Apple tại mỗi Store?
Trong hộp thoại PivotTable Field List, các bạn tích chọn 2 ô Store và Apple.
Bạn sẽ thấy doanh số bán mặt hàng di động Apple cột Sum of Apple của 3 Store tại cột Row Labels.
Bạn có thể chỉnh lại tên cột cho hiển thị đúng là Store bằng cách double-click vào tên cột và chỉnh sửa lại.
Tùy từng yêu cầu cụ thể bạn có thể chọn các dữ liệu xuất ra phù hợp với yêu cầu ở hộp thoại PivotTable Field List.
2. Tạo PivotTable với nhiều cột
Bạn đã biết cách làm thế nào để tạo một PivotTable đơn giản nhất. Bây giờ mình sẽ hướng dẫn bạn tạo một PivotTable phức tạp hơn một chút với việc hiển thị ra dữ liệu ở nhiều cột.
Mình sẽ vẫn dùng bảng dữ liệu cũ để hướng dẫn cho các bạn biết làm một PivotTable với nhiều cột một cách dễ dàng nhất để các bạn có thể hình dung được.
Ở phần trên, các bạn đã tạo PivotTable lên bảng dữ liệu để hiện thị doanh số mặt hàng di động Apple tại các Store. Bây giờ giả sử mình đặt thêm một yêu cầu là:
- Hiển thị doanh số mặt hàng di động Apple qua các Quarter của 3 Store.
Với yêu cầu này như cách làm trước các bạn chỉ việc tick chọn thêm mục Quarter trong hộp thoại PivotTable Field List.
Kết quả hiển thị là:
Dữ liệu đã được hiển thị ra nhưng bạn có nhận xét gì khi xem bảng dữ liệu như thế này? Nếu như bạn muốn so sánh doanh số các Store với nhau các bạn sẽ làm thế nào? Mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển thay vì các Quarter xếp theo từng hàng như thế này thành cột để các bạn dễ quan sát hơn.
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào trong Pivot Table để kích hoạt PivotTable Field List.
Bước 2: Bạn click vào dấu mũi tên ở ô Quarter trong vùng ROWS và chọn Move to Column Labels.
Bây giờ doanh số mặt hàng Apple của các Quarter đã được hiển thị theo dạng cột để bạn có thể dễ dàng quan sát và so sánh doanh số của các cửa hàng với nhau.
3. Tạo PivotChart
Để tạo PivotChart các bạn phải chắc chắn rằng đang kích hoạt PivotTable.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào trong vùng dữ liệu → Insert và chọn kiểu biểu đồ trên thanh công cụ.
Bước 2: Chọn kiểu Colustered Column trong Column.
Bạn sẽ có biểu đồ được chia thành 3 miền. Mỗi miền là biểu thị doanh số bán hàng của mỗi Store. Các mặt hàng được chia thành các bar. Mỗi bar là dữ liệu doanh số bán hàng của mỗi mặt hàng trong một năm và có một màu riêng biệt.
Đi kèm với biểu đồ là hộp thại PivotChart Filer Pane như hình trên. Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để lọc các dữ liệu xuất ra trên biểu đồ. PivotTable và PivotChart tương tác qua lại lẫn nhau, tức là bạn lọc dữ liệu xuất ra trên bản đồ thế nào thì ở trong PivotTable cũng sẽ hiển thị như vậy và ngược lại.
Như vậy trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn sử dụng hai công cụ PivotTable và PivotChart để phân tích dữ liệu trên Excel 2007, nhờ đó bạn dễ dàng tạo các báo cáo tổng kết hay biểu diễn bằng biểu đồ những dữ liệu sinh động, giúp người dùng dễ quan sát.