Cả Outlook và Gmail đều cung cấp và hỗ trợ các tính năng tương tự nhau cho người dùng. Câu hỏi đặt ra là giữa Outlook và Gmail, dịch vụ email nào tốt hơn cho doanh nghiệp?
Để đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi này, bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của Taimienphi.vn.
Lưu ý: Trong bài viết này Taimienphi.vn xem Outlook là một phần của bộ ứng dụng Office 365 trên dịch vụ đám mây chứ không phải ứng dụng Exchange độc lập và xem Gmail là một phần của bộ phần mềm doanh nghiệp G Suite.
Để đi tìm lời giải cho câu hỏi Outlook và Gmail, dịch vụ email nào tốt hơn cho doanh nghiệp, chúng ta sẽ cùng xem xét các tính năng chính mà các dịch vụ này cung cấp cho người dùng.
1. Trải nghiệm người dùng
Giao diện người dùng Outlook và Gmail đều khá đơn giản, được thiết kế độc đáo giúp người dùng dễ dàng điều hướng.
Trong bản cập nhật Outlook 2018, Microsoft triển khai thanh Ribbon mới, được thiết kế để giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến và để phù hợp với các phần mềm Office khác. Người dùng có thể cá nhân hóa hoặc loại bỏ các lệnh cho phù hợp với tính chất công việc và sở thích của mình.
Ngoài ra danh sách hộp thư đến ứng dụng cũng được cập nhật, gắn cờ và đánh dấu hình ảnh để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm được các thư quan trọng.
Mặc định khung đọc Outlook bị vô hiệu hóa, tuy nhiên người dùng có thể kích hoạt bất kỳ lúc nào nếu muốn. Cửa sổ thư mục cũng được cập nhật bao gồm các mục thư mục yêu thích, thư mục cá nhân và biểu tượng nhóm.
Nhìn chung trải nghiệm người dùng Outlook cho Windows đơn giản hơn nhiều và người dùng có thể điều hướng, tùy chỉnh theo sở thích cá nhân.
Từ trước đến nay Gmail vẫn luôn tự hào là nền tảng có chế độ xem hộp thư đến đơn giản, gửi thư nhanh cũng như cung cấp cho người dùng các tính năng tùy chỉnh.
Bên cạnh đó dịch vụ cũng được tích hợp các bộ lọc và nhãn để quản lý email, khả năng lọc thư theo các nhóm "từ", "đến" và khả năng nhận biết các thư có file đính kèm hay không.
Bản cập nhật Gmail mới nhất vào năm 2018, Google triển khai giao diện người dùng hoàn toàn mới, trong đó lịch và các tác vụ được nhúng trong hộp thư đến cũng như bổ sung thêm các tính năng báo lại thư đến, nhắc nhở, sử dụng phản hồi tự động và chức năng ngoại tuyến tốt hơn.
Có vẻ như Google đang cố tận dụng công nghệ Machine Learning để thiết kế Gmail trở nên thông minh hơn, mang đến cho người dùng trải nghiệm tốt hơn.
2. Dung lượng lưu trữ
Cả Microsoft và Google đều cung cấp 15 GB dung lượng miễn phí cho người dùng sử dụng các dịch vụ email của mình. Tuy nhiên tổng dung lượng của một tài khoản được sử dụng cho cả Gmail, Google Drive và Google Photos. Ngoài ra không có bất kỳ người dùng doanh nghiệp nào lựa chọn sử dụng dịch vụ miễn phí.
Google cung cấp dung lượng lưu trữ dịch vụ đám mây không giới hạn cho cả gói Business và gói Enterprise, hoặc tối đa 1TB cho các doanh nghiệp có ít hơn 5 người dùng.
Trước đây Microsoft không đề cập cụ thể đến các thông tin về dung lượng lưu trữ mà họ cung cấp cho người dùng. Nhiều năm trở lại đây Microsoft mới tiết lộ hãng cung cấp 15 GB dung lượng cho mỗi tài khoản Outlook, người dùng có thể trả phí để mua thêm dung lượng lưu trữ.
Các thuê bao Office 365 cho doanh nghiệp được cung cấp 50 - 100GB dung lượng trống, tùy thuộc vào gói àm họ đang sử dụng và 1TB tổng dung lượng theo tiêu chuẩn.
3. Khả năng tích hợp và add-ons
Cả Gmail và Outlook đều là một phần của bộ phần mềm văn phòng, bao gồm các ứng dụng, trình xử lý văn bản, bảng tính và các công cụ làm bài thuyết trình.
Người dùng Google Docs, Sheets và Slides có thể mời người khác cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, hoặc đề xuất các chỉnh sửa, thực hiện các thay đổi được theo dõi hoặc xem lại lịch sử chỉnh sửa toàn bộ tài liệu.
Ngoài ra với Gmail, người dùng có thể mở file đính kèm ngay trong ứng dụng hoặc các dịch vụ được tích hợp để xem xét và thực hiện chỉnh sửa, ... .
Tương tự Outlook cũng cung cấp cho người dùng quyền truy cập Word, Excel, PowerPoint và OneNote ngay trên ứng dụng email.
Cả 2 dịch vụ email đều được tích hợp danh bạ và lịch, mang đến cho người dùng trải nghiệm liền mạch, cũng như lên lịch email, bộ lọc, cờ và tìm kiếm thông minh. Outlook cũng được tích hợp nhiều add-ons (hay như Microsoft gọi là add-ins), bao gồm các nền tảng thanh toán trực tuyến như PayPal và các add-ons khác như GitHub, Twitter và Trello.
4. Kích thước file đính kèm
Thông thường người dùng doanh nghiệp có thể gửi các email có file đính kèm có kích thước vượt quá kích thước file mặc định nếu máy chủ cho phép bằng cách nén file hoặc lưu file vào các dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive, Dropbox, iCloud hoặc Google Drive và chia sẻ liên kết.
Outlook giới hạn kích thước file đính kèm tối đa là 20MB cho các email doanh nghiệp.
Gmail hỗ trợ kích thước file đính kèm lên đến 25MB, nếu vượt quá kích thước này Gmail sẽ tự động thêm liên kết Google Drive.
5. Hỗ trợ dịch vụ họp trực tuyến (video conferencing)
Cả Gmail và Outlook đều được tích hợp, hỗ trợ dịch vụ họp trực tuyến. Trong đó Google Hangouts rất dễ sử dụng và người dùng Microsoft có thể tích hợp Skype for business với ứng dụng email để thực hiện các cuộc họp trực tuyến.
Với Gmail Business, cuộc họp video Hangouts có thể lên đến tối đa 25 người tham gia, với Gmail Enterprise số người tham gia có thể lên đến 50 người.
Người dùng Outlook có quyền truy cập Skype theo tiêu chuẩn và các thuê bao đăng ký gói Office 365 Premium có thể truy cập Microsoft Teams và tạo cuộc họp video tối đa lên đến 250 người.
6. Bảo mật
Các tính năng bảo mật trên Outlook và Gmail hơi khác nhau một chút. Mặc dù cả 2 dịch vụ email đều hỗ trợ xác thực 2 bước và tích hợp bộ lọc spam dựa trên AI.
Google đang làm việc với các thuật toán Machine Learning nhằm mục đích để hạn chế các cuộc tấn công Phishing (lừa đảo) ngày càng phổ biến hiện nay. Từ giờ nếu một thư, email được coi là email độc hại sẽ được đánh dấu màu đỏ, các email có mức độ rủi ro thấp hơn được đánh dấu màu vàng.
Bài viết trên đây Taimienphi.vn vừa giải đáp cho bạn thắc mắc Outlook và Gmail, dịch vụ email nào tốt hơn cho doanh nghiệp? Hy vọng sau bài viết này bạn đọc có thể đưa được cho mình quyết định nên lựa chọn Outlook hay Gmail nhé.