Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp lại tất cả những thông tin mà bạn cần biết để có thể chọn được phần mềm chấm công tốt nhất cho mình.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công chính là phần mềm có khả năng thu thập các thông tin giờ giấc ra vào, làm thêm, đi muộn về sơm, của từng nhân viên để người lãnh đạo có thể quản lý nhân viên được tốt hơn.
Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm chông có những lợi ích gì?
Khi giải thích khái niệm "phần mềm chấm công là gì" Taimiemphi cũng có nói qua về lợi ích của phần mềm máy chấm công đối với các công ty, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đó chỉ là những lợi ích cơ bản thôi, dưới đây mới thực sự là những tác dụng thực sự hữu ích mà phần mềm chấm công mang đến cho người sử dụng.
- Việc chấm công được hoàn toàn tự động, giúp hạn chế bị rò rỉ thông tin cũng như việc gian lận trong chấm công của nhân viên
- Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho phòng kế toán và hành chính trong việc làm bảng lương cho nhân viên- Đảm bảo việc tính lương cho nhân viên bằng phần mềm chấm công hoàn toàn minh bạch, không bị sai sót hoặc can thiệp bằng thủ công như trước.
- Việc chấm công nhân viên theo ca làm, theo ngày nghỉ phép, tăng căng, làm ngày Lễ, Tết rất chính xác.
- Ngăn ngừa được những sai sót rất hay xảy ra trong việc áp dụng các quy chế làm việc và tăng ca.
- Tăng cường được khả năng quản lý nhân viên
- Các báo báo được xuất ra file Excel giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và theo dõi từng nhân viên.
1 số lợi ích của phần mềm chấm công chất lượng
1 phần mềm chấm công chất lượng gồm những chức năng nào?
1 trong những tiêu chí đánh giá phần mềm chấm công chất lượng là chú ý đến các chức năng mà nó mang đến.
Dưới đây là 6 chức năng chính mà 1 phần mềm máy chấm công chuẩn cần phải có
1. Chức năng lưu trữ thông tin nhân viên
-Khi sử dụng phần mềm chấm công, thì các thông tin cơ bản của nhân viên: Họ tên, SĐT, địa chỉ, ngày vào làm,... sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
- Bên cạnh đó thì phần mềm máy chấm công chất lượng như TimeSOFT sẽ tự động tạo sơ đồ từng phòng ban để bạn dễ dàng quản lý hơn.
2. Chức năng quản lý chấm công theo từng ca làm
-Có thể tự động chấm công và tính lương cho nhân viên
- Có thể kiểm tra lịch sử ra vào của từng nhân viên tại tất cả mọi thời điểm
- Kiểm tra được số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt trong từng buổi làm việc.
3. Phần mềm chấm chuẩn nhất định phải có chức năng quản lý quỹ ngày nghỉ
- Không chỉ tự động quản lý từng ca làm việc của nhân viên, mà phần mềm chấm công chất lượng còn phải có chức năng quản lý quỹ ngày nghỉ của nhân viên.
- Cụ thể, là quản lý thời gian nghỉ phép của từng nhân viên, còn lại bao nhiêu ngày, cấp phát quỹ nghỉ cho từng người.
- Và đặc biệt là phải lưu lại được lịch sử những thao tác này, để sau này có thể dễ dàng tra cứu
4. Chức năng tự động xử lý ca làm việc
- Với những phần mềm chấm công thông thường thì chỉ có thể chấm công cho nhân viên trong 1 ngày cố định (chấm công giờ hành chính).
Còn 1 phần mềm chấm công chất lượng là có thể chấm công, tính lương nhân viên linh hoạt với tất cả các hình thức làm việc: làm giờ hành chính, tăng ca, làm ca đêm, làm ngày cuối tuần, làm ngày Lễ, Tết,...
- Có thể tự động tính thêm phụ cấp cho nhân viên khi nhận dạng được ca làm việc trong ngày.
Phần mềm chấm công thông minh là có thể tự động chấm công theo từng ca làm, ngày lễ, tết,...
5. Chức năng báo cáo thống kê và tính lương nhân viên
- Phần mềm chấm công vân tay cho nhân viên với chức năng báo cáo thống kê rất chi tiết. Được thiết kế sẵn hơn 10 bảng mẫu báo cáo miễn phí: Bảng nhân viên đi muộn, về sớm, bảng công lương chi tiết, báo cáo làm thêm làm tăng ca, báo cáo danh sách nhân viên mới, báo cáo nhân những nhân viên được thưởng,...
- Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp mà phần mềm chấm công có thể điều chỉnh được các báo cho phù hợp nhất.
- Các báo cáo này có thể in trực tiếp từ phần mềm máy chấm công, hoặc xuất ra file Excel để hỗ trợ tốt việc tính lương hoặc xử lý các dữ liệu.
6. Các chức năng khác
- Phần mềm có thể sử dụng Online được, vì thế bạn có thể quản lý nhân viên từ xa bằng điện thoại đồng bộ với phần mềm
- Khi chấm công, phần mềm có thể tự động gửi tin nhắn xác nhận đến từng nhân viên (nếu bạn cài đặt)
- Phân quyền sử dụng máy chấm công để bảo mật thông tin tốt nhất.
Phần mềm có thể kết hợp với những máy chấm công nào?
Với phần mềm máy chấm công thì nên sử dụng loại máy chấm công nào thì tốt nhất?
Thực ra thì điều này còn phải phụ thuộc vào từng phần mềm mà bạn chọn. Có phần mềm thì kết nối được với máy chấm công Ronald Jack, máy chấm công Wise eye,...
Tuy nhiên, 1 kinh nghiệm nữa cho bạn đó là nên chọn những phần mềm có thể kết nối với tất cả các dòng máy chấm công trên thị trường hiện nay: Ronald Jack, Wise eye, máy chấm công thẻ cảm ứng Mita, máy chấm công kết hợp kiểm soát ra vào Gigata,...
Phần mềm chất lượng là phần mềm có thể kết hợp với tất cả các dòng máy chấm công trên thị trường hiện nay
Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?
Câu trả lời là có nhé, bạn nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí để tự mình trải nghiệm và kiểm chứng những chức năng và cơ chế hoạt động của phần mềm.
Tuy nhiên, hiện nay các nhà cung cấp phần mềm lại sử dụng mánh khóe tung ra phiên bản phần mềm chấm công miễn phí để ép người sử dụng phải mua:
+ Phiên bản miễn phí không có đầy đủ chức năng
+ Sử dụng miễn phí chỉ được 7 ngày hoặc nửa tháng
+ Sau khi hết thời gian sử dụng miễn phí bắt mọi người phải mua phần mềm chấm công nếu không sẽ bị mất hết dữ liệu lưu trên máy.
Vì thế, trước khi lựa chọn sử dụng miễn phí bạn cũng nên kiểm tra về độ tin tưởng của nhà cung cấp phần mềm nhé.
Như đã giới thiệu ở trên thì phần mềm chấm công TIMESOFT là 1 trong những nhà cung cấp phần mềm uy tín và chất lượng vì thế bạn có thể sử dụng miễn phí phần mềm này mà không sợ gặp phải bất kỳ rắc rối nào như chúng tôi vừa mới nêu ra.
Phần mềm máy chấm công vân tay sử dụng như nào?
Tuy là chúng ta đã có tiêu chuẩn chung về các chức năng cho 1 phần mềm máy chấm công chất lượng.
Nhưng sẽ không c hướng dẫn chung về cách sử dụng phần mềm chấm công được.
Bởi, mỗi phần mềm chấm công khác nhau thì sẽ có giao diện khác nhau, và khi giao diện khác nhau thì sẽ có các sử dụng khác nhau.
Vì thế, muốn có được hướng dẫn phần mềm chấm công thì bạn phải biết mình sử dụng phần mềm nào, từ đó lên mạng tra cứu cụ thể, hoặc gọi điện đến nhà cung cấp phần mềm đó để được hướng dẫn chính xác nhất.
Phần mềm chấm công nào tốt nhất hiện nay
Ở bên trên chúng tôi đã đưa ra những thông tin cần biết để chọn mua được phần mềm chấm công phù hợp với mình nhất.
Thì phần cuối cùng này, chúng tôi sẽ đưa ra 1 số phần mềm chấm công đang được đánh giá cao nhất trên thị trường hiện nay để các bạn lựa chọn.
1. Phần mềm chấm công TimeSOFT
TimSOFT - phần mềm chấm công chất lượng nhất hiện nay
Đứng đầu danh sách các phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay chính là TimeSOFT.
Sở dĩ, phần mềm chấm công TimSOFT được đánh giá cao là vì nó được xây dựng và phát triển bởi 1 công ty phần mềm quản lý uy tín.
Nên các chức năng, và giao diện của phần mềm được tối ưu rất tốt và sử dụng mượt mà. Và phần mềm được xây dựng trên nền Onlie đầu tiên tại Việt Nam, nên nó luôn luôn được cập nhật những công nghệ mới nhất.
Và giúp người quản lý có thể sử dụng phần mềm cả offiline và Online.
Thêm 1 điểm cộng nữa là TimeSOFT có giá khá mềm so với những phần mềm chấm công khác có cùng chức năng. Đồng thời là chế độ chăm sóc khách hàng và hậu mãi của phần mềm này rất tốt và chuyên nghiệp.
Để biết thêm thông tin về sản phẩm thì các bạn có thể liên hệ theo các địa chỉ sau:
+ Web: http://timesoft.vn
2. Phần mềm chấm công vân tay HRAD
Đây là 1 phần mềm được giới chuyên môn đánh giá khá cao về chất lượng mà nó mang đến.
Đặc biệt, phần mềm có thể cho kết nối được khoảng 50 máy chấm công khác nhau ở các cơ sở, công ty khác nhau. Từ đó giúp lãnh đạo công ty có thể quản lý bao quát được nhân viên tại tất cả các sơ cở kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, phần mềm này có giá khá là cao, cao hơn mấy lần những phần mềm khác có cùng chức năng.
Và 1 nhược điểm mà phần mềm này chưa khắc phục được đó chính là giao diện hơi phức tạp và khó sử dụng.
3. Phần mềm máy chấm công Wise eye
Phần mềm này được nhiều người sử dụng và biết đến là vì nó ra đời từ rất sớm, có thể nói là phần mềm tiên phong luôn.
Một điểm nữa, phần mềm chấm công Wise eye được xây dựng bởi công ty nhập khẩu và cung cấp máy chấm công vì thế, bạn sẽ được sử dụng phần mềm miễn phí khi mua máy chấm công.
Tuy nhiên, thì vì được xây dựng và phát triển trên nền tảng của 1 công ty không chuyên về phần mềm, nên phần mềm nchấm công Wise eye cũng gặp khá nhiều lỗi vặt trong quá trình sử dụng. Và giao diện không được thân thiện với người dùng cho lắm
Gây phiền phức cho người dùng, dù có nhân viên hỗ trợ khá tốt
Trên đây là những thông tin cần phải biết xoay quanh phần mềm chấm công. Mong rằng với những thông tin này các bạn có thể tự chọn được 1 phần mềm ưng ý và phù hợp với doanh nghiệp, công ty của mình nhất.