Sử dụng Paste trong Excel, dùng Paste Special di chuyển dữ liệu trong bảng tính Excel

Paste trong Excel không đơn thuần chỉ là copy từ một dữ liệu nào đó và sao chép sang mộ dữ liệu khác mà việc sử dụng Paste trong Excel đem lại rất nhiều chức năng năng khác nữa. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn những ai đang sử dụng Excel cách dùng paste trong Excel và các chức năng đem lại.

Khi học excel, chắc chắn bạn đã trải qua bài học về cách sử dụng Paste trong Excel, và trong đó, chắc hẳn sẽ để ý có một dòng lệnh là Paste Special, vậy Paste Special có khác gì so với Paste thông thường trong Excel mà khi học Excel bạn chưa nắm rõ hay không?

su dung paste trong excel

Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste trong Excel

Hơn thế nữa, liệu Paste Special liệu sẽ đem lại lợi ích gì cho người sử dụng hay việc sử dụng Excel của bạn có nhanh hơn không, tất cả sẽ được làm rõ với các tính năng mà Taimienphi.vn liệt kê ra sau đây, giúp bạn có cái nhìn mới về việc sử dụng Paste trong Excel.

 Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste trong Excel
* 1. Copy định dạng trong Excel với Paste
* 2. Thực hiện phép tính
* 3. Copy chiều rộng của cột
* 4. Hoán đổi dữ liệu
* 5. Copy định dạng biểu đồ
* 6. Thay thế các công thức bằng kết quả đã tính toán
* 7. Copy data Validation
* 8. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống
* 9. Paste quy chiếu
* 10. Xóa văn bản trên web, trên các chương trình khác

Bạn có thể truy xuất nhanh cách mục ngay tại đây:

1. Copy định dạng trong Excel với Paste

Tính năng Paste giúp bạn copy, sao chép bất cứ ô dòng nào ở đâu, tuy nhiên với Paste thường bạn sẽ xóa đè cả dữ liệu cũ hiện có nữa. Làm thế nào để có thể Copy được Font chữ, kiểu chữ đậm, in nghiên và nhiều thuộc tính khác mà không làm cho dữ liệu thay đổi. Điều đó rất đơn giản khi bạn sử dụng Paste trong Excel.

Bước 1: Chúng ta lấy vị dụ muốn copy thuộc tính chữ màu đỏ và in đậm của Quy định xếp loại vào bảng trên, bước đâu tiên hãy ấn Ctrl + C để copy Quy định xếp loại nhé.

su dung paste trong excel

Bước 2: Bôi đen toàn bộ khu vực muốn copy định dạng, click chuột phải chọn Paste Special >Paste Special.

su dung paste trong excel

Bước 3: Trong Paste Special bạn chọn Formats rồi OK nhé.

su dung paste trong excel

Bước 4: Bạn thấy toàn bộ bảng đã chuyển sang in đậm và có màu đỏ, như vậy bạn đã hoàn tất quá trình copy định dạng mà không làm mất dữ liệu.

su dung paste trong excel

2. Thực hiện phép tính

Khi bạn copy một ô kết quả đã bao gồm các công thức nhập vào, vậy làm thế nào để dòng tiếp theo Excel sẽ tự hiểu là bạn đang tính giống dòng trên mà ban nhập công thức. Tất nhiên chúng ta sẽ không sử dụng cách kéo thả kết quả để hệ thống tự tính toán rồi. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng Paste Special.

Bước 1: Như trong đề bài, chúng ta sẽ Ctrl + C(Copy) ô F6 tức là tổng của giá trị đầu tiên

su dung paste trong excel

Bước 2: Click chuột vào ô phía dưới, chọn Paste Special và chọn Paste Values có biểu tượng 123 ngay đầu.

su dung paste trong excel

Bước 3: Ngay lập tức chúng ta sẽ thấy kết quả của ô phía dưới đã tự động tính tổng sau khi quy chiếu y hệt dòng đầu tiên.

su dung paste trong excel

Nhưng như đã nói, ví dụ trên rất đơn giản và giúp bạn hiểu cách sử dụng Paste trong Excel khi muốn Thực hiện phép tính. Bạn có thể áp dụng chúng cho những bảng tính, cột tính có đơn vị lớn hơn bảng ví dụ trên.

3. Copy chiều rộng của cột

Đây là một trong những cách dùng paste trong Excel khá phổ biến, với cách paste thông thường chúng ta sẽ không thể copy cả chiều dài, rộng của cột mới mà phải tuân theo chỉ số cột mới. Cách để giúp bạn có một bản sao mới y hệt với các bản sao cũ là copy chiều rộng sử dụng Paste Special.

Bước 1: Như trong hình bạn đã thấy chính là cách copy Ctrl + C sau đó Paste thông thường, độ dài sẽ không tự động giãn ra.

su dung paste trong excel

Bước 2: Copy lại dữ liệu cần thiết ở cột bên trái, sau đó click chuột phải vào cột bên phải chọn Paste Special  và chọn biểu tượng giãn dòng như trong hình.

su dung paste trong excel

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ có một bản sao hoàn hảo vô cùng với tính năng trên Paste Special rồi đấy.

su dung paste trong excel

4. Hoán đổi dữ liệu

Hoán đổi dữ liệu là cách bạn thay đổi dữ liệu theo chiều khác nhau. Từ chiều ngang sang dọc và ngược lại. Việc hoán đổi được sử dụng với nhiều mục đích, tuy nhiên trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách trực quan nhất về công cụ này khi sử dụng Paste trong Excel.

Bước 1: Chúng ta có một bảng với 2 dòng và 5 cột bao gồm ThángDoanh số. Nhiệm vụ của chúng ta hiển thị chúng dưới dạng dọc.

su dung paste trong excel

Bước 2: Click ra ngoài Sheet, chọn 1 ô bất kỳ và click chuột phải, chọn Paste Special > chọn biểu tượng Transpore.

su dung paste trong excel

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ thấy dữ liệu hàng ngang đã được chuyển về dọc rồi đấy, đây quả thực là 1 trong những công dụng rất hay của Paste Special phải không.

su dung paste trong excel

5. Copy định dạng biểu đồ

Bạn muốn copy một định dạng, 1 kiểu mới cho biểu đồ mà không tốn công sức nhập lại nếu thay định dạng mới hay không copy gộp giữu liệu. Cách sau đây sẽ chỉ cho bạn copy định dạng biểu đồ trong Excel nhé.

Bước 1: Có 2 ảnh với 2 kiểu hiển thị biểu đồ khác nhau, dữ liệu khác nhau. Nhiệm vụ của chúng ta là copy định dạng bên trái sang cho bên phải mà không làm thay đổi giữ liệu bên phải.

su dung paste trong excel

Bước 2: Nếu chúng ta sử dụng Copy and Paste thông thường làm, bạn sẽ thấy ở bảng bên phải không thay đổi được định dạng, mà còn bị gộp thêm cả dữ liệu.

su dung paste trong excel

Bước 3: Để Copy được định dang biểu đồ, bạn Copy biểu đồ bên trái sau đó chỉ sang bên biểu đồ kia ấn tổ hợp Phím Alt+E +S rồi lựa còn Formats nhé.

su dung paste trong excel

Bước 4: Kết quả sẽ như hình dưới, biểu đồ bên phải vẫn giữ nguyên được giữ liệu mà hình dạng đã thay đổi.

su dung paste trong excel

6. Thay thế các công thức bằng kết quả đã tính toán

Thật khó để mô tả chính xác cho bạn biết công dụng của cách làm này để làm gì, nhưng bạn hoàn toàn có thể hình dung cách sử dụng Paste trong Excel dưới vị dụ sau đây, liệu nó có gì khác so với thông thường.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bảng tính tổng đã nhập công thức điểm văn + toán với nhau. Nhiệm vụ của chúng ta là chép toàn bộ dữ liệu cột tổng vào điểm toán để tổng một lần nữa được cộng thêm. Hãy thử với cách thông thường nhé.

su dung paste trong excel

Bước 2: Nếu sử dụng cách copy, paste thông thường. Sau khi thực hiện tpanf bộ giá trị trả về #Value! lỗi.

su dung paste trong excel

Bước 3: Vậy Paste Special khác chỗ nào, hãy vẫn làm như trên khi Copy nhưng chúng ta sử dụng Paste special và lựa chọn mục Paste Value như trong hình.

su dung paste trong excel

Bước 4: Kết quả chúng ta vừa thay thế một cột trong công thức bằng chính kết quả đã tính, như vậy loại bỏ hoàn toàn công thức trong đợt sao chép và tạo nên tổng mới với công thức vẫn giữ như cũ.

su dung paste trong excel

Tính năng này rất hay được sử dụng trong việc thay thế dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Tất nhiên RAND() không phải là một hàm được sử dụng nhiều.

7. Copy data Validation

Tính năng Data Validation trong Excel giúp bạn quản lý các cột, bảng dữ liệu rất tốt. Bạn lập ra rất nhiều quy tắc cho chúng nhưng làm thế nào để áp dụng các quy tắc tương tự đó cho một bản tính mới hoặc một cột mới?

Bước 1: Ở trong hình chúng ta có một côt đã được thiếp lập vưới các giá chị chức danh liên quan trong công ty.

su dung paste trong excel

Tiếp theo đó là mộ cột có chức danh các phòng ban trong công ty. Đề bài đặt ra làm thế nào để đổi chức danh từ cột này sang cột kia ?

Lưu ý: khi được set Dât Validation, bạn sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp vào ô.

su dung paste trong excel

Bước 2: Để thực hiện chúng ta click chuột phải vào cần sao chép chọn Paste Special 2 lần như trong hình.

su dung paste trong excel

Bước 3: Lựa chọn Validation rồi OK.

su dung paste trong excel

Bước 4: Ngay lâp tức chúng ta đã thấy mọi thiết lập của bảng bên trái đã có thể sử dụng cho bảng bên phải rồi đấy.

su dung paste trong excel

8. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Tính năng Skip Blanks, cho phép bạn thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua các ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Như vậy bạn sẽ chẳng cần ô giá trị dữ liệu gốc mà vẫn hoàn thành phép tính, không gây ra lỗi. Mặc dù phương pháp này rất ít khi được áp dụng cũng như rất khó để triển khai trên mô hình lớn, tuy nhiên đây cũng là một trong những tính năng rất hay của Paste Special được bổ sung vào.

Bước 1: Hãy tưởng tượng chúng ta có một bảng dữ liệu với rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, vậy làm thế nào để copy từ dữ liệu cột này sang cột khác mà không hề gây lỗi cho dù cùng định dạng hay khác định dạng.

su dung paste trong excel

Bước 2: Tính năng Values >Skip Blanks trong Paste Special sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Tính năng này khá giống với Format, nhưng điều đặc biệt là các công thức, định dạng vẫn được giữ nguyên.

su dung paste trong excel

9. Paste quy chiếu

Nói theo cách đơn giản thì đây là cách tham chiếu dữ liệu theo số lượng lớn thay vì phải nhập từng dòng trên Excel. Paste quy chiếu sẽ giúp bạn truy xuất dữ liệu nhanh hơn, ví dụ dưới đây không hẳn giúp bạn thấy được toàn bộ tính năng của nó nhưng nó giúp bạn dễ hiểu về Paste quy chiếu là gì.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bàng dữ liệu, yêu cầu ở đây là tham chiếu toàn bộ cột Họ và tên xuống phía dưới, vậy ta sẽ làm thế nào?

su dung paste trong excel

Bước 2: Trong qua trình copy bạn sẽ dính không ít lỗi định dạng, các loại kích thước.

su dung paste trong excel

Bước 3: Nhưng với lựa chọn trong Paste Special >Paste Link sẽ giúp bạn thực hiện quy chiếu rất nhanh chóng.

su dung paste trong excel

Bước 4: Kết quả hiện ra ngay chính là cột họ và tên, mặc dù Paste quy chiếu được áp dụng nhiều hơn cho tính toán nhưng qua ví dụ trên chắc hẳn các bạn đã hiểu thêm các sử dụng công cụ này. Và với các dữ liệu không có sẽ trả về giá trị 0.

su dung paste trong excel

10. Xóa văn bản trên web, trên các chương trình khác

Sẽ rất khó chịu khi bạn copy dữ liệu từ web, hay từ các chương trình khác mà phải dữ nguyên định dạng, kích thước của chúng vào bảng Excel. Có một cách giúp bạn loại bỏ toàn bộ các điều trên, bắt dữ liệu copy phải theo định dạng bạn đang để, hoặc ít nhất là theo định dạng Excel.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bảng chia ra làm 2 kết quả copy với kiểu thường và kiểu Paste đặc biệt.

su dung paste trong excel

Bước 2: Ở kiểu bình thường, văn bản vẫn được giữ nguyên kích thước, Font UTM Avo mà chúng tôi sử dụng trước đó.

su dung paste trong excel

Bước 3: Nhưng khi sử dụng Paste Special như hình dưới đây, bạn sẽ thấy vẫn đoạn chữ đó nhưng hiển thị ra sao nhé.

su dung paste trong excel

Bước 4: Font chữ đã được đặt mặc định trở về Calibri, khác hẳn với kiểu trên.

su dung paste trong excel

Vậy tính năng này có ích gì cho ban. Hãy tưởng tượng khi bạn copy một đoạn dài trang web, có thể lên đến vài nghìn chữ với vô số định dạng màu sắc. Rất khó để có thể cho chúng về một quy chuẩn trong Excel. Tính năng này trong Word thì lại rất dễ dàng hơn, do đó công cụ Paste Special sẽ giúp bạn giải quyết việc này.

Trên đây Taimienphi.vn đã hướng dẫn các bạn sử dụng Paste trong Excel như thế nào rồi phải không. Quả thực Paste có rất nhiều tính năng mà chúng ta chưa từng được biết đến hoặc ít khám phá. Nhưng qua bài viết trên Taimienphi.vn đã bổ sung một lượng lớn kiến thức Excel cho bạn đọc, hy vọng trong các bài sắp tới chúng tôi sẽ tìm hiêu tiếp về Paste đến bạn đọc nhé.

Excel bao gồm rất nhiều hàm toán học, trong đó các hàm cơ bản trong excel như SUM, MAX, MIN... là những hàm được sử dụng thường xuyên và liên tục nhất, nếu bạn chưa nắm chắc các hàm cơ bản trong excel thì hãy tận dụng khoảng thời gian rảnh để xem lại nhé

http://thuthuat.taimienphi.vn/su-dung-tinh-nang-paste-trong-excel-16727n.aspx
Để sử dụng Excel thành thạo hơn, ngoài việc sử dụng Paste trong Excel bạn nên nhớ tìm hiểu các phím tắt trong Excel nhé. Với các phím tắt trong Excel quan trọng cũng chính là giúp bạn sử dụng phần mềm này thành thạo hơn, giúp ích rất nhiều ngay cả với Paste Special.


Tác giả: Trần Văn Việt     (4.0★- 16 đánh giá)  ĐG của bạn?

  

Bài viết liên quan

Hướng dẫn sử dụng Copy & Paste trên iPad
Sử dụng Flash Fill để chuyển đổi giá trị số thành định dạng ngày trong Excel
Cách Copy và Paste trên Mac OS
Excel - Tách dữ liệu trong cột trên bảng tính
Cách tạo bảng tính Excel trên Mac
Từ khoá liên quan:

su dung paste trong excel

, cach dung paste special, dung paste trong excel,
SOFT LIÊN QUAN
  • Excel Utility

    Xoá bảng tính có chứa khoảng trống và số 0 trong Excel

    Excel Utility là phần mềm xoá bảng tính có chứa khoảng trống và số 0, dữ liệu thừa. Nó sẽ tiến hành tìm kiếm và bạn có thể loại bỏ chúng dễ dàng bằng cách chọn các hàng, cột. Việc xoá bỏ diễn ra nhanh chóng, hỗ trợ nhiều ...

Tin Mới

  • Cách tạo Progress Bar trong Excel, thanh tiến trình có điều kiện

    Progress Bar là một dạng thanh tiến trình cho phép người dùng thay đổi ngay khi dữ liệu thay đổi theo. Tạo Progress Bar trong Excel sẽ giúp cho văn bản sinh động, dễ hiểu hơn và nếu là một người hay viết các báo cáo

  • Phần mềm đổi số thành chữ trên Excel

    Đổi số thành chữ trên Excel không phải là điều đó quá mới lạ tuy nhiên đó là khi chúng ta sử dụng các công thức phức tạp. Tại sao không sử dụng phần mềm đổi số thành chữ trên Excel VnTools vừa nhanh chóng lại hiệu quả.

  • Phím tắt tạo trang Google Sheets mới

    Mới đây Google đã cho ra mắt phím tắt tạo trang Google Sheets mới giúp cho người dùng dễ dàng tạo Sheets mới một cách nhanh chóng. Theo dõi bài viết dưới đây để cùng Taimienphi.vn tìm hiểu về phím tắt tạo trang Google Sheets mới như thế nào nhé.

  • Những cảm nghĩ về thầy cô, mái trường xúc động nhất nhân ngày 20/11

    Những cảm nghĩ về thầy cô, mái trường xúc động nhất nhân ngày 20/11 sẽ là những tâm sự chia sẻ nhất của các bạn học sinh trong ngày 20/11, ngày hiến chương, tôn vinh nhà giáo Việt Nam. Bạn đọc hãy cùng với Tải Miễn Phí đọc và cảm nhận những cảm nghĩ về thầy cô, về mái trường xúc động nhất nhân ngày 20/11 dưới đây nhé.


 Mùa hè tới rồi muốn so sánh giá tìm điều hòa giá rẻ nhất thị trường hãy dùng TopGia để so sanh gia có nhiều mẫu dieu hoa để so sanh sanh, xem dieu hoagiá rẻ để so sánh giá