File excel quá nặng phải làm sao?

Trong các bài viết trước Taimienphi.vn đã hướng dẫn bạn cách sửa lỗi file Excel không lưu được, bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn tiếp bạn một số cách sửa lỗi file excel quá nặng, giảm kích thước file excel.

Có nhiều nguyên nhân khiến kích thước file Excel quá nặng, có thể là do file Excel có chứa hình ảnh có độ phân giải cao, có nhiều công thức phức tạp, ... . Điều này khiến cho việc mở file Excel chậm.

file excel qua nang

Bài viết dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn một số cách sửa lỗi file Excel quá nặng.

1. Sửa lỗi file Excel quá nặng

Cách 1: Xóa định dạng file Excel

Trong khi tạo file bảng tính Excel, chúng ta áp dụng nhiều định dạng khác nhau, đây cũng là nguyên nhân gây ra lỗi file Excel quá nặng dẫn đến việc mở file chậm hơn, mất nhiều thời gian hơn. Giải pháp là xóa các định dạng để giảm kích thước file Excel.

Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên chọn phạm vi các ô mà bạn muốn xóa định dạng.
Bước 2: Tiếp theo truy cập tab Home =>Editing Group =>Clear =>Clear Formats.

Cách 2: Giảm kích thước file ảnh được thêm trong file Excel

Thực hiện theo các bước dưới đây để nén hoặc thay đổi độ phân giải hình ảnh được chèn trong file Excel để giảm kích thước, sửa lỗi file Excel quá nặng:

Bước 1: Mở file Excel có chứa hình ảnh hoặc logo, sau đó chọn hình ảnh để nén.
Bước 2: Tiếp theo truy cập Picture Tools =>Tab Format, trong nhóm Adjust tìm và click chọn Compress Pictures.

Lưu ý: Nếu không thấy Picture Tools => Tab Format, xác nhận lại ảnh mà bạn đã chọn. Kích đúp chuột vào ảnh để chọn và mở tab Format.

Nếu chỉ thấy group Adjust, nút Compress Pictures có thể xuất hiện mà không có tên.

Để giảm kích thước hình ảnh cụ thể và giữ nguyên các ảnh khác trong file Excel, đánh tích chọn hộp Apply only to this picture.

Nếu bỏ tích chọn hộp Apply only to this picture, nó sẽ ghi đè các sửa đổi trước đó mà bạn đã thực hiện với các hình ảnh khác trong file Excel.

Tiếp theo truy cập Resolution, chọn độ phân giải mà bạn muốn rồi click chọn OK.

file excel qua nang

Cách 3: Chuyển đổi file Excel sang định dạng nhị phân (XLSB)

Bằng cách chuyển đổi file Excel sang định dạng nhị phân để giảm kích thước file Excel. Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Click chọn tab File => truy cập tùy chọn Save As.

file excel qua nang 2

Bước 2: Tiếp theo click chọn nút Browse để thay đổi loại file.

file excel qua nang 3

Bước 3: Trên hộp thoại Save As, chọn loại file Excel Binary Workbook (.xlsb), sau đó click chọn Save.

file excel qua nang 4

Cách 4: Xóa các công thức không cần thiết

Các công thức phức tạp có thể ảnh hưởng đến kích thước file Excel, giải pháp là xóa các công thức không cần thiết khỏi bảng tính Excel để giảm kích thước và sửa lỗi file Excel quá nặng.

- Thực hiện theo các bước dưới đây để xóa công thức trong file Excel:

Bước 1: Mở file Excel, sau đó nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính, file Excel sau đó nhấn phím F5.
Bước 2: Mở tùy chọn Go To sau đó click chọn Special.
Bước 3: Chọn Formulas rồi click chọn OK.

Tiếp theo chọn tất cả các ô có chứa công thức.

- Sau khi hoàn tất, thực hiện theo các bước dưới đây để chuyển đổi các công thức đã chọn thành giá trị:

Bước 1: Nhấn Ctrl + C để sao chép các ô đã chọn.
Bước 2: Tiếp theo click chọn tab Home, từ group Clipboard click chọn Paste.
Bước 3: Click chọn biểu tượng Paste Value.

Lúc này tất cả các ô chứa công thức sẽ được chuyể đổi thành giá trị.

Cách 5: Tối ưu hóa các công thức được sử dụng

Sau khi loại bỏ các công thức không mong muốn, bước tiếp theo là tối ưu hóa các công thức được sử dụng. Thực hiện theo các bước dưới đây:

- Bỏ qua sử dụng các hàm không ổn định, chẳng hạn như TODAY, NOW, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

- Thay thế các hàm IF lồng nhau bằng các hàm bất kỳ, bao gồm: REPT, INDEX & MATCH, SUMIF hoặc hàm logic Boolean.

Cách 6: Nén file ZIP

Bước 1: Đầu tiên kích chuột phải vào file Excel mà bạn muốn nén.

file excel qua nang 5

Bước 2: Di chuột qua tùy chọn Send to, sau đó click chọn Compressed (zipped) folder.

file excel qua nang 6

Cách 7: Xóa các ô không sử dụng

Để xóa các bảng, các cột và các ô được định dạng, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên chọn tất cả các hàng thừa trên file Excel của bạn.
Bước 2: Nhấn Ctrl + '-' để xóa các hàng.

file excel qua nang 7

Bước 3: Tiếp theo click chọn nút cao su nằm góc bên phải thanh Ribbon.

Sau đó click chọn Clear All.

file excel qua nang 8

Lặp lại các bước tương tự trên các bảng tính khác cũng như trên các cột. Cuối cùng lưu file Excel và kiểm tra xem kích thước file đã giảm hay chưa.

Cách 8: Giảm định dạng Condition Formatting trên file Excel

Để làm được điều này, chọn toàn bộ file Excel bằng cách nhấn Ctrl + A.

Tiếp theo truy cập Home =>Conditional Formatting =>Manage Roles.

file excel qua nang 9

Cuối cùng chọn và xóa các role và các rule không liên quan.

Cách 9: Nén file Excel

Phương pháp này khác với phương thức nén ZIP.

Bước 1: Để nén file Excel, đầu tiên tìm file Excel của bạn bằng Windows Explorer, sua đó kích chuột phải vào file.
Bước 2: Chọn Properties từ menu, sau đó chọn Advanced Button.
Bước 3: Cuối cùng, đánh tích chọn Compress contents to save disk space.

file excel qua nang 10

Cách 10: Giảm kích thước Pivot Tables

Có 3 tùy chọn để giảm kích thước Pivot Tables:

- Tùy chọn 1: đôi khi Pivot Tables được tạo để kiểm tra dữ liệu hoặc xem tổng quan. Nếu không cần Pivot Tables trong file Excel của bạn, xóa Pivot Table không còn sử dụng nữa.
- Tùy chọn 2: Thay vì tạo một số Pivot Tables có cùng mã nguồn, bạn có thể sao chép và sử dụng vào vị trí cần thiết.
- Tùy chọn 3: Tránh lưu dữ liệu nguồn Pivot Tablecùng file. Để làm được điều này, kích chuột phải vào Pivot Table sau đó truy cập tùy chọn Pivot Table Options. Từ tab Data, bỏ tích chọn tùy chọn Save source data with file.

file excel qua nang 11

Cách 11: Kiểm tra và xóa các ô ẩn không cần thiết

Các ô ẩn cũng có thể là thủ phạm khiến file Excel quá nặng. Nếu phát hiện file Excel của bạn chứa các thành phần không mong muốn, cần bỏ ẩn các hàng và các cột trên file bảng tính Excel, sau đó xóa các ô này đi.

Bài viết trên đây Taimienphi.vn vừa hướng dẫn bạn một số cách sửa file Excel bị lỗi quá nặng, giảm kích thước file Excel. Ngoài ra nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào cần giải đáp, bạn đọc có thể để lại ý kiến của mình trong phần bình luận bên dưới bài viết nhé như File excel không lưu được chẳng hạn ...

http://thuthuat.taimienphi.vn/file-excel-qua-nang-34251n.aspx

Tác giả: Duy Tâm     (4.0★- 14 đánh giá)  ĐG của bạn?

  

Bài viết liên quan

Cách chuyển file Excel sang PDF sử dụng VBA
Cách tách sheet thành nhiều file Excel
Cách in Excel 2010, 2007, 2003, 2013, 2016
Sửa lỗi #NUM! trong Excel
Cách cài tiếng Việt cho Office 2019
Từ khoá liên quan:

File excel quá nặng

, sửa lỗi file Excel quá nặng, giảm kích thước file Excel,

SOFT LIÊN QUAN
  • Excel 2019

    Phần mềm tạo bảng tính mới nhất

    Excel 2019 là ứng dụng chỉnh sửa, quản lý bảng tính đa năng nằm trong bộ công cụ Office 2019 được phát hành bởi Microsoft. Excel 2019 phiên bản mới đã được cải tiến và bổ sung nhiều tính năng mới giúp người dùng thao tác một cách nhanh chóng và thuận tiên hơn.

Tin Mới

  • Cách in Excel 2010, 2007, 2003, 2013, 2016

    In ấn là một phần không thể thiếu với dân văn phòng, đặc biệt là với những ai sử dụng Word, Excel khi cần phải gửi hoặc trình các báo cáo và khi in Excel với thống kê của mình. Hãy cùng Taimienphi.vn tìm hiểu cách In trong Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003 để xem có sự khác biệt nào giữa các phiên bản hay không và điều quan trọng nhất là hướng dẫn bạn đọc cách in.

  • Làm quen với Excel 2016 và 2019 (Phần 1)

    Trong các bài viết trước Taimienphi.vn đã giới thiệu cho bạn các hàm Excel chỉ có trên Office 2016. Bài viết Làm quen với Excel 2016 và 2019 (Phần 1) dưới đây Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn cho bạn một số mẹo, thủ thuật để sử dụng Excel 2016 và Excel 2019 thành thạo hơn.

  • Sửa lỗi file Excel, khắc phục tập tin Excel bị lỗi trên PC nhanh chóng và hiệu quả

    Có rất nhiều vấn đề liên quan đến lỗi file Excel mà người dùng gặp phải trong quá trình sử dụng. Các vấn đề này mặc dù không phải là lỗi lớn nhưng cũng chỉ có một vài lỗi là có thể giải quyết triệt để và số còn lại thì

  • Các hướng Đông Tây Nam Bắc trong tiếng Anh là gì E W S N ?

    Trong bài viết sau đây, Taimienphi.vn sẽ tiếp tục chia sẻ các hướng Đông Tây Nam Bắc trong tiếng Anh là gì giúp các bạn đọc dễ dàng bổ sung vốn từ cũng như nâng cao được khả năng học tiếng Anh của mình hiệu quả nhất.


 Mùa hè tới rồi muốn so sánh giá tìm điều hòa giá rẻ nhất thị trường hãy dùng TopGia để so sanh gia có nhiều mẫu dieu hoa để so sanh sanh, xem dieu hoagiá rẻ để so sánh giá