Cách trộn thư trong Word 2013

Trộn thư trong Word 2013 là tính năng hữu ích giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm... Mặc dù tính năng khá rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này, do vậy mà bài viết dưới đây sẽ là giải pháp để bạn thực hiện việc trộn thư trong Word 2013 một cách dễ dàng nhất.

Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới... nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.

cach tron thu trong word 2013

Cách trộn thư trong Word 2013

Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

cach tron thu trong word 2013 2

Và file dữ liệu excel như sau:

cach tron thu trong word 2013 3

Bước 1: Mở mẫu thư mời lên, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

cach tron thu trong word 2013 4

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn

Letters: Thư, thư mời
Email messenger: tin nhắn email
Envelopes: Bìa thư, phong bì
Labels: Nhãn, nhãn vở
Directory: Danh mục, thư mục

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

cach tron thu trong word 2013 5

Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại
Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu
Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient

cach tron thu trong word 2013 6

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn

Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn
Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
Type a new list: Tạo ra danh sách mới

cach tron thu trong word 2013 7

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

cach tron thu trong word 2013 8

Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

cach tron thu trong word 2013 9

Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp
Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài
Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi
Validate adress: Xác nhận địa chỉ

Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.

cach tron thu trong word 2013 10

Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

cach tron thu trong word 2013 11

Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.

cach tron thu trong word 2013 12

Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter

cach tron thu trong word 2013 13

Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

cach tron thu trong word 2013 14

Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

cach tron thu trong word 2013 15

Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

cach tron thu trong word 2013 16

Bước 11: Sau khi trộn thư xong, chúng ta có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi tên trước sau để xem kết quả. Nếu tất cả đã chính xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge

cach tron thu trong word 2013 17

Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra
Edit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.

http://thuthuat.taimienphi.vn/cach-tron-thu-trong-word-2013-32898n.aspx
Trên đây là toàn bộ cách trộn thư trong Word 2013 mà bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng bài viết bổ ích và giúp các bạn hoàn thành công việc của mình nhanh chóng. Ngoài ra, với nhiều tính năng mà công cụ Word mang trong mình thì bạn hoàn toàn có thể thoải mái sử dụng và sáng tạo các file văn bản trong công việc của mình. Và trong quá trình tạo và chỉnh sửa các nội dung trong văn bản word sẽ nhanh chóng và chính xác hơn nhiều nếu như bạn có thể tạo cây thư mục trong Word để quản lý các đề mục trong văn bản. Khi đó bạn chỉ cần click vào đề mục trong cây thư mục này là có thể chuyển tới ngay vị trí bạn cần chỉnh sửa, qua đó giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn.

Tác giả: Nguyễn Long Thịnh     (4.0★- 14 đánh giá)  ĐG của bạn?

  

Bài viết liên quan

Cách tạo khung trong Word 2010, 2013, 2007
Word - Cách chụp và chỉnh sửa ảnh trong Word 2013
Hỏi về cách chuyển đổi từ Word sang PowerPoint trên Office 2013
Cài đặt gõ tắt trong Word 2013, soạn thảo văn bản nhanh hơn
Cách căn giữa ô trong word 2013
Từ khoá liên quan:

trộn thư trong Word

, trộn thư trong Word 2013, Cách trộn thư trong Word 2013,

SOFT LIÊN QUAN
  • Word 2013

    Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2013

    Word 2013 là trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2013 mới, có nhiều cải tiến đáng kể so với Word 2003, 2007. Không chỉ mang đến cho bạn chế độ mới, đọc ở dạng cột, mở rộng biểu bảng mà Word 2013 còn hỗ trợ bạn việc chèn video trực tuyến trong văn bản dễ dàng.

Tin Mới


 Mùa hè tới rồi muốn so sánh giá tìm điều hòa giá rẻ nhất thị trường hãy dùng TopGia để so sanh gia có nhiều mẫu dieu hoa để so sanh sanh, xem dieu hoagiá rẻ để so sánh giá